Wie dokumentiere ich meine Reisekosten?

Ich habe festgestellt, dass viele Reisende ihre Ausgaben während einer Reise aufschreiben. Ich fand es jedoch persönlich immer schwierig, weil es so viele Situationen gibt, in denen ich nicht genug Zeit habe, um es aufzuschreiben, wie das Taxi zu bezahlen und dann vorwärts zu eilen. Also verliere ich mich ziemlich schnell.

Wie gehen Sie mit der Aufwandserfassung um? Machst du es immer nach der Bezahlung oder lieber abends zusammen? Schreiben Sie jede einzelne Ausgabe oder nur die wichtigsten auf?

Mein Hauptanliegen sind Ausgaben, für die Sie keine Quittung erhalten, wie zum Beispiel das Bezahlen auf einem Markt oder Fahrgemeinschaften.

In Bezug auf die Ausgaben in bar:

Tragen Sie ein Notizbuch im Minitaschenformat und einen Golfstift (oder eine ähnliche Ausrüstung nach Ihren Wünschen) mit sich. Datieren Sie die Seite und notieren Sie den Betrag jedes Mal, wenn Sie einen Bareinkauf tätigen, und machen Sie sich eine kurze Notiz darüber, wo oder wofür der Kauf getätigt wurde, damit Sie sich später daran erinnern, wann Sie Ihr Hauptbuch geführt haben. Je früher Sie die Ausgaben aufschreiben, desto einfacher ist es, sich den genauen Betrag und den Verwendungszweck zu merken. Sie können das Bargeld in Ihrem Portemonnaie vor und nach dem Ausflug zählen, wenn Sie nicht genügend Zeit haben, um eine kurze Notiz in Ihrem Notizbuch zu machen, oder die Notiz so schnell wie möglich nachträglich machen (z. B. warten, bis Sie sich setzen) im Bus, um aufzuschreiben, was Sie bei der Einfahrt für den Bustarif ausgegeben haben).

Was zu verfolgen ist, hängt in erster Linie davon ab, für welchen Zweck die Kostenverfolgung bestimmt ist. Wenn Sie nur versuchen, sicherzustellen, dass Sie innerhalb eines Budgets bleiben, können Sie eine andere Nachverfolgung durchführen, als wenn Sie versuchen, abzuschätzen, wie viel für eine zukünftige Reise von ähnlicher Dauer bereitgestellt werden muss. Wenn Sie "Löcher" in den Ausgaben nachverfolgen (z. B. wenn Sie zum Abendessen von jemand anderem behandelt wurden), möchten Sie wahrscheinlich notieren, wohin diese Ausgaben gehen sollen, damit Sie sich daran erinnern können, dies in Ihren Schätzungen für zukünftige Ausgaben zu berichtigen.

Drei Dinge helfen mir, organisiert zu bleiben:

• Schreiben Sie in der Regel auf Belegen, die nicht offensichtlich sind (z. B. haben viele Taxis nur die Stadt, nicht einmal ein Datum - wenn Sie jetzt auf AIRPORT schreiben, können Sie den Rest später ausfüllen).
• Habe einen Standardort, an dem du Quittungen ablegst, die du nicht bearbeitet hast (für mich ist dies ein Notizbuch, um sie vor dem Zerknittern zu schützen - wenn ich keine Quittung bekommen habe, schreibe ich oft den Betrag in das Notizbuch)
• Haben Sie eine Möglichkeit, Belege zu "verarbeiten", indem Sie sie in eine Zusammenfassung schreiben oder in eine Kalkulationstabelle eingeben, und einen Ort, an dem Sie sie danach ablegen können.

Wenn Ihre Zusammenfassung ein ziemlich standardmäßiges Format hat, können Sie erkennen, wo Ihnen eine Ausgabe fehlt. Auf einen Blick sehen Sie, dass am Dienstag möglicherweise kein Eintrag für das Mittagessen vorhanden ist. Wenn mir jemand anderes eine Mahlzeit kauft oder ich ein Taxi teile und der andere darauf besteht, für die ganze Sache zu bezahlen, schreibe ich "Joe paid" oder was auch immer an dieser Stelle in der Zusammenfassung, damit ich weiß, dass es keine fehlende Quittung ist. Wenn eine Quittung fehlt, kann ich sie suchen, bevor ich aus dem Hotel auschecke, oder versuchen, mir die Nummer zumindest ungefähr zu merken.

Holen Sie sich zum Schluss eine Kreditkarte, die Sie für Geschäftsreisen verwenden können, und schreiben Sie so viel wie möglich darauf. Sie können eine Menge aus einer Kreditkartenabrechnung rekonstruieren, aber aus "Ich bin mit 73 Dollar in die Stadt gekommen und mit 14 Dollar abgereist", nicht so sehr. Außerdem erhalten Sie mindestens die Kreditkartenquittung, auch wenn Sie die detaillierte Liste mit den Steuern nicht erhalten.

Ich benutze Homebank für alle meine persönlichen Finanzen. Einige schwören auch auf GnuCash , aber ich finde es unnötig kompliziert. Homebank ist einfacher und hat alle Funktionen, die mir wichtig sind.

Normalerweise sammle ich alle Belege während des Tages und verbringe gut zehn Minuten damit, sie der Datenbank hinzuzufügen. Wenn Sie mit einer Karte bezahlen und über Electronic Banking verfügen, können Sie Quittungen einsparen und genaue Ausgabeninformationen von der Website Ihrer Bank abrufen (dies ist nützlich, wenn Sie in anderen Währungen zahlen, die Wechselkurse von den offiziellen abweichen und einige zusätzliche Steuern können anfallen sich bewerben).

Dies erfordert ein wenig Disziplin - wenn Sie die Einreichung nur für ein paar Tage auslassen, wird der Quittungsstapel zu einem unüberwindlichen Hindernis, das Sie nicht so leicht überwinden können. Wenn Sie dies nicht jeden Tag tun, vergessen Sie in der Regel, wofür Sie Ihr Geld ausgegeben haben, wenn Sie keine Quittung erhalten haben - Sie können es nicht so einfach nachverfolgen.

Was die Ausgaben angeht, so zähle ich jede einzelne dazu, sodass die tatsächlichen Beträge und die im Buch enthaltenen Beträge übereinstimmen. Wenn Sie sich nicht an eine bestimmte Transaktion erinnern können, können Sie diese jederzeit in die Kategorie "Sonstige" stellen und trotzdem alles ausgleichen. Das sind ohnehin eher kleine Einkäufe.

ein kleines Notizbuch und ein Stift wirken Wunder. Keine Notwendigkeit für Ladegeräte :)

Ich habe eine Android-App entwickelt, die genau dafür konzipiert ist: Sie können Ihre Ausgaben auf Reisen ganz einfach nachverfolgen. Es unterstützt mehrere Währungen, kategorisiert die Ausgaben und verfolgt sie auf einer Karte. Der Hauptzweck besteht darin, die geteilten Ausgaben einer Gruppe von Personen zu verfolgen, aber Sie können sie auch als einzelne Person verwenden.

Schauen Sie mal rein: TravelMoney

Prost Francis

Ein Freund und ich haben letzten Sommer Urlaub gemacht und am Ende eine gemeinsame Google-Tabelle zum Ausgleich verwendet. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Belege aufbewahren und bereit sind, kleine Dinge abzuschreiben. Machen Sie dann einfach ein Buch in der Tabelle und vergleichen Sie die Werte. Dies gibt Ihnen auch den Vorteil zu sehen, wo das Geld kumuliert hingegangen ist (wenn Sie für die Unterkunft bezahlt haben und jemand anderes für die Reise bezahlt hat, können Sie die Gesamtsummen sehen, wo das meiste Geld hingegangen ist).

Am schwierigsten finde ich es, im Kopf zu behalten, wofür ich Bargeld verwendet habe und wofür ich Karte verwendet habe. Eine Sache bei Bargeld ist, große, runde Beträge abzuheben - dann können Sie sehen, was noch übrig ist, und einen guten Kostenvoranschlag für die ausgegebenen Beträge erhalten.

Ich mag es, Ausgaben zu verfolgen, wenn ich auf Reisen bin, da mein Budget knapp ist, aber ich mag es nicht, zu verfolgen, wo alle meine Einnahmen sind! Die meisten anderen Antworten scheinen Folgendes zu suggerieren: Belege aufbewahren und dann etwas anderes zum Nachverfolgen verwenden.

Normalerweise habe ich es mir zur Gewohnheit gemacht, eine Quittung in der Evernote -App auf meinem Telefon zu fotografieren. (Ich habe Evernote so eingestellt, dass es nur über WiFi-Netzwerke synchronisiert wird, damit ich nicht in langsamen Mobilfunknetzen hochladen muss. Außerdem wird eine lokale Kopie gespeichert.) Dann spielt es keine Rolle, ob ich meine Belege verliere oder nicht. In der gleichen Notiz können Sie auch schnell eine Spesenabrechnung eingeben oder aufzeichnen, für die Sie keine Quittung erhalten. Dies ist eine schnelle und einfache Operation. Später, wenn Sie zurück sind und die Ausgaben einreichen müssen, können Sie sich hinsetzen und sie auf einmal addieren.

Diese Methode funktioniert gut genug für mich. Ich denke aber, dass man es sich irgendwann zur Gewohnheit machen muss, egal welche Methode man anwendet! Sie können herumgehen und sagen: "Aber ich gebe Geld aus! Mehrmals am Tag! Und dann vergesse ich sie alle!" Aber darauf gibt es nicht nur eine echte Antwort. :)

Ich habe eine App erstellt, um meine Ausgaben im Auge zu behalten. Sie finden sie hier: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

Behalten Sie Ihre Ausgaben auf Ihren Reisen oder am Wochenende mit Ihren Freunden im Auge. Notieren Sie, wie Sie Ihr Geld ausgegeben haben, wo Sie es ausgegeben haben, wie viel, mit wem und wie viel der Beitrag aller in Ihrer Partei war. Sie werden in jedem Moment wissen, wie viel Sie erstattet bekommen und wie viel Sie besitzen.

• Erstellen Sie ein Benutzerprofil für Ihre Freunde und fügen Sie sie Ihrer Reise hinzu.
• Fügen Sie Ihre Ausgaben hinzu.
• Fügen Sie den Beitrag jedes Ihrer Freunde hinzu.
• Wissen Sie in jedem Moment, wie viel Sie und Ihre Freunde ausgegeben haben.
• Erstellen Sie eine Karte, um Ihre Reisekosten zu erfassen.
• Senden Sie eine Recap-Mail an alle Ihre Mitreisenden.
• Importieren Sie Reisepartner aus Ihrem Adressbuch.
• Vorgenerierte Reise zum Testen der App.