Wenn jemand ein freigegebenes Google Drive verlässt, nimmt er seine Dateien mit?

Ich habe viele alte Projektordner, einige von Mitarbeitern, mit denen ich nicht mehr zusammenarbeite. (Ich übertrage das Eigentum an diesen Ordnern auf Personen, die noch mit der Gruppe verbunden sind.)

Wenn ich jemanden aus einem freigegebenen Ordner entfernen würde, nehmen sie ihre Dateien mit? Wenn ja, ist aus archivarischer Sicht die beste Vorgehensweise, um alle diese Dateien so zu duplizieren, dass sie derselben Person gehören, und das Los dann massenhaft an den nächsten Eigentümer zu übertragen? Werden die duplizierten Dateien den Revisionsverlauf speichern? Oder sind das die Kosten für die Übertragung von Dateien?

Wenn ich jemanden aus einem freigegebenen Ordner entfernen würde, nehmen sie ihre Dateien mit?

Nein. Die Dateien bleiben im Ordner, aber sie bleiben auch im Besitz des Benutzers, der sie verlassen hat . Dieser Nutzer sieht den Ordner nicht in seinem Google Drive, kann die Dateien jedoch mithilfe der is:unorganizedSuche finden (die genau zum Auffinden solcher verwaister Dateien gedacht ist). In diesen Suchergebnissen können sie die Dateien bearbeiten oder löschen. Und wenn der Dateibesitzer eine Datei löscht, ist sie für alle weg .

Um ein mögliches Löschen von Dateien zu vermeiden, möchten Sie sicherstellen, dass jede benötigte Datei Ihnen gehört (oder jemandem, der im Unternehmen verbleibt). Dies kann erreicht werden, wenn entweder

1. Der abgehende Mitarbeiter überträgt Ihnen den Dateieigentum.
2. Sie erstellen eine eigene Kopie der Datei.

Die erste Version ist vorzuziehen, da sie den Revisionsverlauf beibehält. Das Erstellen einer Kopie einer Datei funktioniert nicht.

Übrigens bedeutet die Übertragung des Eigentums an einem Ordner nicht dasselbe für die darin enthaltenen Dateien. Stellen Sie sich Google Drive-Ordner am besten als Beschriftungen vor: Sie eignen sich zum Organisieren von Dingen, enthalten sie jedoch nicht wirklich.

Wenn ich jemanden aus einem freigegebenen Ordner entfernen würde, nehmen sie ihre Dateien mit? Wenn ja, ist aus archivarischer Sicht die beste Vorgehensweise, um alle diese Dateien so zu duplizieren, dass sie derselben Person gehören, und das Los dann massenhaft an den nächsten Eigentümer zu übertragen?

Google Drive-Ordner funktionieren nicht wie Betriebssystemordner (Windows, Mac OS usw.). Wenn Sie jemanden aus einem freigegebenen Ordner entfernen, werden seine Dateien nicht aus dem Ordner entfernt, aber der Eigentümer kann die Einstellungen für die Dateifreigabe ändern oder sie sogar löschen.

Werden die duplizierten Dateien den Revisionsverlauf speichern? Oder sind das die Kosten für die Übertragung von Dateien?

Wenn Sie eine Datei auf Google Drive kopieren, wird nur die aktuelle Revision kopiert. Alte Revisionen und Kommentare werden nicht in die Kopie aufgenommen. Durch die Übertragung des Dateieigentums bleiben jedoch der Revisionsverlauf und die Kommentare erhalten.