Wie kann ich darauf bestehen, dass amerikanische Hotels die Kreditkarte meines Arbeitgebers zur Zahlung akzeptieren, anstatt beim Check-in nach einer persönlichen Kreditkarte zu fragen?

Ich arbeite für eine staatliche Regierungsbehörde in den Vereinigten Staaten. Im Rahmen meiner Arbeit habe ich gelegentlich mehrtägige Reisen. Meine Hotelaufenthalte werden von meinem Arbeitgeber bezahlt und sind steuerfrei.

Bei der Bezahlung von Business-Hotels stoße ich häufig auf ein Problem. Vor Reiseantritt reicht mein Büro ein Formular bei den Hotels ein, das es dem Hotel ermöglichen soll, mein Zimmer von der Kreditkarte des Büros abzubuchen. Wenn ich einchecke, besteht der Hotelangestellte jedoch jedes Mal darauf, dass ich meine persönliche Karte verwenden muss. Dies bedeutet, dass ich vorübergehend die Kosten für mein Zimmer tragen muss (bis ich erstattet werde), aber auch, dass der Staat jetzt Steuern zahlen muss (was eine schlechte Verwendung der Steuergelder darstellt).

Wie kann ich ein Hotel dazu bringen, die Kreditkarte meines Arbeitgebers zur Zahlung zu akzeptieren, anstatt darauf zu bestehen, meine persönliche Karte zu verwenden?

Das Problem ist hier nicht die Firmenkreditkarte , sondern, dass Sie versuchen, dies ohne eine physische Karte zu tun . Eine Kreditkartennummer ist ausreichend, um eine Reservierung vorzunehmen. Aus diesem Grund funktioniert der Anruf. Die Rezeption muss jedoch bei der Ankunft eine Kaution hinterlegen, und das Protokoll schreibt vor, dass Sie hierfür eine physische Karte aushändigen müssen. Es ist dem Hotel egal, ob es Ihnen oder dem Unternehmen gehört, solange es gültig ist und Ihren Namen trägt.

Das Vernünftige wäre, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Firmenkreditkarte aushändigt , mit der Sie Einzahlungen tätigen und die Rechnung begleichen können. Da Ihr Arbeitgeber eine Regierungsbehörde ist und dies nicht tut, vermute ich, dass sie nicht gesund sind.

Die andere Möglichkeit ist die Vorauszahlung Ihres Hotelzimmers mit der Firmenkreditkarte. Möglicherweise müssen Sie für die Kaution noch eine persönliche Kreditkarte aushändigen (um die Razzia in der Minibar usw. abzudecken). Diese muss jedoch innerhalb von ein oder zwei Tagen nach dem Check-out ohne Kosten für Sie oder den Steuerzahler vollständig zurückgegeben werden.

Siehe auch: Hotel mit meiner Kreditkarte für eine dritte Person buchen. Wird diese Person Probleme beim Einchecken haben?

Wir hatten eine ähnliche Situation in unserem Geschäft, wo wir eine Unterkunft für Besucher buchen und bezahlen wollten, aber (offensichtlich) ohne diese Besucher mit unseren Zahlungskartendaten zu versorgen.

Ursprünglich haben wir das getan, was Ihr Arbeitgeber zu tun scheint: Wir haben dem Hotel für jede Buchung eine Kartenautorisierung eines Drittanbieters zugesandt und gehofft, dass diese an die Reservierung gebunden / vom Hotelpersonal abgeholt wird. Leider hat es, wie Sie festgestellt haben, oft nicht wie geplant funktioniert - unsere Besucher mussten oft peinlicherweise beim Einchecken vorbeischauen, um die Dinge in Ordnung zu bringen. Natürlich war es möglich (wie andere vorgeschlagen haben), dass sie nur gebeten wurden, eine Vorautorisierung für Extras vorzunehmen, aber selbst das hätte von unserer Karte abgebucht werden müssen, sodass es immer noch unbefriedigend war.

Dieses Problem haben wir gelöst, indem wir ein Unternehmenskonto bei der Hotelkette eröffnet haben, das speziell für diese Art von Buchungen konzipiert wurde. Damit ist nicht nur das Problem behoben, sondern wir erhalten vom Hotel auch ermäßigte Preise und zinsloses Guthaben sowie eine detaillierte monatliche Abrechnung nach Kostenstellen. Es hat so viele Schmerzpunkte gelindert!

Ich denke, das ist etwas, was die meisten großen Ketten anbieten, aber das Programm, für das wir uns angemeldet haben, ist Business Advantage von IHG . Ein zusätzlicher Vorteil des Programms besteht darin, dass die Person, die die Buchung vornimmt, Business Rewards-Punkte erhält, während der Gast im Hotel weiterhin wie gewohnt seine eigenen Rewards Club-Punkte erhält (und wenn beide dieselbe Person sind, Bonuspunkte!).

In der Vergangenheit habe ich meine Firma mit der Kreditkarte des Reisebüros für Hotelübernachtungen bezahlen lassen. Mein Reisebüro hat das Kreditkartenautorisierungsformular ausgefüllt und per Fax an das Hotel gesendet. Im Idealfall sollte darauf ein Telefonanruf folgen, um den Eingang zu bestätigen und um zu bestätigen, dass die Zahlung des Dritten akzeptiert wurde.

Ein Beispiel für ein Kreditkartenautorisierungsformular sieht so aus

Hier ist eine Möglichkeit, Ihr Büro dazu zu bringen, dies nach oben zu priorisieren.

Erkundigen Sie sich vor der Abreise in der Geschäftsstelle, ob das Kreditkartenproblem mit dem Hotel behoben wurde. Wenn nicht, informieren Sie sie, dass Sie erst gehen können, wenn sie es tun. Sie werden dich wahrscheinlich einfach umhauen und sagen: "Ja, das ist gut."

Stellen Sie dann sicher, dass der Check-in während der normalen Geschäftszeiten erfolgt. Mit anderen Worten, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Mitarbeiter in der Geschäftsstelle an ihren Schreibtischen sitzen.

Sie starten den Eincheckvorgang. Das Hotel fragt nach Ihrer Kreditkarte. Sie sagen ihnen, dass es in den Akten liegt. Dann fragen sie erneut nach der physischen Karte. An diesem Punkt rufen Sie Ihre Geschäftsstelle an und teilen ihnen mit, dass Sie nicht im Hotel einchecken können. Bieten Sie NICHT an, Ihre eigene Karte zu verwenden. Lassen Sie die Geschäftsstelle mit dem Hotel sprechen.

Eines von zwei Dingen wird passieren. Entweder erledigt die Geschäftsstelle / das Hotel das gleich, oder Sie steigen wieder in ein Flugzeug und fahren nach Hause. Wenn Sie nach Hause gehen, wird Ihr Manager wahrscheinlich verrückt sein. Stellen Sie sicher, dass es in Richtung der Geschäftsstelle gerichtet ist.

Jemand wird dann sicherstellen, dass Sie eine Unternehmenskarte mit Ihrem Namen haben ODER dass beim nächsten Check-in keine Kreditkarte vorgelegt werden muss.

Ihre Perspektive ist eine, die davon ausgeht, dass es keinen Betrug gibt. Was hält Frank Abagnale (oder sogar einen Betrüger einer Gartenart) davon ab, all dieses Zeug mit gestohlenen Kreditkartendaten zu fälschen?

Transaktionen, bei denen die Karte nicht vorhanden ist, sind für ein Hotel von Natur aus riskant. Die Kreditkartenunternehmen tragen eine gewisse Verantwortung für Betrug. Wenn die Natur eines Unternehmens es unbedingt erfordert, dass der Kunde physisch anwesend ist, ist es für Risikomanager ziemlich schwierig, zu erklären, warum Sie Transaktionen durchführen, bei denen keine Karte vorhanden ist .

Der Risikomanager würde sagen: "Machen Sie einfach Geschäfte auf die normale Art und Weise. Der Kunde präsentiert physisch eine Karte, das Ende." Mit anderen Worten, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen keine physische Karte gibt, betrachten sie dies nicht als ihr Problem.

Ihre Reaktion auf Menschen wie Sie ist, dass Ihre Basiszahlungsmethode immer noch die Karte ist, die Sie physisch präsentieren und die plausibel Ihre Karte ist . Sie sind auch bereit, es so zu versuchen, wie Sie es verlangen (oder nicht) ... und wenn das tatsächlich funktioniert, dann sind Sie vom Haken. Unterm Strich werden sie von Ihnen bezahlt, es sei denn, etwas anderes funktioniert.

Eine Lösung ist die Verwendung von Samsung Pay (wenn Ihr Telefon oder Ihre Uhr dies unterstützen).

1. Sie geben die Kreditkarteninformationen Ihres Unternehmens in Ihr Telefon ein

2. Wenn Sie eine Zahlung vornehmen müssen, lösen Sie Samsung Pay aus und authentifizieren sich mithilfe einer PIN oder Ihres Fingerabdrucks.

3. Das Telefon generiert für jede Transaktion eine eindeutige Kreditkartennummer.

4. Wichtiger Teil: Samsung Pay ist abwärtskompatibel. Selbst wenn das Zahlungsterminal keine mobilen NFC-Zahlungen akzeptiert, können Sie einfach auf die Rückseite Ihres Telefons tippen, um den Magnetstreifen der von ihm generierten eindeutigen Kreditkarte nachzuahmen (dies funktioniert bei allen Geräten) die Terminals, deren Magnetleser sich am Rand der Maschine befinden und nicht tief in der Maschine selbst eingebettet sind).

5. Wenn es sich um eine Vorautorisierung handelt, wird diese zunächst als ein Betrag von 1 USD bei der Bank angezeigt, der später in den Betrag umgewandelt wird, den das Hotel Ihnen endgültig in Rechnung stellt. Wenn Sie zusätzlich zur elektronischen Vorautorisierung ein Papierformular ausfüllen müssen, tragen Sie nur die letzten vier Ziffern der generierten Kreditkartennummer und die Sternchen davor in das Formular ein. Und wenn sie die Echtheit Ihrer Unterschrift überprüfen möchten, zeigen Sie ihnen Ihr Telefon (oder Ihre Uhr), damit sie Unterschriften vergleichen können.

6. Teil Steuerbefreiung: Ich bin kein Experte, aber nach weiteren Recherchen möchten Sie möglicherweise zusätzlich einen Screenshot des Transaktionsbestätigungsbildschirms von Ihrem Telefon aus machen und ihn an das Hotel senden, um die Steueraufzeichnungen zu erhalten. Dieser Bestätigungsbildschirm enthält die letzten 4 Ziffern der eindeutig generierten Kreditkartennummer. Im Hintergrund werden jedoch auch die letzten 4 Ziffern der ursprünglichen staatlichen Kreditkarte angezeigt, die das Hotel möglicherweise benötigt (zusätzlich zu den anderen Steuerbefreiungen) Unterlagen erforderlich), wenn sie nicht gezwungen werden wollen, die Umsatzsteuer aus eigener Tasche zu zahlen.

Hinweis. Um einen Screenshot auf einem Samsung-Telefon aufzunehmen, drücken Sie gleichzeitig die Ein- / Aus-Taste und die Home-Taste. Um einen Screenshot einer Gear S3-Uhr aufzunehmen, drücken Sie die Home-Taste der Uhr, während Sie gleichzeitig auf der Uhr von links nach rechts wischen.

Folgendes würde ich tun:

1: Benachrichtigen Sie die Unternehmenszentralen des Hotels über Ihr Problem und fordern Sie sie auf, ein Konto für die Staatsangestellten Ihres Büros zuzuweisen. In der Regel erwarten sie dann eine bestimmte Anzahl von Aufenthalten pro Jahr, gewähren jedoch auch einen Rabatt .

Möglicherweise hat Ihr Bundesstaat bereits ein solches Reiseprogramm bei einer Hotelkette eingerichtet, und Ihre Buchhaltung und Reisebüros können Ihnen möglicherweise detailliertere Informationen zur Verfügung stellen. In der Regel kann ein solches System direkt oder über eine von Ihrem Arbeitgeber zugewiesene Kontonummer in Rechnung gestellt werden. In der Regel SCHLIESSEN diese Vereinbarungen Nebenkosten wie Telefon und Alkohol AUS, für die der Sachbearbeiter nach Ihren Karteninformationen fragt.

Ich vermute auch, dass das an das Hotel gesendete Formular eine steuerbefreite ID enthält.

2: Wenn es sich bei diesem Hotel um eine Kette handelt, können Sie sich auch an deren Vorteilsprogramm beteiligen und die entsprechenden Informationen zur Bürokarte in Erfahrung bringen. Dieses Szenario zum Speichern der Regierungskarte ist wahrscheinlich schwieriger, da sie meiner Meinung nach die physische Karte haben möchten beim Einchecken.

Wie kann ich ein Hotel dazu bringen, die Kreditkarte meines Arbeitgebers zur Zahlung zu akzeptieren, anstatt darauf zu bestehen, meine persönliche Karte zu verwenden?

"Entschuldigung, ich habe keine persönliche Kreditkarte."

Meiner Erfahrung nach werden Sie dann gebeten, eine Kaution in bar für Getränke aus der Minibar zu hinterlegen, die Ihnen beim Check-out erstattet wird.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie alle relevanten Papiere physisch tragen. Wenn das Unternehmen eine Vereinbarung mit dem Hotel hat, tragen Sie eine Kopie bei sich. Wenn es eine E-Mail gibt, in der das Unternehmen zugestimmt hat, diese Karte zu akzeptieren, auszudrucken usw.

Das allein kann es in einigen Fällen lösen. Ein Kunde, der sagt, dass "meine Firma mit dem Hotel X einverstanden ist", ist nicht dasselbe wie ein Dokument mit dem Kettenbriefkopf, der von der Hauptniederlassung gesendet wurde und X sagt.

(Es kann auch hilfreich sein, die Position von beiden zu klären, da das X-mit-Firma-Y möglicherweise ein Kleingedrucktes enthält, von dem weder Sie noch der Sachbearbeiter etwas wussten.)

Dennoch kann es vorkommen, dass sie darauf bestehen, dass die Annahme Ihrer Arbeitgeberkreditkarte "unmöglich" oder sogar "illegal" ist. Lassen Sie sie es dokumentieren . Bitten Sie sie, Ihnen ein Formular mit der Angabe vorzulegen, dass Sie sie gebeten haben, die Karte 1234 gemäß Dokument XYZ zu akzeptieren, dies jedoch nicht tun können, da <ihre Entschuldigung> es keine andere Möglichkeit gibt, als Ihre persönliche Kreditkarte zu verwenden und diese zu akzeptieren Wenn es sich um einen Fehler handelt, sind sie für die dadurch entstehenden zusätzlichen Kosten verantwortlich. Lassen Sie es vom Mitarbeiter unterschreiben und idealerweise auch mit dem Hotelstempel.

Bereiten Sie den Text möglichst im Voraus vor, und wenden Sie sich an Ihre Rechtsabteilung. Lassen Sie ein solches Dokument mit der entsprechenden Rechtssprache und einem Feld erstellen, in das eine Beschreibung des Problems eingefügt werden kann.

Wenn es wirklich unmöglich ist, etwas anderes zu tun, sollte es kein Problem geben, dies schriftlich anzuerkennen, oder?

Nun, Sie werden wahrscheinlich herausfinden, dass sie sich extra anstrengen werden, bevor sie dies tun. Oder plötzlich gibt es tatsächlich eine andere Alternative.

Wenn sie sich weigern, argumentieren Sie, dass Sie eine solche Unregelmäßigkeit rechtfertigen müssen. Geben Sie ihnen in diesem Fall Ihre persönliche Karte und fahren Sie fort. Später im Büro können Ihre Buchhalter das angegebene Problem überprüfen und die beste Vorgehensweise festlegen. Es ist möglich, dass ein Teil der Vereinbarung mit dem Hotel unklar war und bei der nächsten Buchung zusätzliche Klauseln hinzugefügt werden müssen. Es ist möglich, dass das Hotel ein Verschulden trifft. In diesem Fall verfügen Sie sowohl über ein Dokument, in dem die Kreditkarten akzeptiert werden, als auch über ein Dokument, in dem die Kreditkarten nicht akzeptiert werden. Die Kosten für die Arbeit Ihrer Buchhalter, die Ihre Rückerstattung bearbeiten, die Konsequenzen, wenn Ihre Karte aufgrund eines Verstoßes kompromittiert wurde... Oder sie ziehen es vor, (noch) keine Maßnahmen zu ergreifen, und beschweren sich einfach bei der Hotel-Kontaktperson, die sich bereit erklärt hat, die Karte zu akzeptieren (was das Hotel auf das Problem aufmerksam machen sollte, z. B., wenn sie ihre Angestellten darüber unterrichten das richtige Verfahren in diesen Fällen) oder gar nichts tun. In jedem Fall zwingen Sie das Hotel, ihren Widerspruch auszudrücken, und sollten der Ausgangspunkt sein.

Meiner Erfahrung nach nehmen Hotels beim Check-in eine Kreditkarte an und halten sie zurück, schließen die Abbuchung jedoch erst gegen Ende des Aufenthalts ab. Sie können ihnen also eine persönliche Karte geben, und wenn Sie im Zimmer sind, rufen Sie die Geschäftsstelle an und lassen Sie sie das Problem beim Hotel klären, bevor Sie auschecken.

Ich mache seit ein paar Jahren, was du willst. Mein Arbeitgeber nutzt Concur, ein großes Reisebüro. Wenn ich ein Hotel über Concur buche, geben sie dem Hotel eine virtuelle Kreditkartennummer. (Diese Nummer wird mir nie anvertraut!) Wenn ich einchecke, funktioniert das normalerweise einfach. Ich kann das Hotel vor Reiseantritt anrufen, um zu überprüfen, ob alles eingerichtet ist.

Ausnahmen wären sehr kleine Hotels und spezielle Veranstaltungspreise, wie Konferenzen, die auf dem Konferenzgelände gebucht werden müssen. Dafür benutze ich mein CC.