Verhindern, dass Zellen in Excel gedruckt werden

Wie kann ich verhindern, dass der Inhalt bestimmter Zellen (oder ganzer Zeilen oder Spalten) in Excel gedruckt wird, während sie beim Bearbeiten der Datei auf dem Bildschirm angezeigt werden? Idealerweise sollte ich in der Lage sein, dies für Zellen im Inneren des Arbeitsblatts zu tun (dh nicht nur für die äußerste rechte Spalte oder die unterste Zeile). Das Ausblenden von Zeilen oder Spalten ist nicht zulässig, da die Zellengröße beibehalten werden muss, um das allgemeine Erscheinungsbild des Blatts zu erhalten.

Ich habe nach einer Möglichkeit gesucht, ein bedingtes Format zu definieren, das davon abhängt, ob Excel gerade gedruckt wird, aber es scheint keine solche Möglichkeit zu geben. Ich habe die Textfarbe vor dem Drucken manuell auf Weiß gesetzt (und sie anschließend manuell zurückgesetzt), aber es scheint, dass es eine automatische Methode dafür geben sollte.

Sie können eine normale (nicht bedingte) Formatierung anwenden, um dies zu erreichen. Wählen Sie die betreffende Zelle, Zeile und / oder Spalte aus und gehen Sie zu "Zellen formatieren", auf das Sie über das Menüband ("Start" → "Zellen" → "Formatieren") oder die Tastenkombination Ctrl+ zugreifen können 1.

Wählen Sie auf der Registerkarte "Nummer" Kategorie = "Benutzerdefiniert" und geben Sie für "Typ" Folgendes ein:

";"; ";"; "

oder einfach

;;;

Dadurch wird Excel angewiesen, eine leere Zeichenfolge anzuzeigen, wenn die Zelle eine positive Zahl, eine negative Zahl, eine Null oder einen (nicht numerischen) Text enthält. Jeder Wert, der kein Fehler ist, wird auf dem Bildschirm und beim Drucken ausgeblendet.

Wenn Sie Office 2010 verwenden, sollte die Einstellung für "Druckbereich" unter "Datei -> Drucken -> Seite einrichten -> Blatt (Registerkarte)" Ihrer Suche entsprechen. In meinem Beispiel werden nur die Spalten A: J gedruckt. Bei der Anzeige auf dem Bildschirm wird jedoch alles angezeigt.

So sieht der Dialog aus:

^{(Zum Vergrößern auf das Bild klicken)}

Dies kann auch über "Seitenlayout" → "Seiteneinrichtung" → (Eckschaltfläche) → "Seiteneinrichtung" → "Blatt" erfolgen:

Bei dieser Lösung müssen Sie vor und nach jedem Ausdruck der Datei keine besonderen Maßnahmen ergreifen. Es baut auf der Idee auf, einen „Druckbereich“ zu verwenden, wie von Terence und Don Livezey vorgeschlagen. Platzieren Sie die Zelle (n), die Sie nicht drucken möchten, außerhalb des Druckbereichs. Wenn das für Sie gut genug ist, sind Sie fertig.

Möglicherweise möchten Sie jedoch, dass die ausgeschlossenen Zellen im Druckbereich angezeigt werden, wenn Sie das Arbeitsblatt bearbeiten. In diesem Fall für jede Zelle, die Sie anzeigen, aber nicht drucken möchten:

• Fügen Sie eine "Form" ein. (Ein Rechteck funktioniert am besten.) Positionieren Sie es über der Zelle, in der die Daten angezeigt werden sollen. Formatieren Sie es visuell, wie Sie möchten. Es kann am besten sein, keine Grenzlinie zu haben. Stellen Sie die Füllfarbe auf die gewünschte Hintergrundfarbe oder auf „Keine Füllung“ ein, damit die Füllfarbe der zugrunde liegenden Zelle durchscheint (und die Form selbst unsichtbar wird).
• Konfigurieren Sie die Form so, dass der Inhalt der gewünschten Zelle angezeigt wird, indem Sie die Form auswählen und dann eine Referenz (z. B. =D15) in die Formelleiste oben eingeben . Tippen Sie nicht einfach in die Form; Wenn Sie das tun, wird die Formel ( =D15) buchstäblich angezeigt.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Form und wählen Sie "Form formatieren". Unter Eigenschaften können Sie auswählen, ob die Form gedruckt werden soll oder nicht (indem Sie das Kontrollkästchen „Objekt drucken“ deaktivieren). (In Excel 2013 finden Sie dies unter „Formoptionen“ → „Größe und Eigenschaften“ → „Eigenschaften“.)

Wenn ich tun müsste, was Sie sagen, würde ich Folgendes tun:

Verwenden Sie die Funktion im Code-Editor (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

Um die Spalten oder Zeilen auszublenden, drucken Sie sie aus und blenden Sie sie wieder ein.

Beispiel:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Oder ändern Sie den entsprechenden Teil, um die Spalten auszublenden (in diesem Beispiel werden die Spalten B und D ausgeblendet):

        With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Oder verbergen Sie alle Zeilen mit einer leeren Zelle in Spalte A:

        With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Links:

• Verbergen Sie Zeilen, Spalten oder Zellen, wenn Sie ein Blatt drucken
• Verhindern Sie das Drucken bestimmter Zellen
• Wie füge ich VBA in MS Office hinzu?

Ich habe das gleiche Problem gelöst, indem ich ein separates Blatt erstellt und einen Link zu den dortigen Informationen kopiert habe. Markieren Sie dazu das gesamte Originalblatt und kopieren Sie es ( Ctrl+ C). Gehen Sie zum neuen Blatt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die erste Zelle. Wählen Sie das Verknüpfungssymbol in den Einfügeoptionen. Alles, was eingefügt wird, ist unformatiert, daher müssen Sie dies korrigieren. Leere Zellen enthalten Nullen. Dies kann behoben werden, indem Sie zu "Datei" → "Optionen" → "Erweitert" gehen und das Kontrollkästchen "Null in Zellen mit Nullwert anzeigen" deaktivieren.

Sie können jetzt alle Zellen, Zeilen oder Spalten löschen, die nicht auf Ausdrucken erscheinen sollen. Das Druckblatt wird aktualisiert, wenn Sie das Originalblatt aktualisieren.

Wenn Sie wie ich ein Basisblatt haben, das Sie für verschiedene Zeiträume oder Zwecke kopieren, können Sie dieses Druckblatt für das Basisblatt erstellen. Wenn Sie ein neues Paar benötigen, kopieren Sie einfach beide Blätter, und das neue Druckblatt wird mit dem neuen Blatt verknüpft.

Ich habe nicht genug Reputationspunkte, um andere Posts zu kommentieren, daher werde ich eine "Antwort" mit einigen Beobachtungen hinzufügen. Ich hatte das gleiche oder ein ähnliches Bedürfnis und es gibt Vor- und Nachteile für verschiedene Ansätze.

• Festlegen des Druckbereichs: Dies kann je nach Layout des Blatts funktionieren, kann jedoch eine nicht zusammenhängende Auswahl des Druckbereichs nicht gut handhaben. Oder, vielleicht wird es sehr gut gehandhabt, aber der ausgewählte Ansatz funktioniert in meinem Fall nicht. Wenn ich beispielsweise eine Tabelle mit den Spalten AE habe und die Spalten B und D beim Drucken ausblenden möchte, wird jede gedruckte Spalte {A, C, E} auf einer separaten Seite platziert. Nicht wirklich das, was ich wollte.

• Setzen von Text auf Weiß auf Weiß: In einigen Fällen kann dies funktionieren, aber ACHTUNG: Es verhindert nicht, dass die verborgenen Daten verloren gehen. Wenn Sie versuchen, vertrauliche Informationen auszublenden, müssen Sie wissen, dass die Daten beim Drucken in PDF-Dateien weiterhin in der PDF-Datei enthalten sind. Obwohl es weiß auf weiß ist, ist es immer noch da und kann aus der PDF-Datei kopiert / eingefügt werden.

Ich bevorzuge die Vorgehensweise, bei der Makros zum Ausblenden der ausgewählten Spalten beim Drucken verwendet werden, obwohl mir klar ist, dass dies möglicherweise nicht in allen Situationen zutrifft oder die beste Wahl ist.

Sie können ganze Zeilen oder Spalten "verbergen", indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile / Spalte klicken und "Verbergen" auswählen. Dadurch wird verhindert, dass die Zeile / Spalte gedruckt (oder angezeigt) wird. Wenn Sie mehrere Zeilen / Spalten haben, können Sie diese markieren, indem Sie auf "Ziehen" klicken, wenn sie nebeneinander liegen, oder indem Sie auf Ctrl+ klicken, wenn sie nicht nebeneinander liegen. Wenn Zeilen / Spalten ausgeblendet sind, wird deren Nummer / Buchstabe nicht angezeigt. Um sie wieder einzublenden, markieren Sie einfach die Zeilen / Spalten auf beiden Seiten und klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Einblenden".

Ich bin mir nicht sicher, ob Sie verhindern können, dass einzelne Zellen gedruckt werden, außer dass Sie die Schriftfarbe ändern. Möglicherweise können Sie dies durch bedingte Formatierung automatisieren.

Verstecken Sie außerdem Spalten oder Zeilen, wie oben vorgeschlagen. In benutzerdefinierten Ansichten können Sie auf einfache Weise festlegen, was nicht angezeigt werden soll.

Wenn Sie beispielsweise eine Spalte für einen Verkäufer, eine andere für ein Lager und eine andere für alles drucken, können Sie für jede Spalte eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen und problemlos zu einer der beiden Spalten wechseln.

Eine andere einfache Möglichkeit besteht darin, den Inhalt der Zelle vorübergehend zu löschen, indem Sie die ausgewählten Zellen markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Inhalt löschen".

Jetzt können Sie drucken und dann auf die Schaltfläche Rückgängig klicken, und alles ist wieder normal.

Ich bin den Weg des "klaren Inhalts" gegangen und kann sagen, dass es an einem anstrengenden Tag nicht schwer ist, zu vergessen, etwas nur zum Zwecke des Druckens rückgängig zu machen.

Mein Prozess besteht seitdem darin, eine Registerkarte "Arbeiten" (Quelle) mit einer Nachricht "Berühren Sie nicht" an Kollegen, die in meiner Datei arbeiten, sowie eine Registerkarte "Drucken" (Ziel) zu haben, die direkt von der Registerkarte "Arbeiten" aus aufgerufen wird sich Sorgen machen müssen, sich zu räumen, sich zu verstecken oder sich daran zu erinnern, zurück zu legen.

Wenn ich die Quelle aktualisiere, erhält das Ziel alle Informationen, die es benötigt, und ich verliere keine Stunden an Arbeit, die ich besser hätte sichern sollen.

Sichern Sie auch Ihre Dateien, hehe.

Prost

Um zu verhindern, dass Zeilen oder Spalten gedruckt werden, können Sie sie in der Ansicht ausblenden :

1. Zeile (n) / Spalte (n) auswählen
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf
3. Wählen Sie im Kontextmenü "Ausblenden"

Der alternative Weg ist, eine Gruppe zu erstellen und sie dann zu reduzieren :

1. Zeile (n) / Spalte (n) auswählen
2. Wählen Sie Daten Registerkarte (in Band) -> Gruppentaste in Gliederungsgruppe

Jetzt können Sie Zeilen / Spalten zum Bearbeiten / Drucken schnell reduzieren / erweitern.

Schauen Sie sich auch das Video an, in dem mehrere Möglichkeiten zum Ausblenden von Zellen beschrieben werden (einschließlich der oben beschriebenen).

Unter Berücksichtigung des vorherigen Hinweises, dass weiße Schrift beim PDF-Druck sichtbar sein kann, verwende ich die folgende Technik:

Verwenden Sie eine Zelle außerhalb des Druckbereichs mit einem Eintrag "1" oder "0".

Ich beziehe mich dann auf dieses Feld in der bedingten Formatierung aller Zellen, die nicht gedruckt werden müssen.

Wenn A1=0dann Format auf weiße Schrift setzen.

Stellen Sie A1=1dann das Format auf Schwarz oder eine beliebige Farbe ein.

Die zweite Zeile ist möglicherweise nicht erforderlich, ermöglicht es Ihnen jedoch, Bereiche mit unterschiedlichen Nummern für einen Bereich oder einzelne Zellen für die Hintergründe, Rahmen und Schriftarten, die Sie auswählen, hervorzuheben, indem Sie einen Nummernbereich in Zelle A1 auswählen.