Was ist die beste Lösung für die Dokumentenarchivierung?

Ich bin auf der Suche nach einem Dienstprogramm, das mir (und meinen Kollegen) hilft, Dokumente systematisch zu archivieren (wie Zeitgeist, aber permanent).

Das Dienstprogramm muss alte Dokumente von Desktops bereinigen und auf einem Server (so automatisch wie möglich und konsistent) speichern, möglicherweise von wenigen Orten aus (Dokumentverzeichnis).
Dokumente sollen noch viele Jahre auf billigen Großmedien gespeichert werden - Festplatte und Dateisystem vielleicht? Einfache Wartung und Verwaltung für eine kleine Organisation.
Dokumente müssen leicht zu finden und wiederherzustellen sein

Eine systematische Möglichkeit könnte eine Verzeichnisstruktur nach Jahr, Monat, Benutzer oder Benutzer, Jahr, Monat sein. Es ist ein Plus, wenn Dokumente mit einem Projekt verknüpft werden könnten, wenn Dokumente durchsuchbar sein könnten und wenn Dokumente auch Mail sein könnten, IM-Diskussionen nicht nur traditionelle OpenOffice-Dokumente.

Irgendwelche Ideen?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
quelle

Ich glaube nicht, dass dies mit Ubuntu zusammenhängt.

— Chris

Dies kann der Fall sein, wenn der Fragesteller nach einer Linux-basierten Archivierungslösung für Dokumente sucht - insbesondere nach Ubuntu. Er erwähnt keine Anforderung, Windows zu verwenden.

— Torben Gundtofte-Bruun

Das ist eine berechtigte Frage. Eine Liste der Dokumentverwaltungstools für Linux finden Sie unter linuxappfinder.com/office/documentmanagement . Eine Anforderung, die

— auffallen

Nun, wir haben eine Ubuntu-Umgebung mit Ubuntu-Clients und -Servern, also denke ich, dass dies mit Ubuntu zusammenhängt. Ich kenne verschiedene traditionelle Dokumentenverwaltungssysteme. Ich habe Knowledgeware, Alfresco, Drupal und OpenERP getestet. Keiner von ihnen funktioniert jedoch auf dem Desktop (und archiviert Dokumente wie Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync und DropBox automatisch für die Sicherung und Verzeichnissynchronisierung). Ein herkömmliches DMS kann die Speicherplattform in Kombination mit einem Client sein, der die "Bereinigung" vornimmt und Dokumente in den Speicher verschiebt, die alt genug für die Archivierung sind.

— Anders Wallenquist

Der Nachteil eines DMS als Speicher ist, dass es in der Archivperspektive schnell "alt" wird. DMSes wird im Laufe eines Jahrzehnts mehrmals mit neuen Releases ausgeliefert und benötigt im Vergleich zu einem einfachen Dateisystem viel Liebe und Migrationsarbeit. Vielleicht sollte ein Fileserver + Indexserver (zB Solr) und Zeitgeist auf dem Client die Arbeit machen?

— Anders Wallenquist

Antworten:

Sie können einen alten PC (mit großen neuen Festplatten) als Backup-Server verwenden und BackupPC installieren

Es ist keine clientseitige Software erforderlich - exportieren Sie einfach über NFS-Sicherungsverzeichnisse auf den Clients (z. B. / home / oder / home / Benutzername / Desktop usw.) oder geben Sie Ordner auf Windows-Stationen frei
Eine leistungsstarke Web-Benutzeroberfläche ermöglicht die Verwaltung, Anzeige von Protokolldateien und Konfiguration
Dateierweiterungen können für das Einschließen / Ausschließen von Dateien definiert werden
verwendet rsync für eine schnelle Sicherung

separat können Sie die Websuche auf dem Linux-Server mit Xapian oder Omega implementieren

— Jet
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Kann ich BackupPC zum Verschieben von Dateien in das Archiv konfigurieren? Normalerweise ist ein Backup ein Spiegelbild des Status einer Reihe von Dateien. Ich möchte, dass Dateien eines bestimmten Alters in einem Dateispeicher archiviert werden.

— Anders Wallenquist

Xapian / Omega klingt interessant Ich denke, Drupal hat eine Such-API für Xapian und facettierte Suche. Ich habe etwas über Zeitgeist und ein Xapian-Plugin gegoogelt. Ist dies eine Lösung, um das zentrale Archiv auf die gleiche Weise wie die lokale Suche zu durchsuchen? Ist es möglich, Leseberechtigungen und Gruppen bei der Indizierung mit Xapian beizubehalten? Ist teamgeist-extension for Zeitgeist eine Art Indexserver für ein Unternehmen?

— Anders Wallenquist

Ich habe nach der Kombination von BackupPC und Xapian gegoogelt und nichts gefunden. Es scheint, dass BackupPC Dokumente komprimiert speichert. Kann Xapian diese komprimierten Dateien indizieren?

— Anders Wallenquist

Sie können Cloud-Computing-Dienste wie Dropbox oder UbuntuOne verwenden

Wenn Sie Dropbox verwenden möchten, können Sie zwischen kostenlosem (2 GB + 8 GB, wenn Sie andere einladen) und kostenpflichtigem Plan (50 GB oder 100 GB) wählen.

Sie können Ordner für andere Dropbox-Benutzer freigeben oder nur für andere Benutzer lesen.

Und gelöschte Dateien wiederherstellen

— Matteo Pagliazzi
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Nun, ich habe Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Kosten und Kapazität bei der Nutzung dieser Art von Diensten. Dies bedeutet zum Beispiel, dass alle Home-Verzeichnisse aller Mitarbeiter auf allen Geräten mehrere TB groß sein müssen. Aus Sicherheitsgründen muss der Cloud-Dienst verschlüsselten Speicher anbieten. Ich glaube nicht, dass Dropbox oder UbuntuOne in Bezug auf Kosteneffizienz mit billigen großen Festplatten konkurrieren können. Wenn die lokale Festplatte kein Problem mit rsync / backup-pc war, würden Back-in-Time oder Deja-Dup auf einem Server die Arbeit erledigen.

— Anders Wallenquist

Obwohl es nicht auf Ubuntu basiert, hat das Museum, für das ich arbeite, Archivista evaluiert . Es handelt sich um eine Software-Suite zum Speichern, Katalogisieren und Indizieren (und ggf. Scannen und OCR-Verfahren) von Dokumenten, die als (nicht standardmäßige) Live-CD mit dem Namen " Archivista BOX " (Open Source) erhältlich ist, die das Unternehmen jedoch hauptsächlich verkauft Appliances, auf denen die Software ausgeführt wird. Der Katalog bietet ein Web-Frontend.

Sie behaupten, dass die verwendeten Formate vollständig offen und dokumentiert sind und eine lange Lebensdauer anstreben. Ich muss hinzufügen, dass ich das persönlich nicht sehr detailliert bewertet habe.

— jstarek
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Mein Deutsch ist ein bisschen verrostet. Es gibt ein Kapitel zur Archivierung. Archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Was ist die allgemeine Idee zu Archiven? Verwenden sie einen separaten Indexserver? Wenn ja, gibt es Verbindungen, um Anwendungen auf der Gnome-Plattform zu suchen? Es scheint, dass sie Dokumente in PDF konvertieren und sie dann auf einem Dateiserver speichern (ist das richtig gelesen?)

— Anders Wallenquist

Verwenden Sie einfach archivista.ch/de/pages/products/dms-erp.php - alle Seiten scheinen auch auf Englisch verfügbar zu sein :-) Der Link zur Sprachauswahl befindet sich im blauen Menüfeld links unten.

— Jstarek