Was sind Best Practices für die Organisation von Google Text & Tabellen für Unternehmen? [geschlossen]

Meine Firma hat 20 Mitarbeiter. Wir alle verwenden Google Text & Tabellen. Während ich weiterhin Dokumente verschicke, organisiere ich sie (über Sammlungen), aber mir ist klar, dass alle anderen sie auch organisieren. Dies ist eine großartige Funktion, aber es scheint, dass es eine bessere Möglichkeit gibt, Dokumente so zu organisieren, dass andere sie finden können und nicht jeder sie organisieren muss.

Hat jemand Vorschläge zu Ressourcen für Best Practices zum Organisieren von Google Text & Tabellen für das gesamte Unternehmen?

Ich weiß, dass ich Sammlungen verwenden und anstelle einzelner Dokumente freigeben kann.

In unserem Unternehmen verwenden wir Google Apps und damit Google Text & Tabellen. Aus administrativer Sicht kann ich auf den Lüfter mit dem Namen [Service-Einstellungen] und dann auf die [Docs-Einstellungen] klicken und auf dieser Seite [Freigabeoptionen] auswählen. Es sieht aus wie das:

Freigabeoptionen außerhalb von [Unternehmen]

Wählen Sie die höchste Freigabestufe aus, die Sie Ihren Benutzern erlauben möchten:

• () Benutzer können keine Dokumente außerhalb von [Unternehmen] freigeben.

  [_] Benutzer können Dokumente von außerhalb erhalten. [Unternehmen]

• (x) Benutzer können Dokumente außerhalb von [Unternehmen] freigeben.

  [_] Benutzer beim Teilen außerhalb von [Unternehmen] warnen

Sichtbarkeit von Dokumenten

Wählen Sie die Standardsichtbarkeit für neu erstellte Dokumente aus:

• (x) [Unternehmen]

  Personen bei [Unternehmen] können finden und darauf zugreifen.

• (_) Personen bei [Firma] mit dem Link

  Personen bei [Firma], die über den Link verfügen, können darauf zugreifen.

• (_) Privat

  Nur Personen, denen ausdrücklich die Berechtigung erteilt wurde, können darauf zugreifen.

Sammlungen in Google Text & Tabellen können ebenfalls freigegeben werden. Wenn Sie also eine Standardmethode zum Organisieren von Dokumenten in Sammlungen haben möchten, kann eine gesamte Sammlung in Ihrem Unternehmen freigegeben werden.

Ich habe gerade als Hauptadministrator für eine Firma mit 30 Mitarbeitern gearbeitet. Eine der nützlichsten Organisationstechniken, die ich implementiert habe, ist die Verwendung von Google-Gruppen zum Teilen ... Sie müssen einzelne Dateien nicht mehr für Mitarbeiter freigeben oder entfernen, sobald sie keinen Zugriff mehr benötigen. Sie entfernen sie einfach oder fügen sie der Gruppe hinzu. Erledigt.