E-Mail-Hoarder Intervention und Bildung - (Exchange-Umgebung)

Während meiner Karriere bin ich auf etliche Benutzer gestoßen, die E-Mail-Hoarder waren ...

Ich verwalte eine 100-Benutzer-Umgebung, in der Benutzer zuvor 100 MB-Kontingente hatten, und eine grundlegende Cyrus IMAP / Postfix-Lösung. Dies führte zu vielen lokal gespeicherten E-Mails und den damit verbundenen Problemen mit der Datenaufbewahrung und dem Verlust von E-Mails nach PC-Ausfällen.

Ich bin umgehend zu Exchange 2010 mit MailArchiva übergegangen(zur Entdeckung / Archivierung) und haben in diesem Setup fast ein Jahr mitgesummt. Alle eingehenden und ausgehenden Daten werden archiviert und zu Compliance-Zwecken aufbewahrt. Ich habe anfänglich 3 GB Mailbox-Limits pro Benutzer festgelegt. Eine Handvoll Benutzer benötigte zusätzlichen Platz für ihre E-Mail-Arbeitssätze und konnte dies rechtfertigen. Daher habe ich einige Ausnahmen gemacht. Ich habe jedoch einen besonders schlechten (aber wichtigen) Benutzer, dessen Posteingang derzeit 22.000 Artikel umfasst, von denen 14.000 ungelesen sind. Es ist wahrscheinlich nicht die Anzahl der Nachrichten, sondern die Art der E-Mail. viele Berichte, Aussagen und große PDF-Anhänge. Dies ist auch ein Blackberry-Benutzer, daher vermute ich, dass er E-Mails nach Betreff selektiv liest. Der Benutzer hat zum ersten Mal die Grenze von 3 GB überschritten und ist nicht bereit, das Postfach zu bereinigen. Ich habe mich um die 3.000 gelöschten Artikel gekümmert, um den Postfluss aufrecht zu erhalten. Ich bin jedoch nicht in der Lage, die Benutzer über die Organisation ihrer E-Mails zu unterrichten. Ich kann strenge Richtlinien festlegen und hart arbeiten, oder ich kann mich an den Benutzer halten und beim Sortieren und Löschen von E-Mails helfen. In beiden Fällen geht es nicht um die eigentliche Frage, wie man bei der Bildung helfen kann.

Hat hier jemand Tipps, wie man mit dieser Art von Situation umgeht? Ich hätte gerne ein paar Beispielrichtlinien. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Richtlinien verwenden, welche Arten von Richtlinien helfen dabei, die Kontrolle über die Mitarbeiter zu behalten?

Ich finde, dass die Leute die Post anders benutzen, aber es ist eine Herausforderung, sie zu einer bestimmten Art der Organisation zu zwingen. Ich bin vielleicht nicht das beste Beispiel, aber ich weiß auch, was ich behalten und was ich löschen soll.

Update - Der erste Kampf ist vorbei, da ich den Benutzer durch eine angemessene Kürzung unter dem Exchange-Postfachlimit halten konnte. Ich habe jedoch den Computer des Benutzers neu erstellt und eine lokale 17-GB-PST-Datei mit etwas mehr als 6.500 Unterordnern gefunden! Der Benutzer hat Nachrichten in ein Array von Unterordnern kopiert (nicht verschoben). Manchmal werden einzelne Nachrichten in mehrere Ordner kopiert / abgelegt. Unterstriche (_) und Präfixe (az) wurden verwendet, um die Anzeigereihenfolge der Ordner in der Datei zu steuern!Der Benutzer hat sich auch selbst für ausgehende E-Mails angemeldet, um einen Posteingang mit Nachrichten zu erhalten, die später in einem der lokalen PST-Unterordner abgelegt werden sollen. Dies ist ein absoluter Missbrauch der Technologie und eine beängstigende Möglichkeit, Unternehmensdaten zu organisieren. Ich übergebe es den Eigentümern, um die Situation anzugehen, da es jetzt eine Haftung des Unternehmens ist.

Dies mag eine reine Managementfrage sein, aber meiner Erfahrung nach obliegt diese Art von Entscheidung dem Sysadmin-Personal, allzu oft zu rechtfertigen und durchzusetzen. Aus diesem Grund ist es meine Aufgabe als Systemadministrator, das Management davon zu überzeugen , dass es hier ein Problem gibt, das ernst genommen werden sollte, und Verwaltungsmechanismen festzulegen, die nützlich sein können.

Einer meiner alten Arbeitgeber verfügte über ein GroupWise-System, in dem zu diesem Zeitpunkt keine Quotenmechanismen vorhanden waren (dies war vor einiger Zeit bei GW der Fall). Also haben wir letztendlich auf eine Peer-Pressure-Methode zurückgegriffen. Jeden Monat druckten wir einen Bericht über die X-Dollar-größten Postfächer in jeder Abteilung aus und schickten die Berichte an die Büroleiter. Innerhalb von zwei Monaten hatte die Top-5-Liste der größten Postfächer eine viel kleinere durchschnittliche Größe.

Einige Methoden haben sich als nützlich erwiesen, um das Management davon zu überzeugen, auf dieses Problem zu achten:

Definieren Sie die Kosten für den Postspeicher

Wenn Sie den Pushback "Aber Google tut es" erhalten, erstellen Sie Tabellenkalkulationen, aus denen hervorgeht, wie viel E-Mail kostet. Manager verstehen die Kosten. Sie oder die Personen, über die Sie etwas kaufen, tragen die Kosten für Ihre Serverhardware, -software, -software und andere damit verbundene Kosten. Daraus können Sie eine Dollar-pro-MB-Nummer für die Mail-Speicherung zuweisen. Auf diese Weise können Sie für ein Postfach mit 3 GB im Vergleich zu einem Postfach mit 200 MB einen ansehnlich guten Geldwert angeben.

Das ist übrigens der Grund, warum Sie in der Schule Algebra gelernt haben.

Dies kann auf drei Arten geschehen:

1. Sie erhöhen ihre Postaufbewahrungskosten. Sie sehen die Zahlen, stellen fest, dass sie zu wenig investieren, und werfen Geld darauf, um dahin zu gelangen, wo Sie "sein sollten".
2. Sie sind sich einig, Druck auf das Postwachstum auszuüben, um diese Kosten besser kontrollieren zu können.
3. Sie sagen% * &! @ It! In die Wolke!

Aktualisierungskosten für das Mail-System verursachen

Wenn das oben Genannte über Ihre verrückten Spreadsheeting-Fähigkeiten hinausgeht, ist das Erstellen von Upgrade-Plänen, um den Überblick über den Speicherverbrauch zu behalten, ein guter Weg, um zumindest die Konversation in Gang zu bringen. Wenn sie großes Geld für Upgrades sehen, werden sie fragen, warum. Und dann wirst du es ihnen sagen. Erwähnen Sie bei der Frage, wie diese Kosten vermieden werden können, den Druck auf die großen E-Mail-Benutzer.

Ich habe beides getan, um einfache Speicherkäufe zu rechtfertigen. Die gleichen Techniken gelten für E-Mails, bei denen ein ganzer Anwendungsstapel auf Ihrer Speicher- / Backup-Infrastruktur liegt. Der Dollar (oder die Währung Ihrer Wahl) pro Einheit ist eine großartige Methode, um die Kosten und die Gefahren eines übermäßigen Genusses hervorzuheben. Manchmal kann es zu erheblichen strategischen Änderungen kommen (siehe auch Cloud! ). Manchmal können Ressourcen verloren gehen.

Politisch gesehen ist es eine gute Idee, einige Vorschläge zu unterbreiten, wie der Druck auf den E-Mail-Verbrauch verringert werden kann. Aber das ist alles, Vorschläge an das Management, das sie tatsächlich umsetzen oder andere Manager davon überzeugen muss.

Unsere Lösung war eine Grube schmerzhaft. Eine unserer Partnerorganisationen (k12 education) wurde von einem Aufdeckungsantrag in einer Klage (FOIA) betroffen. Die Kosten für das Durchsuchen der Unmengen an E-Mails und das Redigieren der geheimen Daten waren enorm (~ 100.000 US-Dollar), da so viele E-Mails gespeichert wurden, die möglicherweise mit der Anfrage übereinstimmen. Unsere Anwälte schlugen vor, und unser Superintendent führte eine strikte Aufbewahrungsrichtlinie ein, damit wir die Kosten einer Anfrage für uns in Zukunft begrenzen können.

Standardmäßig werden alle E-Mails nach 45 Tagen gelöscht. Alles, was aus rechtlichen Gründen gespeichert werden muss, muss in einen verwalteten Ordner verschoben werden . Es gibt verschiedene verwaltete Ordner mit unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien.

Mein Punkt ist jedenfalls, dass dies eine Geschäftsentscheidung sein sollte und nicht, dass sich die IT über Speicher beschwert. Geben Sie Ihr Bestes, um die tatsächlichen Kosten zu ermitteln und die potenziellen Kosten eines riesigen Postfachs aufzuzeigen. Dann trifft der Geschäftsführer eine Entscheidung auf Kostenbasis.

Ein willkürlich zugewiesenes Kontingent ist für einen Benutzer nicht sinnvoll.

Ich glaube, dass es nicht dein Problem ist. Meiner Meinung nach ist es das Problem eines Managers. Ich glaube nicht, dass du ein Hardass sein musst, aber es hört sich so an, als müsste es jemand sein.

Der uneingeschränkte E-Mail-Speicher des Benutzers kostet das Unternehmen Geld. Der Benutzer darf den Papierkorb in seinem Büro nicht horten. Warum sollte der Papierkorb auf dem E-Mail-Server anders sein?

Aufgrund von Leistungs- und Sicherungsproblemen muss die IT der Datenspeicherung Grenzen setzen. Dies sind reale, physische und greifbare Bedenken. Hoffentlich geben Ihre Unternehmensrichtlinien zu IT-Sicherheit, Notfallwiederherstellung, E-Mail-Aufbewahrung, akzeptabler Verwendung usw. diesen Anliegen einige "Zähne".

Wenn Sie dem Benutzer unbedingt "helfen" möchten, sollten Sie zumindest Outlook-Regeln einrichten, um eingehende Nachrichten basierend auf dem Empfangsdatum in den Ordnern "2010", "2011", "2012" usw. abzulegen. Dann kann der Benutzer (oder Sie) jedes Jahr alte E-Mails entfernen. Dadurch wird auch der Posteingang kleiner.

Ich war fast mein ganzes "IT-Leben" lang ein Auftragnehmer, also musste ich nie um so etwas politische Kämpfe führen. Wenn ich einen Benutzer mit "C-Level" (oder in einem kleinen Unternehmen den Besitzer oder die Familie des Besitzers) hätte, der so problematisch wäre, würde ich wahrscheinlich eher kapitulieren als kämpfen. Zumindest würde ich versuchen, einen Business Case zu erstellen, aber wahrscheinlich würde ich auch aufgeben, und ich würde diesen Business Case auf jeden Fall schriftlich für "CYA" -Zwecke wünschen, wenn ihr Horten zu operativen Schwierigkeiten führt.

Wir hatten das gleiche Problem, es ist derzeit unter Kontrolle, aber ich bin sicher, es wird wiederkommen.

Erstens ist es selten die Anzahl der Nachrichten, die ein Problem darstellen - und in Ihrem Fall sind es nicht 22.000, sondern mehr als 200.000 Nachrichten. Es sind die & ^% $ # -Anhänge.

Ich denke, Anhänge sind eine schreckliche Art, Dateien zu speichern, aber viele Leute mögen sie, weil sie einige Metadaten bewahren: das Datum, an das eine Datei gesendet wurde oder von dem sie stammt). Außerdem sind die Leute nur faul - es braucht Zeit, um Anhänge zu speichern und zu löschen.

In unserem Fall war Bildung der Schlüssel: Wir haben dafür gesorgt, dass Menschen, die ein größeres Kontingent "benötigten", die versteckten Kosten (Backup-Zeit und Speicherbedarf, Wiederherstellungszeit, der Albtraum bei rechtlichen Problemen usw.) verstanden.

Dann stellten wir sicher, dass sie verstanden, dass das größte Problem Anhänge waren (aus diesem Grund habe ich so viele E - Mails online aufbewahrt - ich habe meine Anhänge rigoros entfernt, sodass ich auf mein eigenes Postfach zeigen und sagen konnte: "Ich habe 20 Mal so viel Post wie Sie, aber mein Postfach ist kleiner als 1/4 der Größe ") und gab ihnen einige Tools, die ihnen beim Umgang mit Anhängen helfen.

Die Werkzeuge, die wir verwendeten, waren meistens mehr Schulungen - zB wie man Nachrichten nach Größe sortiert, wie man Anhänge speichert, wie man mehrere Anhänge gleichzeitig speichert, wie man auch eine E-Mail in einer Datei speichert, wenn man die "Metadaten" haben möchte, wie Um Anhänge zu löschen (und Änderungen nach dem Löschen zu SPEICHERN), helfen Sie beim Einrichten von Verzeichnisstrukturen und so weiter.

In genau zwei Fällen (und einer von ihnen war ich) konnten wir Tools von Drittanbietern verwenden, um zu helfen. Es gibt eine Reihe von Tools zum Speichern von Nachrichten und / oder Dateien. Wir verwenden EZDetach und MessageSave. Sie sind in , aber für viele Benutzer nicht benutzerfreundlich genug ( zu sein, keines der Produkte, die ich mir angesehen habe) für diese Funktion waren für allgemeine Benutzer einfach genug). Für den einen Benutzer lernten sie den Umgang mit der Software und mochten die Idee, sie einmal im Monat auszuführen, um alle Anhänge auf einmal zu extrahieren und zu löschen. Für alle anderen, die wir versucht haben, es zu benutzen, war es zu kompliziert, und so blieben wir bei den grundlegenden Outlook-Schulungen.

In unserem Fall hat es funktioniert, weil der Präsident einer der großen Nutzer war und ein Senior Manager derjenige, der EZDetach mochte. Sie gaben uns genug Schwung, um den Leuten zu sagen: "Nein, niemand bekommt mehr E-Mail-Quoten. Wenn diese Techniken für die großen Perücken funktionieren, funktionieren sie auch für Sie!"

Es hört sich so an, als hätten Sie eine formelle Richtlinie, die den Mitarbeitern bekannt ist: Es gibt ein 3-GB-Speicherlimit ohne triftige Gründe für eine Ausnahmeregelung für Sonderfälle. "Ich lese meine Mail nicht" ist (meiner Meinung nach) kein gültiger Grund.
Der Vorgesetzte des Benutzers muss informiert werden, dass der Benutzer die Einhaltung der unternehmensweiten IT-Richtlinie ablehnt, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, den C-Level-Büros einen Geschäftsbericht zu übermitteln, warum die Richtlinie sinnvoll ist. (In diesen Tagen, in denen jeder ein Google Mail-Konto hat, wird der wahre Rechtfertiger kosten).
Wenn diese Person wirklich zusätzlichen Platz benötigt, sollte sie Ihnen eine schriftliche Begründung für eine Kontingenterhöhung geben können.

Darüber hinaus sollten Sie ein CYA-Memo (in Papierform, Kopie aufbewahren) an die Benutzer senden, die sich in der Nähe des 3-GB-Grenzwerts befinden, sowie an deren Manager, die darauf hinweisen, dass der Benutzer keine E-Mails mehr erhält, wenn sie nicht reduziert werden Für ihre Nutzung oder Angabe eines gültigen Grundes benötigen sie mehr Platz. Sie haben sich bereits einmal Mühe gegeben, um dieser Person zu helfen. Nach einer schriftlichen Benachrichtigung ist es an diesem Punkt ihre Aufgabe, Maßnahmen zu ergreifen (Aufräumen oder eine Quotenerhöhung anzufordern), da sonst die E-Mail-Prellungen ihre Schuld sind.
Sie möchten alles tun, um ein volles Gesicht zu vermeiden, wenn der Kot den Ventilator trifft, weil die Post dieser Person prallt.

Wie Sie wissen, handelt es sich hier wirklich um ein Führungsproblem, nicht um ein technisches.

Ich würde mit dem Manager dieses Benutzers sprechen. Erkläre die Situation. Erklären Sie, dass der Speicherplatz eine begrenzte Ressource ist. Erläutern Sie, dass er oder sie wirklich mit diesem Mitarbeiter sprechen und ihm mitteilen muss, dass er mehr Zeit für die Verwaltung, Archivierung und Löschung von E-Mails aufwenden muss. Wenn der Manager dazu nicht bereit ist, teilen Sie ihm mit, dass er zu [großen C-Level-Manager hier einfügen] gehen muss und erklären muss, warum sein Mitarbeiter so wichtig ist, dass er sich nicht die Mühe macht, seine E-Mails wie alle anderen zu verwalten ist, und dass der [C-Level-Exec] den Kauf von zusätzlichem Festplatten- und Backup-Speicherplatz genehmigen muss, um die Anforderungen dieses Benutzers zu erfüllen.

Leute, die ihre Mails nicht organisieren können, suchen nicht nach Mails. Sie vermissen sie nicht einmal. Ich gehe davon aus, dass die 22.000 Mails im Posteingang nicht aus diesem Jahr stammen. Also habe ich die Mails für jedes Jahr in separate Unterordner verschoben. Wenn selbst das für einen Ordner zu viel ist, fügen Sie für jeden Monat einen Unterordner hinzu.

So organisiere ich meinen "gesendeten" Ordner, da es mir egal ist, was ich gesendet habe. Wenn ich nach einer bestimmten Antwort auf eine Posteingangsnachricht suchen möchte, kann ich einfach einen Drilldown auf dieses Datum durchführen. Ich organisiere nur meine eingehenden Mails.

Bei E-Mails und Dokumenten ist es eine schlechte Idee, sie in einer hierarchischen Struktur auf separaten Medien abzulegen. In einer perfekten Welt würde man beide in "Boxen" legen, beschriften und markieren und zwischen Boxen und Box-Inhalten verknüpfen. In diese Kästchen sollte man auch Notizen, Telefonanmerkungen, Telefonanrufe, Faxe usw. einfügen.

Es gibt unzählige gültige Fälle, in denen alle beibehalten werden (oder zumindest der meisten) E-Mails von entscheidender Bedeutung ist - die meisten Jobs, die ich bisher hatte, waren so: alle E-Mails, die sich auf verschiedene Kunden beziehen, was wann getan wurde, Statusberichte usw.

Und ich wette, Ihre Benutzer werden so etwas wie "aber Google gibt mir 7 GB ..." sagen, wenn Sie ihnen sagen, dass es bei 3G ein hartes Limit gibt.

Persönlich, anekdotisch, erfahrungsgemäß - das beste Setup, das ich jemals hatte, war mein erstes College: 1999 erhielten wir Netzwerkkontingente, die unsere E-Mails, persönlichen Dateien, Aufgaben und persönlichen Webseiten beherbergen sollten. Es lag ganz bei jedem Benutzer, welcher Prozentsatz für was verwendet wurde.