Wie lassen sich Dokumente auf Reisen effektiv organisieren?

Jedes Mal, wenn ich auf Reisen bin, gibt es einen Haufen gedruckter Papiere und anderer Dokumente, die ich mitnehmen muss.

Einige von ihnen sind Dokumente, auf die ich häufig zugreifen muss: Ticket, Reisepass, Visum usw. Die behalte ich in einer leicht zugänglichen Tasche oder Tasche. Und es gibt andere Dokumente, wie Zahlungsbelege, die nicht so oft benötigt werden. Trotzdem gibt es viele Dokumente, die mich verwirren.

Ich frage mich, wie einige der erfahreneren Reisenden hier die Dokumente auf Reisen effektiv organisieren. Gibt es ein bestimmtes Tool (Tasche, Ordner, Aktentasche), das Sie verwenden?

Die Dokumente müssen gut organisiert und leicht gehalten werden.

Meine Frau und ich haben eine Reisebrieftasche / einen Reiseveranstalter, den wir auf allen Reisen mitnehmen. Es ist eine ziemlich dumme Sache, aber sehr praktisch. Es besteht aus Nylonmaterial und ist groß genug, damit ein in Drittel gefaltetes A4-Blatt hineinpasst. Es hat einen Reißverschluss an drei Seiten und enthält mehrere Taschen. Es wird von Eagle Creek hergestellt und ähnelt diesem . Wir haben es zehn Jahre lang gehabt und es war auf unzähligen Reisen und ist immer noch in großartigem Zustand.

Darin packen wir:

• Pässe
• Ausdrucke von Flugtickets / Bordkarten / Hotelreservierungen und Wegbeschreibungen, gestapelt in der Reihenfolge, in der sie auf der Reise verwendet werden
• Impfbescheinigungen
• Reiseversicherungsdokumente
• Vielfliegerkarten
• Tauchausweise (wenn wir auf Tauchreise sind)
• Etwa ein Drittel aller Währungen, die wir auf der Reise mitnehmen (die anderen zwei Drittel teilen sich auf meine Brieftasche und die Geldbörse meiner Frau auf.

Die Reisebrieftasche befindet sich normalerweise während einer Reise in meinem Handgepäck.

Für einige Reisen packe ich einen separaten Satz Ausdrucke (versiegelt in einem großen Umschlag) in das Reisegepäck.

Als zusätzliche Sicherung befinden sich alle relevanten elektronischen Dokumente in einem OneDrive / Dropbox-Ordner. Ich habe die Dokumente vor dem Verlassen des Telefons mit meinem Telefon synchronisiert (falls ich sie an einem Ort benötige, an dem ich keinen Telefonempfang habe).

Im Verlauf der Reise entferne ich Ausdrucke aus der Brieftasche, sobald sie überflüssig werden, und stecke sie an anderer Stelle in mein Gepäck, damit sie nach unserer Rückkehr zerkleinert werden können .

Das klingt nach viel Aufwand und Organisation vor der Reise, bedeutet aber, dass wir uns entspannen und die Dinge genießen können, wenn wir nicht da sind!

Nachfolgend einige Fotos der Reisebrieftasche. Es hat auch Platz für einen Stift - sehr praktisch beim Ausfüllen von Landekarten und Gepäckanhänger! :-)

Nachdem ich ein Visum, ein Ticket, eine Versicherung, Hotelbuchungen usw. erhalten habe, scanne ich alles als einzelne PDFs.

Zwei Arten von Dokumenten, eine, die für die Reise entscheidend sind, andere, die nur als Hilfe dienen. Dann mache ich zwei Ordner in meiner Dropbox, Wichtig und Informativ. Visa, Flugticket, Hotelbuchung, Versicherung, Tickets, Reisepass-Infoseite usw. PDFs finden Sie unter Wichtig. Reiseführer, Touren, Karten, Wetterinformationen usw. finden Sie unter Informativ. Dann füge ich alle PDFs in jedem Ordner als neues PDF zusammen, drucke jeweils zwei Kopien auf A5-Doppelseite. Heften Sie jede Kopie in der oberen linken Ecke.

Mit der Größe A5 sind sie so klein, dass sie problemlos aufbewahrt werden können und dennoch gut lesbar sind. Doppelseitiger Druck halbiert auch die Lautstärke.

Ein Satz von Important wird im Gepäck mitgeführt, der zweite bleibt zusammen mit dem Originalpass in meiner Kameratasche.

Beide Broschürenexemplare von Informative pdf bleiben im Gepäck. Ich benutze einen im Urlaub, der zweite ist als Backup, nur für den Fall.

Originale sind nur mein Reisepass, mein Personalausweis, Geldkarten usw.

Bearbeiten: Ich trage auch ein oder zwei Druckverschlüsse, die fast A5 groß sind, und schiebe alle Belege, Rechnungen, Token usw., die ich im Urlaub bekomme, hinein und sortiere sie, wenn ich wieder zu Hause bin.

Bearbeiten2: Ich verwende FolderSync Android App, um diesen Ordner in beide Richtungen mit meinem Telefon zu synchronisieren, und fast immer ist eine Kopie des Dokuments für Fluggesellschaften usw. in Ordnung, da sie nur eine Nummer benötigen, um meine Daten in ihren Systemen zu lokalisieren .

Ich behalte mich: Reisepass, Versicherungskarte, Brieftasche (Ausweis, Geld ...)

Ich halte auf dem iPhone: Flugzeug E-Tickets. Hotel- / Unterkunftsreservierungen und Bestätigungs-E-Mails.

Ich bewahre in meinem Handgepäck einen handgefertigten Umschlag auf.

E-Mails werden auch in der Cloud gespeichert (Hotmail / Gmail ...), um bei Bedarf problemlos im Internetcafé darauf zugreifen zu können.

Pass- und Kreditkarten-Scans (Fotos) werden per E-Mail an mich und GF (und umgekehrt) gesendet, damit sie bei Bedarf in der Cloud gespeichert werden.

Wie Richard schrieb, packe ich alle unnötigen Dokumente in mein Gepäck, um sie zu sortieren und zu recyceln, wenn ich nach Hause reise.

Ich werde über meine jüngsten Erfahrungen berichten.

Wir wollten in den Weihnachtsferien und ich scannte und speicherte alle wichtigen Dokumente in meinem Laptop, der die ganze Zeit bei mir war.

Es war mit Dropbox verbunden, und mein Telefon und ich dachten mir, dass ich alle Kopien auf meinem Smartphone haben werde, um schnell darauf zugreifen zu können, wo ich meinen Laptop nicht herausnehmen kann.

Wir wollten gerade First Country erreichen und mussten die von der Fluggesellschaft ausgestellten Einreisekarten ausfüllen, telefonisch unsere Passdaten abrufen und feststellen, dass ich vergessen habe, das Telefon mit Dropbox zu synchronisieren Hintergrund). Ich konnte nichts anderes tun, als über meine Dummheit zu lachen.

Moral: Gehen Sie nicht nur davon aus, dass Dokumente vorhanden sind. Überprüfe sie noch einmal.

Aber eine Sache, die ich gut gemacht habe, war, dass ich sie alle gedruckt und in eine Datei in meiner Laptoptasche gelegt und sie in einer Reihenfolge nummeriert habe, die ich erwartet hatte, um sie zu verwenden.

1. Tickets
2. Kopien von Reisepässen, Visa und Versicherungen
3. Flughafentransfer buchen
4. Hotelbuchung
5. Tour Buchung
6. Transfer aus Buchung

Dann die nächsten Nummern für das zweite Land. Ich fand die einfache 1,2,3- Sequenzierung in beiden Ländern, die wir besucht haben, so hilfreich. Es gab mindestens 15 Buchungen und diese Reihenfolge machte es so viel einfacher.

Diese Datei befand sich im Dokumentenbereich meiner Laptoptasche, die ein Rucksack war. Jedes Mal, wenn wir die nächste Haltestelle erreichten, an der wir die Dokumente benötigten, holte meine Frau das nächste nummerierte Dokument aus meiner Tasche, die sich auf meinem Rücken befand, und los ging es , keine Aufregung. Ich musste nicht einmal die Tasche in einer Reihe ablegen (nein, ich bin nicht faul, nur, dass ich unser Baby, das keinen Kinderwagen mag, in den Armen hatte: P).

Jedes Mal, wenn ein Ausdruck verwendet wurde, setzte ich ein Kreuz darauf und verschob es auf die Rückseite der Datei.

Nicht ganz sicher, ob es den Leuten als Antwort auf diese Frage gefällt: D

Für Papierdokumente verwende ich eine Reihe von Plastikmappen. Ich gruppiere die Dokumente in den Ordnern, je nachdem, wann ich sie verwenden muss. Es ist möglich, verschiedene Farben für die Ordner zu verwenden, um sie voneinander zu unterscheiden. Auf jeden Fall sind sie semitransparent, sodass Sie auf dem Text eines Dokuments sehen, welchen Ordner Sie haben.

Für mich ist die einzige Möglichkeit, diese Art von Dingen zu organisieren, jeder Ausdruck in der Reihenfolge, in der Sie sie verwenden, und dann die Dinge wegzuwerfen, wie Sie sie verwenden.

Wenn Sie zum Flughafen fahren, dann in ein Flugzeug steigen und bei der Landung ein Mietauto abholen, um dann zum Hotel zu fahren und einzuchecken, bestelle ich die Ausdrucke wie folgt:

1. Angaben zum Flughafenparkplatz
2. Angaben zum Einchecken am Flughafen
3. Details zur Autovermietung
4. Hoteldetails
5. Angaben zum Check-in für den Rückflug

Denken Sie daran, Dinge wegzuwerfen - z. B. nachdem ich für das Flugzeug eingecheckt habe, habe ich die Blätter 1 und 2 weggeworfen, was bedeutet, dass Blatt 3 (Angaben zur Autovermietung) oben ist, wenn ich den Mietwagen abhole. Das macht es superschnell und einfach - einfach das erste / oberste Blatt herausziehen und fertig.

Protip: Wenn sich ein Ausdruck auf mehreren Blättern befindet, heften Sie diese zusammen, um die Handhabung zu erleichtern.

Für kurze oder einfache Reisen packe ich diese Ausdrucke einfach in einen einfachen A4-Umschlag und lasse ihn in meiner Handgepäcktasche.

Protip: Schreiben Sie die wichtigen Informationen in Großbuchstaben auf die Außenseite des Umschlags - Flugnummern und -zeiten, Terminals, Hoteladresse usw. So erhalten Sie diese Informationen schnell, wenn Sie in Eile sind.

Für längere / komplexe Reisen mit vielen Reservierungen lege ich die Ausdrucke in ein "Ausstellungsbuch", das aus einem Bündel A4-Plastikhüllen besteht, die in ein Buch eingebunden sind, damit ich sie alle durchblättern kann. Die Ausstellungsbücher sind billig und leicht - ich habe sie auf langen Reisen mit 30 oder 40 Reservierungen für verschiedene Dinge verwendet und sie funktionieren sehr gut, um alles ordentlich zu halten.

Natürlich handelt es sich bei diesen Ausdrucken um Sicherungskopien. Ich habe das meiste davon auf meinem Handy verfügbar / für den Offline-Betrieb angeheftet.

Ich habe ein kleines (A5) Moleskine-Notizbuch, das ich für Reisen benutze. Auf der Innenseite schreibe ich Dinge, die sich selten ändern und auf mehreren Reisen gleich bleiben, wie z. B. meine Passnummer (falls sie verloren gehen sollte), Kartennummern, Telefonnummern für meine Bank (falls ich meine Karten stornieren muss). usw. Dann schreibe ich auf die einzelnen Seiten die Details jedes Aspekts der Reise in chronologischer Reihenfolge. Diese Seiten können einfach nach der Reise / vor der nächsten entfernt werden.

Für Flüge habe ich den Flughafen, die Fluggesellschaft, die Flugnummer, das Terminal (falls zutreffend) und die Abflugzeit. Für Hotels (oder wahrscheinlich auch Airbnbs): Name, Adresse, Telefonnummer, Buchungsbestätigungsnummer, Datum meines Aufenthalts.

Es ist klein genug, um in eine Tasche zu passen, ist nur ein bisschen größer (wenn auch einiges dicker) als mein Reisepass und hat einen elastischen Gurt, um die Abdeckung geschlossen zu halten, sodass ich meinen Reisepass hineinstecken kann, um sie zusammenzuhalten.

Auf meinem Handy habe ich im Allgemeinen die Airbnb-App, die App für United, und ich kann Bestätigungs-E-Mails markieren / markieren, damit ich sie bei Bedarf schnell finden kann. Ich neige auch dazu, auf Reisen eine zweite Batterie mitzunehmen, damit ich mir nicht so viele Sorgen darüber machen muss, ob die Batterie möglicherweise stirbt.

Drucktechnisch so wenig wie möglich. Im Allgemeinen müssen (möglicherweise) nur Dinge in dem Land, in das ich reise, die Grenzkontrolle passieren (z. B. ein Ausdruck meiner Flugreservierung (en), um zu beweisen, dass ich ein Rückflugticket habe), und alles, bei dem ausdrücklich angegeben wird, dass sie nicht erforderlich sind. ' Ich akzeptiere keine elektronischen Kopien / E-Tickets (ich bin mit Greyhound zwischen Seattle und Spokane im Rahmen einer Reise in die USA im letzten Jahr gereist, sie haben nur eine gedruckte Version des Tickets akzeptiert).

Quittungen, die ich während der Reise sammle, werden einfach in meiner Brieftasche aufbewahrt, um sie zu sortieren, wenn ich nach Hause komme.