Wie kann ich verhindern, dass Nutzer Unternehmensordner mit ihrem Google Drive-Desktop synchronisieren?

Ich mache den Admin für unsere 30 User Firma (Apps Premier Account). Wir sind vor einem Jahr von Exchange migriert, und ich habe die Mitarbeiter nach und nach von ihren MS Office-Gewohnheiten befreit. Jetzt verwendet jeder GDocs / Drive zur Dokumentenerstellung. Ich möchte Google Text & Tabellen / Drive zu unserem Dateiserver machen.

Es gibt verschiedene Probleme:

1. Ich möchte nicht, dass Personen freigegebene Ordner (dh die Dateien und Ordner des Unternehmens) mit ihrem ungesicherten Laptop synchronisieren, den sie möglicherweise in einem Zug lassen. Kann ich in Google Drive Ordner sperren, um die Synchronisierung zu verhindern? Bisher ist die einzige Sicherheitsoption, die ich finden kann, "Synchronisieren ein" oder "aus". Ich muss es fernhalten. Sicher bin ich nicht der Einzige, der diese Granularität will, aber ich kann keine anderen Beiträge dazu finden.

2. Um die Dinge ordentlicher zu machen. Anstatt dass ich der Eigentümer aller Ordner sein muss, möchten wir einen "zentralen Systembenutzer" einrichten, der alle Ordner besitzt, und dann wird jeder andere Benutzer, einschließlich ich, ein sauberes Laufwerk haben - so etwas wie ihr Desktop . Die Idee ist, dass jeder Dateien erstellen und nicht freigeben kann. Wenn er sie jedoch freigeben möchte, legt er sie in dem entsprechenden freigegebenen Ordner ab, auf den er Zugriff hat. Das Problem ist, dass der zentrale Benutzer nur 5 GB Speicherplatz hat, während wir 30 Benutzer haben und der kollektive Speicherplatz von 125 GB nicht verwendet werden kann.

Das System scheint ein totales Durcheinander von zufälligen, unorganisierten Teilen zwischen Benutzern zu sein, anstatt ein Hub-and-Spoke-Design zu sein, mit dem wir alle zufrieden sind. Warum sucht das sonst niemand - haben wir den Punkt von Google Drive völlig verpasst? Gegenwärtig gibt es mehr als 5000 Dokumente, die jeden Tag größer werden, und es gibt keine Reihenfolge oder Möglichkeit, granulare Berechtigungen für die Speicherung zu erzwingen.

PS: Ich habe Cloudlock und GPanel ausprobiert und mache auch nicht viel, aber erzähle dir, wie unorganisiert alles ist!

Bezüglich Ihres Punktes 2 Sie steuern in dieselbe Richtung, in die meine Firma gegangen ist. Wir haben das Äquivalent Ihres "Zentralsystems" als Benutzernamen und haben drei Ordner auf dem Laufwerk erstellt - WORK, REFERENCE, EXTERNAL USERS - und diese für unseren Sysadmin freigegeben. Sysadmin teilte die ARBEIT mit den Benutzern auf einer Bearbeitungsbasis, und unsere Benutzer erstellten eine Unterordnerstruktur für unser Unternehmen, in der alle unsere Arbeitsdateien gespeichert sind. Sysadmin teilte REFERENZEN mit den meisten Benutzern auf Lesebasis, aber mit einigen Benutzern, denen Bearbeitungsrechte gewährt wurden, damit sie die Ordner- / Dateistruktur für Richtliniendokumente, Handbücher usw. erstellen und verwalten konnten.

ARBEIT wird freigegeben Bearbeiten und VERWEIS wird freigegeben Als Teil des Benutzer-Setup-Vorgangs wird für neue Starter gelesen, und neue Benutzer erhalten sofort geerbte Rechte für den gesamten Inhalt dieser Ordner.

Benutzer, die das Benutzerkennwort sofort ändern, verwenden erweiterte Verwaltungstools, um den Besitz von Dateien / Ordnern, die sie möglicherweise erstellt haben, an ihren Manager / Kollegen zu übertragen und diese dann von WORK und REFERENCE zu entfernen.

Wir haben WORK oder REFERENCE nicht zum Eigentümer der darin enthaltenen Unterordner und Dokumente gemacht, da dies voraussetzt, dass sie nur von einer in Central System angemeldeten Person gelöscht werden können. Wir verwenden einfach unsere eigene Version von Central System, um eine einheitliche Datenstruktur für unsere Benutzer bereitzustellen. Die Benutzer behalten jeweils 5 GB Nicht-Gdocs-Speicherplatz bei, der über WORK und REFERENCE mit anderen Benutzern geteilt wird.

Wir arbeiten mit externen Organisationen zusammen und nutzen EXTERNE BENUTZER als Portal. Zum Beispiel möchten unsere Prüfer Zugriff auf einige der Daten in unserem System. Wir haben einen Unterordner AUDITACCESS im Ordner EXTERNAL ACCESS erstellt und den Google Mail-Konten unserer Prüfer Lesezugriff auf AUDITACCESS gewährt. Wir verwenden dann die Organisieren-Funktion, um ihnen eine Ansicht der Dateien und Ordner zu geben, auf die sie zugreifen müssen (aber denken Sie daran, die STRG-Taste gedrückt zu halten, wenn Sie die Organisieren-Funktion verwenden). Auf diese Weise können wir bei Bedarf die Organisation von Dateien und Ordnern aufheben, da sie alle im AUDITACCESS-Ordner aufgeführt sind, und die Freigabe von AUDITACCESS für die E-Mail-Konten unserer Prüfer aufheben, falls erforderlich.

Ich hoffe, dies gibt Ihnen einige Anregungen für die Organisation Ihres eigenen Systems.