Monatlich wiederkehrende Karten in Trello

Gibt es eine Möglichkeit, in Trello wiederkehrende Karten / Aufgaben zu erstellen? Dies ist das einzige, was unsere Organisation daran hindert, Trello vs. Producteev zu verwenden.

Sie können dies kostenlos mit ein wenig zusätzlichem Aufwand tun.

Wir haben ein spezielles Board, auf dem alle Karten "wiederkehrend" sind. Es ist nicht erforderlich, für jedes Auftreten einer Aufgabe eine Karte zu erstellen. Verwenden Sie einfach dieselben Karten erneut!

Unser Board enthält Listen für tägliche, wöchentliche, monatliche / vierteljährliche, einmalige und erledigte / zurückgezogene Aufgaben. Einige Karten haben den Tag im Titel (Di: Clean Desk) als Erinnerung, wann es passieren sollte. Wir kopieren keine Karten für den nächsten Tag / die nächste Woche. Wir aktualisieren lediglich die Aktivität und das Fälligkeitsdatum der Karten.

Wenn jemand eine Aufgabe "erledigt", ändert er einfach das Fälligkeitsdatum und gibt optional einen Aktivitätskommentar ein. Es funktioniert großartig, sobald Sie herausfinden, wie Sie es warten müssen.

Beispiel: Wir haben eine Karte mit 5 Schritten (eine Checkliste), die während der Woche ausgefüllt werden muss. Wenn die Checklistenelemente deaktiviert sind, wird die Karte fortgesetzt. Der letzte Punkt in der Checkliste ist "Karte zurücksetzen und Fälligkeitsdatum ändern". Wenn das Fälligkeitsdatum also Freitag ist, werden die Punkte 1 - 4 während der Woche überprüft. Wenn alle Elemente fertig sind, deaktivieren Sie die Kontrollkästchen und ändern das Fälligkeitsdatum auf das nächste Fälligkeitsdatum. Trello verfolgt diese Änderungen, sodass Sie jederzeit in den Aktivitätskommentaren den Verlauf anzeigen können.

Zapier kann dies mit https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ tun !

Es ist sehr einfach, aber sehr leistungsfähig. Sie können sogar den Wochentag oder die Uhrzeit dynamisch in die Karte einfügen (es muss sich nicht um statischen Inhalt handeln). Natürlich können Sie dies auch zu einer täglichen oder wöchentlichen Aufgabe machen, die Sie anrufen!

Hier ist der Link: https://zapier.com/z/60m/zapbook/schedule/trello/9149/create-trello-card-every-month/ und hier sind einige Screenshots:

Haftungsausschluss: Ich bin Mitbegründer von Zapier, benutze Trello jedoch häufig persönlich (es rockt!).

Die Methode mit Zapier ist sehr einfach zu bedienen. In der kostenlosen Version von Zapier können Sie jedoch maximal 5 Zaps (dh 5 wiederkehrende Karten) verwenden. Ich brauchte mindestens 10 Zaps und da ich ein armer Student bin, habe ich nicht das Geld für das Premium-Konto.

Also suche ich nach einer Methode mit IFTTT. IFTT hat keinen Trello-Kanal, aber es gibt immer noch eine einfache Möglichkeit, wiederkehrende Karten zu erstellen: Verwenden Sie den Auslöser "DATE ​​& TIME" und die Aktion "GMAIL". Sie können für Google Mail festlegen, dass eine E-Mail gesendet wird, mit der Sie eine Trello-Karte erstellen. Es ist täglich, stündlich, wöchentlich, monatlich, jährlich möglich. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine Karte per E-Mail erstellen können, suchen Sie hier: http://help.trello.com/customer/portal/articles/1216141-creating-cards-by-email#formattingTips

Zapier hat Zugriff auf die Trello-API. IFTTT hat Zugriff auf einen Kalender. Beide haben Zugriff auf Google Drive.

Erstellen Sie ein Ereignis, bei dem in IFTTT einmal pro Monat ein Google Drive-Dokument hinzugefügt wird. Ich habe diesen Schritt für Sie gemacht, wenn Sie mein Rezept verwenden möchten: https://ifttt.com/recipes/68810

Verwenden Sie die neu ausgelöste Datei in Google Drive als Ereignis für eine neue Trello-Karte in Zapier. Zapier kann Ergebnisse aus den erstellten Google Drive-Dokumenten filtern, scheint jedoch noch nicht in der Lage zu sein, eine vorherige Karte zu kopieren, sodass Sie Ihre Checklisten von Grund auf neu erstellen.

Dies automatisiert einige Ihrer Aktionen, führt Sie jedoch nicht vollständig dorthin.

Ich habe in Zapier einen Zap erstellt, der - zumindest für mein Szenario - wie ein Zauber wirkt.

Die Aufgabe in Zapier erstellt eine neue Karte mit demselben Inhalt wie eine vorherige Karte. Der Auslöser ist: Wenn eine Karte in die Liste "Fertig" auf meinem Board verschoben wird UND das Beschreibungsfeld das Wort "Wiederkehrend" enthält, wird der Zap ausgelöst. Alle Felder werden von der alten Karte kopiert, aber das Fälligkeitsdatum wird mithilfe einer Kombination der benannten Variablen von Zapier und der Funktion zum Anpassen der Zeit erstellt.

In das Beschreibungsfeld der Karten, die ich wiederholen möchte, schreibe ich "Wiederkehrend (21)", wobei die Nummer die Anzahl der Tage von den Daten ist, die die vorherige Karte in die Liste "Fertig" verschoben wurde. Im Zap schreibe ich

{{data__card__dateLastActivity}} +{{data__card__desc_Recurring}}d"

Dadurch wird ein neues Fälligkeitsdatum erstellt, z

08-04-2014 +21d

gleich

29-04-2014

Weitere Informationen finden Sie unter http://zpr.io/HSke und https://zapier.com/help/advanced-tips/.

Der Zap oben funktioniert gut mit einigen Verbesserungen / Klarstellungen:

Zuerst habe ich "Wiederkehrend" in "Wiederkehrend" geändert und in das Namensfeld eingegeben, damit ich etwas wie "Aufgabenname -recur (1)" eingeben kann, das schneller eingegeben werden kann.

Zweitens ändern sich dabei die Feldnamen zu:

{{data__card__dateLastActivity}} + {{data__card__name_recur}} d

und ich habe dies in das Feld Fälligkeitsdatum gesetzt, wie beschrieben.

Denken Sie auch daran, dass die Zaps während der kostenlosen Testversion alle 5 Minuten ausgeführt werden. Und vergessen Sie nicht, bei der Eingabe doppelte Klammern um die Felder zu setzen.

Sie können Google Kalender verwenden, um ein monatliches Ereignis zu erstellen (ich würde empfehlen, einen neuen Kalender nur für wiederkehrende Trello-Aufgaben zu erstellen, indem Sie auf der linken Seite der Weboberfläche auf "Mein Kalender" -> "Neuen Kalender erstellen" klicken). Richten Sie dann eine E-Mail-Erinnerung für dieses Ereignis ein und Sie werden einmal im Monat per E-Mail benachrichtigt. Richten Sie anschließend Ihren E-Mail-Client so ein, dass die Erinnerungs-E-Mail automatisch an Ihr Trello-Board weitergeleitet wird. Unter Google Mail würden Sie dies tun, indem Sie einen Filter erstellen.

Wie hier erklärt , können Sie die E-Mail-Adresse für Ihr Trello-Board unter E-Mail-Einstellungen… im Bereich Einstellungen in der Trello-Seitenleiste herausfinden.

Das einzige Problem bei diesem Setup ist, dass Google Kalender-E-Mails eine Betreffzeile mit dem folgenden Format haben:

Erinnerung: Ereignisname @ Datumszeichenfolge ( Kalendername )

Da trello die Betreffzeile eingehender E-Mails verwendet, um neue Karten zu erstellen, enthält der Titel der neuen Karten nicht nur den Ereignisnamen , sondern die vollständige Betreffzeile.

Die einzige Möglichkeit, die ich derzeit sehe, besteht darin, die Trello-API zu verwenden und von einem externen System regelmäßig eine Karte "hinzuzufügen".

Der zu verwendende API-Aufruf ist auf dieser Seite https://trello.com/docs/api/card/index.html aufgeführt

Ich habe eine großartige Lösung gefunden, die eine Mischung der Optionen ist, die viele von Ihnen vorgeschlagen haben.

Ich habe einen neuen Kalender in Google Kalender erstellt und meine wiederkehrenden Termine in diesen Kalender eingefügt. Dann muss Zapier für jedes neue Ereignis in diesem Kalender eine neue Trello-Karte erstellen. Dadurch kann ich auch dynamisch neue Ereignisse erstellen.

Sie können dies mit IFTTT tun. Dies ist möglicherweise billiger als mit Zapier (abhängig von der Anzahl der wiederkehrenden Aufgaben).

Hier finden Sie eine Beschreibung mit Links zu einigen IFTTT-Rezepten und Informationen zum Erstellen eigener Rezepte. http://blog.getcorrello.com/2015/11/02/how-to-create-recurring-tasks-in-trello/

Trello hat diese Funktion kürzlich (Ende 2016) als Power-Up hinzugefügt .

Um es zu verwenden, aktivieren Sie es, indem Sie zu Menü -> Power-ups gehen. Sobald es aktiviert ist, erscheint es auf der Seite der Karte unter "Power-Ups". Wiederholungen können wöchentlich (an jedem Wochentag) oder monatlich (am Tag des Monats) erfolgen.

Mit einem kostenlosen Konto kann immer nur ein Startvorgang aktiv sein, sodass die IFTTT- oder Zaiper-Lösungen möglicherweise weiterhin nützlich sind.