Tipps und Tricks zu Microsoft Outlook zur Verbesserung der Benutzererfahrung? [geschlossen]

Ich bin einer dieser starken Microsoft Outlook-Benutzer, die derzeit an der Version 2007 arbeiten. Gott weiß, dass dieses Werkzeug schwer ist und Probleme verursachen kann. Ich habe mich gefragt, was die Super User-Masse zu empfehlen hat, um das Nutzungserlebnis zu verbessern.

Einige eigene Vorschläge:

1. Arbeiten Sie immer im zwischengespeicherten Modus (Extras -> Kontoeinstellungen -> Ändern -> Zwischengespeicherten Exchange-Modus verwenden)
2. Verwenden Sie die lokalen Archivierungsfunktionen von Outlook
3. Verwenden Sie den RSS-Reader von Outlook - er ist einfach und ermöglicht den Offline-Zugriff auf Ihre Feeds
4. Wenn Sie E-Mail-Abonnements für Magazine, Blogs usw. haben, erstellen Sie ein Unterverzeichnis, um diese zu speichern, und eine Regel, um sie bei ihrem Eintreffen automatisch dorthin zu verschieben (eine Regel pro Abonnement, basierend auf der Absender-E-Mail).

Sie können auch Vorschläge teilen, für die eine Konfiguration von Exchange Server erforderlich ist, und zwar für diejenigen von uns, die diese an ihre IT-Manager weiterleiten können.

Was sind deine Vorschläge?

PS: "Google Mail verwenden" wird nicht akzeptiert. Einige von uns kontrollieren nicht, welches E-Mail-System wir verwenden ...

Ich versende meine Mails verspätet. Sie erstellen lediglich eine neue Regel, die das Senden von E-Mails um eine bestimmte Anzahl von Minuten verzögert.

Ich habe eine Posteingangsregel von Null. Wenn ich E-Mails lese, verschiebe ich sie in einen anderen Ordner, damit alles im Posteingang neu und / oder umsetzbar ist. Wenn es umsetzbar ist, führe ich normalerweise die Aktion aus und archiviere die E-Mail schnell, um meinen Posteingang so leer wie möglich zu halten.

Hier ist mein Basismakro. Ausgewählte Nachrichten in einem Nachrichtenbereich oder einer aktuell geöffneten Nachricht werden in den Ordner "Posteingang" der PST-Datei "Persönliche Ordner archivieren" verschoben. Sie müssen den Namen und den Ordner der PST-Datei ändern, wenn Ihre unterschiedlich sind. Ich erstelle Makroschaltflächen in der Outlook-Hauptsymbolleiste und in der Symbolleiste des Nachrichtenfensters. Am besten signieren Sie auch Ihre Makros .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol von Outlooks und wählen Sie "Bei Minimierung ausblenden". Mehr Platz für andere Apps in der Taskleiste ist immer willkommen :)

Ich habe ein Makro hinzugefügt, um zu überprüfen, ob ich vor dem Senden einen Betreff eingegeben habe.

1. Drücken Sie Alt + F11. Dies öffnet den Visual Basic-Editor

2. Im linken Bereich sehen Sie "Microsoft Outlook-Objekte" oder "Projekt1". Erweitern Sie dies. Jetzt kann man die "ThisOutLookSession" sehen.

3. Doppelklicken Sie auf "ThisOutLookSession". Es wird ein Codebereich geöffnet.

4. Kopieren Sie den folgenden Code und fügen Sie ihn in den rechten Bereich ein. (Codebereich)

Code:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Sie müssen auch das Makro signieren - siehe meine Antwort auf diese Frage .

Ich mag die Möglichkeit, mehr als ein Outlook-Fenster zu öffnen, zum Beispiel eines für E-Mail, eines für Aufgaben oder Kalender, wenn ich gemeinsam daran arbeite. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element im Navigationsbereich:

Wählen Sie "In neuem Fenster öffnen". Ich war überzeugt, dass es dafür eine Tastenkombination gibt, aber ich kann sie nicht aus dem Muskelgedächtnis heraus zum Laufen bringen oder sie im Internet oder in der offiziellen vollständigen Tastenkombination finden!

Alternativ können Sie sich an ein Fenster halten, aber Tastaturkürzel verwenden, um zwischen Kalender, Kontakten, E-Mails usw. zu wechseln:

Strg + 1 Wechseln Sie zu Mail.
Strg + 2 Zum Kalender wechseln.
Strg + 3 Zu Kontakten wechseln.
Strg + 4 Zu Aufgaben wechseln.
Strg + 5 Wechseln Sie zu Notizen.
Strg + 6 Zur Ordnerliste im Navigationsbereich wechseln.
Strg + 7 Wechseln Sie zu Verknüpfungen.

Generell habe ich es als sehr nützlich empfunden, einige der Tastaturkürzel für die Operationen zu lernen, die ich am häufigsten verwende - das spart viel Zeit, wenn es über einen Tag oder eine Woche addiert wird, da ich viel Zeit in verbringe Ausblick. Sehr vollständige Liste hier

und auch hier

Als Antwort auf den Kommentar von Slink84 zum Vergessen, Anhänge tatsächlich anzuhängen, habe ich eine schnelle Suche durchgeführt und bin auf diesen Blogeintrag gestoßen, der den Prozess der Erstellung eines solchen Makros beschreibt.

Ich habe es hier nicht kopiert, da es ziemlich lang ist.

Die Rückrufoption ist ziemlich nützlich, wenn Sie etwas über die von Ihnen gesendete E-Mail vergessen haben.

Gesendete Mail-> Doppelklick auf eine Mail -> Andere Aktionen -> Rückruf

Ich habe den Albtraum einer E-Mail-Box - ich verwende diesen klaren Kontext