Outlook E-Mail-Missbrauch - Leitfaden für die E-Mail-Etikette?

Ich habe viel Zeit damit verbracht, E-Mail-Migrationen für Unternehmen durchzuführen, die entweder nur einen sehr geringen IT-Fokus hatten oder keine Vollzeitmitarbeiter, um allgemeine Probleme zu lösen. Infolgedessen wurden niemals Richtlinien für die Verwendung von E-Mails und die besten Prozesse eingeführt. Die Endbenutzer in diesen Umgebungen sind nicht technisch und neigen dazu, Änderungen zu widerstehen.

Ich verstehe definitiv die Mechanismen zum Ändern / Verschieben / Aktualisieren von Mail-Plattformen. In den meisten Fällen unterstütze ich Unternehmen beim Wechsel von Linux-basiertem POP3 oder IMAP zu Microsoft Exchange. Diese Art der Bewegung enthüllt eine Vielzahl von schlechten Gewohnheiten der Benutzer.

Mein Anliegen ist nicht nur der Speicherplatz, der mit den Problemen beim E-Mail-Horten in der Vergangenheit verbunden ist . In jedem Unternehmen gibt es immer einen . Es geht um die Probleme und Missbräuche, die ich normalerweise sehe, wenn ich mit einer bestimmten Firma zusammenarbeite.

Während der letzten Migration habe ich gesehen:

• Benutzer, die CC:selbst in jeder E-Mail (vermutlich, um den Überblick über Nachrichtenthreads zu behalten?).

• 300 Megabyte Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte ?!?

• Personen, die Outlook senden, lesen Belege für jede ausgehende Nachricht.

• Benutzer, die Unterordner für jeden Kontakt verwalten, mit dem sie korrespondieren. Manchmal manuell. Manchmal mit sehr gebrochenen clientseitigen Regeln.

• Überorganisation von Unterordnern . (Einige Ordner mit nur einer Nachricht).

• Unterordner unter dem Posteingang (Ich bin nicht sicher, ob dies eine schlechte Vorgehensweise ist, aber es fühlt sich falsch an).

• Kostenlose Verwendung von Priority Flags. Alles ist von großer Bedeutung !!

• 4+ Jahre E-Mail im Ordner " Gesendete Objekte ".

• 25.000 oder mehr Artikel im Posteingang (von denen ein großer Prozentsatz ungelesen ist).

• 15.000 oder mehr Nachrichten im Ordner Gelöschte Objekte .

• Ein Benutzer mit 24.000 Elementen in seinem Entwurfsordner ! (das Ergebnis einer falsch angewendeten clientseitigen Regel).

• Autoarchive geraten außer Kontrolle.

Wie kommt es dazu?

• Ist es so, dass E-Mails relativ neu sind und die Benutzer nicht darüber informiert sind, wie sie gut genutzt werden können?
• Ist es ein UI-Problem, bei dem der Ordner " Gelöschte Objekte " lediglich ein Ein-Schlüssel- Ablagesystem ist?
• Tragen Administratoren nicht dazu bei, Aktionen sanft zu korrigieren?
• Wenn die Benutzer Probleme mit einfachen E-Mails haben, wie gehe ich die Herausforderung an, sie über Abwesenheitsantworten zu unterrichten, und wie arbeite ich mit dem Gruppenkalender (gulp)?

Meine Frage ist, ob es Standardrichtlinien für die Verwaltung von E-Mails gibt. (sogar eine Broschüre?)

Die Probleme mit der Benutzererziehung verlangsamen diese Bereitstellungen in der Regel, da ich den Workflow, auf den die Benutzer gekommen sind, auf verschiedene Weise ändere. Und wenn dies Menschen auf allen Ebenen / Rollen einer Organisation betrifft, scheint es keinen Standard zu geben.

Situationen wie diese sind das Ergebnis einiger Faktoren:

• Keine formalisierte Schulung zur E-Mail-Nutzung
• Volksweisheitsbasierte Übertragung allgemeiner Aufgaben wie Urlaubsregeln und Einrichten von automatischen Filern
• Mangel an Schmerz, um nichts zu löschen

Heutzutage sind wir noch nicht an dem Punkt angelangt, an dem sich die Mehrheit der Gesamtbelegschaft während ihrer gesamten Karriere mit E-Mails befasst hat, aber es ist soweit. Aber wir haben definitiv die 50% -Marke für Leute überschritten, die sich seit über einem Jahrzehnt damit beschäftigen, also gibt es immer noch viel schlechte Vergangenheitspraxis.

Die letzte Exchange-Umgebung, an der ich beteiligt war, hatte all diese Probleme. Ein Teil davon war einer bestimmten Minderheit zu verdanken, die auf Nicht-Outlook-Schnittstellen zu Exchange bestand, die ... Nebenwirkungen hatten. Einiges davon war das Ergebnis eines zufälligen Dreschens, bis es ungefähr richtig aussah und dann fünf Jahre lang allein gelassen wurde.

E-Mail-Management ist eine sehr persönliche Sache, und von The Man aus der Höhe gezwungen zu werden, Dinge einzureichen, nur weil eine dumme Broschüre sagte, dass es so sein sollte, wird es nicht herzlich getroffen. In Umgebungen mit extrem kleinen Postfachkontingenten erhalten Sie PST-Dateien von ungewöhnlicher Größe, die genau wie das Beispiel für zu viele Ordner aussehen.

Früher haben wir einige Zeit damit verbracht, Benutzer zu schulen:

• Der Ordner Gelöschte Objekte ist kein Aktenschrank. In der Tat, leeren Sie es! So richten Sie einen automatischen Löschvorgang ein ...
• Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien zum Einrichten einer Abwesenheitsregel.
• Dies können Sie tun, wenn Sie die E-Mail "Ihre Mailbox ist zu groß" erhalten.

Kurz gesagt, wir haben uns auf Schmerzbereiche konzentriert. Es war uns egal, ob ein Benutzer einen Ordner pro Tag erstellt hat, um die Korrespondenz eines Tages abzulegen, oder ob er einfach alles im Posteingang belassen und gesucht hat, wann immer er etwas benötigt (im Google Mail-Stil!).

• Gelöschte Elemente Wir hatten tatsächlich Benutzer, die ziemlich verärgert waren, als wir während einer Migration eine systemweite Löschung gelöschter Elemente durchführten. Also haben wir ein paar Sachen geschrieben, um davon abzuraten, den Mülleimer als Aktenschrank zu benutzen.
• Out-of-Office - Regeln Der grand-High-sysadmins wurde müde Helpdesk - Anfrage für de-Tuning schlecht geschrieben OO Regeln des Umgangs, so dass wir eine Ausbildung an schrieben , wie ein guten einzurichten.
• Postfach zu groß Wir hatten Postkontingente, weil wir mussten. Also haben wir ein Dokument über Möglichkeiten geschrieben, unter uns zu bleiben. Mit der Zeit änderten unsere Vielflieger ihre Postretentionsmethoden.

Die einzigen Standards, die wir durchgesetzt haben, waren:

• Halten Sie Ihren Briefkasten unter einer bestimmten Größe (hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun)
• Ärgern Sie sich nicht mit OO-Nachrichten
• Geben Sie Ihr E-Mail-Passwort nicht einmal an Ihre Sekretärin weiter. Wir meinen es ernst. So delegieren Sie ...

Ich mag diese Analogie Ihrer Mailbox zu Hause, um zu versuchen, mit "schlechten" E-Mail-Benutzern umzugehen.

Sie lassen nicht all Ihren ungeöffneten Spam in Ihrer Mailbox, Sie speichern nicht Ihre Rechnungen, Ihr Bild Ihrer Nichte im Zoo oder irgendetwas anderes dort. Sie nehmen es heraus und werfen es entweder weg oder legen es zur sicheren Aufbewahrung an einen anderen Ort. Behandeln Sie Ihre E-Mail-Mailbox wie Ihre private Mailbox.

Vor diesem Hintergrund ist die Schulung der Benutzer und die ordnungsgemäße Schulung ein langer Weg. Wir erzwingen Postfachbeschränkungen im Rahmen des Zumutbaren und richten die Größenbeschränkungen für Senden und Empfangen an Google aus, um Probleme zu vermeiden. Unabhängig davon wird es immer einen Benutzer geben, der der Meinung ist, dass alles "einfach funktionieren sollte", ohne dass er sich darum kümmern muss (dh Ihre Mailbox irgendwann in den vielen Jahren der Anhäufung bereinigen).