Umgang mit schwierigen oder unerwarteten technischen Fragen in Besprechungen [geschlossen]

Abhängig von dem Projekt, an dem ich arbeite, muss ich möglicherweise mehr Meetings mit internen Stakeholdern oder dem technischen Management in Kundenunternehmen besuchen.

Während dieser Treffen werden unweigerlich einige Fragen auftauchen, die entweder:

• Sie haben keine Antwort auf.
• Sie haben aus dem einen oder anderen Grund nicht darüber nachgedacht.
• Sie halten es für irrelevant oder völlig außerhalb des Rahmens des aktuellen Meetings.

Wie beantworten Sie diese Fragen jeweils? Irgendwelche Tipps oder Tricks, um maßgeblich zu bleiben und gleichzeitig ehrlich zu bleiben?

a) Ich werde die Antwort von der für diesen Bereich des Projekts verantwortlichen Person herausfinden und mich innerhalb der nächsten zwei Tage bei Ihnen melden

b) Dies ist ein guter Punkt, danke, dass Sie ihn angesprochen haben. Ich habe nicht über diesen Aspekt nachgedacht, werde mich aber in den nächsten zwei Tagen bei Ihnen melden

c) Was meinst du eigentlich damit, da es nicht zu meinem Verständnis des Projekts zu passen scheint.

Sicher, nur Beispiele, aber wenn Sie die Bedeutung hinter diesen lesen, geht es darum, ihre Erwartungen zu verwalten und ihnen das Gefühl zu geben, Teil des Prozesses zu sein. Auch als durchsetzungsfähig bekannt.

Sie haben drei Arten von Fragen erwähnt:

a) Sie kennen die Antwort auf: Sagen Sie ihnen, dass ich die Antwort nicht kenne, aber dass Sie die Antwort herausfinden werden. Schreiben Sie dann ihre Frage / Besorgnis auf und melden Sie sich schnell bei ihnen.

b) Sie haben aus dem einen oder anderen Grund nicht darüber nachgedacht: Sagen Sie ihnen, dass dies eine interessante Idee ist. Dann schreiben Sie es auf und folgen Sie schnell.

c) Sie halten es für irrelevant oder völlig außerhalb des Rahmens des aktuellen Meetings: Diese Antwort ist komplexer. Wenn es für das gesamte Projekt irrelevant ist, versuchen Sie ihnen vorsichtig zu sagen, dass es nicht verwandt ist. Aber machen Sie es vorsichtig, weil Sie nicht wissen, warum sie es ansprechen. Wenn es sich auf das Projekt bezieht, aber nicht auf das Meeting; Sagen Sie ihnen, dass Sie es an die richtige Person weitergeben werden. Dann schreiben Sie es auf und folgen Sie schnell.

Wenn Sie Erfahrung mit dem Projekt sammeln, werden die Probleme mit der Verlegenheit deutlich. Wenn Sie mehr Erfahrung im Beruf sammeln, können Sie diese Art von Fragen besser beantworten.

Dies passiert jedem von Zeit zu Zeit, egal wie erfahren oder vorbereitet. Ehrlichkeit ist in diesen Situationen die beste Politik, was bedeutet, dass Sie nicht die Antworten haben. Sie werden auf lange Sicht viel glaubwürdiger sein, als wenn Sie versuchen, sich durch sie hindurch zu bluffen.

Spezifische Fragen:

(a) Wenn Sie die Antwort nicht kennen, anstatt nur mit den Schultern zu zucken, ist es wichtig, den Menschen zu versichern, dass Sie verstehen, was sie fragen, und dass Sie weggehen und es herausfinden können. Möglicherweise möchten Sie einen Zeitplan und eine Vorstellung von der damit verbundenen Arbeit bereitstellen, wenn wahrscheinlich schweres Heben erforderlich ist.

(b) Wenn Sie nicht darüber nachgedacht haben, ist es wieder in Ordnung. Wie oben, lassen Sie es sie einfach wissen und melden Sie sich bei ihnen.

(c) Wenn Sie der Meinung sind, dass die Fragen irrelevant sind, sollten Sie im Allgemeinen taktvoll darüber sprechen, warum dies der Fall ist. Es ist durchaus möglich, dass sie nicht bemerkt haben, dass es irrelevant ist. Wenn Sie mit Fachleuten zusammenarbeiten, akzeptieren diese, dass es irrelevant ist, wenn Sie Beweise / Argumente vorlegen, und wenn Sie sich bei ihnen erkundigen, stellen Sie möglicherweise fest, dass dies doch relevant ist.

Die obigen Vorschläge sind definitiv großartig und funktionieren in den meisten Kontexten gut. Wie die anderen Befragten angedeutet haben, muss dies passieren - insbesondere, wenn Sie intelligenten Menschen Ideen präsentieren und nach deren Kritik oder Feedback suchen (z. B. wenn Sie versuchen, Mittel für ein Start-up aufzubringen).

Wie auch immer Sie antworten, Sie möchten ein paar Dinge erreichen:

• Behalten Sie die Glaubwürdigkeit und Autorität Ihres Themas / Ihrer Kunden (dies bedeutet auch, dass Sie keine Dinge erfinden oder erfinden, von denen Sie wirklich nicht wissen, dass Sie sich nicht sicher sind).
• Bestätigen Sie ihre Antwort (damit sie sich gehört und verstanden fühlen)
• Halten Sie die Präsentation / Besprechung auf Kurs

Während die Vorschläge definitiv hilfreich sind, funktioniert ein großartiges Entwurfsmuster für diese Fragen wie folgt:

1. Wiederholen Sie die Frage und stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, was sie fragen und warum (da dies manchmal nicht offensichtlich ist und Sie sicherstellen möchten, dass Sie ihre Grundursache ansprechen). Zum Beispiel "Warum verwenden Sie [Technologie hier einfügen] anstelle von [hier eine Technologie einfügen, die Sie möglicherweise nicht angesehen haben]?" Mit dieser Frage wäre es gut, eine Frage (oder eine Reihe von Fragen) zu beantworten, warum sie sie gestellt haben und ob sie Erfahrung mit verschiedenen Technologien oder Beziehungen zu den Anbietern usw. hatten. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, worauf sie sich einlassen und warum (da sie vielleicht wirklich mit etwas vertraut sind oder nur von der Manschette usw. davon gehört haben - und Sie müssen jede Situation anders behandeln).
2. Erkennen Sie den "Fragesteller" an und stellen Sie nicht konfrontative Fragen - dh "Das ist eine großartige Frage ..." oder "Das ist eine interessante Perspektive ...".
3. Identifizieren Sie, wie Sie vorhaben, "... lassen Sie mich darauf per E-Mail zurückkommen" (a) oder "... das ist definitiv ein Thema für weitere Überlegungen, aber lassen Sie es uns jetzt und vielleicht Sie und Ich kann offline darüber diskutieren. " (b) oder "... das ist ein guter Punkt, aber da das Ziel des Treffens {hier einfügen} ist, gehen wir jetzt weiter, aber wir können darauf zurückkommen, wenn es die Zeit erlaubt."

Wenn Sie im Allgemeinen verstehen, warum sie etwas fragen, können Sie das beste Follow-up auswählen und sicherstellen, dass sie sich gehört und verstanden fühlen.

• Improvisieren oder erfinden Sie niemals Fakten, die Sie nicht kennen oder auf die Sie nicht ausreichend vorbereitet sind. Fragen, die Sie nicht beantworten können, bitten Sie, nach dem Auschecken wiederzukommen.
• Wenn etwas für die aktuelle Diskussion nicht in Frage kommt, sagen Sie es und schlagen Sie vor, dass Sie dies nach dem Meeting mit dieser Person besprechen können
• Laden Sie immer Personen ein, vor dem Meeting Fragen zu senden, damit Sie die Möglichkeit haben, Antworten vorzubereiten. Wenn Sie das Meeting organisieren, stellen Sie sicher, dass Sie eine Agenda haben, die Sie vorher versenden (kann nur ein paar Zeilen lang sein, solange darin beschrieben wird, worum es bei dem Meeting geht).
• Wenn Sie das Meeting nicht organisieren, bitten Sie den Veranstalter, Ihnen eine Tagesordnung vorzulegen, sofern keine veröffentlicht ist.

Nach meiner Erfahrung sind Besprechungen ohne Tagesordnung eine der häufigsten Ursachen für Diskussionen oder Fragen, auf die Sie nicht vorbereitet sind. Fordern Sie immer ein Meeting mit einer klaren Agenda. Wenn die Besprechung eine Entscheidung über etwas treffen soll, sollte dies in der Tagesordnung klar angegeben und in Protokollen oder Notizen, die nach der Besprechung versandt werden, wiedergegeben (und bestätigt) werden.

Wenn die Leute darauf bestehen, Meetings ohne Tagesordnung einzuberufen, bringen Sie dies mit und schlagen Sie vor, dass es mit einem viel effizienter wäre. Wenn das nicht funktioniert, sprechen Sie Ihren Chef mit der Motivation an, dass Ihre Zeit ineffizient verschwendet wird. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie damit durchkommen können (ohne viel schlechten Willen zu bekommen), können Sie Meetings ohne Agenda sofort ablehnen. Ich musste ein paar Mal darauf zurückgreifen, wenn die Dinge zu außer Kontrolle gerieten.

Ich habe dies nicht erwähnt gesehen, aber das Schlimmste, was Sie tun können, ist zu versuchen, sie zu BS. Es ist immer fair zu antworten:

a) Sie kennen die Antwort auf die
Antwort nicht: "Weiß nicht, aber ich werde es herausfinden"

b) Sie haben aus dem einen oder anderen Grund nicht darüber nachgedacht.
Antwort: "Das Thema ist nie aufgetaucht. Ich werde einige Nachforschungen anstellen und mich bei Ihnen melden."

c) Sie halten es für irrelevant oder völlig außerhalb des Rahmens des aktuellen Meetings.
Antwort: "Wir sollten dies in einem anderen Meeting diskutieren."