Wie kann ich wichtigen, nicht technischen Interessengruppen eine gute Präsentation bieten?

Ende des Monats muss ich einen Vortrag über ein Softwareprojekt halten, an dem ich selbst gearbeitet habe, um zu entscheiden, ob ich einen Vollzeitjob bei dem Unternehmen bekomme, für das ich auf Zeit angestellt bin zur Zeit. Ich werde dem Präsidenten unserer Abteilung und zwei Vizepräsidenten meinen Vortrag halten. Der Präsident hat weniger Programmierkenntnisse als die beiden anderen Vizepräsidenten und ist letztendlich die Person, die ich beeindrucken muss.

Was sind die wichtigsten Dinge, die ich in der Präsentation vermitteln muss? Mein Vorgesetzter hat mir bereits gesagt, dass ich Folgendes betonen soll:

1. Ich steuere dieses Projekt in die richtige Richtung und habe die volle Kontrolle über alles.
2. Ich schließe dieses Projekt termingerecht ab.

Auf welche anderen Dinge sollte ich mich bei meiner Präsentation konzentrieren, um so mietwürdig wie möglich zu erscheinen? Ich denke darüber nach, die Bemühungen hervorzuheben, die ich auf Designebene unternehme, um das Risiko und die Unsicherheit in der Software zu verringern (zwei Dinge, die ich mir für die höheren Unternehmen als sehr wichtig vorstelle).

Eine Sache, die mir besonders am Herzen liegt, ist das Finden der richtigen Balance zwischen technischen und nichttechnischen Details in der Präsentation. Wenn ich keine technischen Details anführe, weiß der Präsident unserer Abteilung nicht alles über die "under the hood" -Funktionen, die in der Software enthalten sind. Wenn ich jedoch zu technisch bin, geht er möglicherweise verloren und versteht es nicht wichtige Punkte in der Präsentation.

Irgendwelche Tipps wäre dankbar.

Kenne deine Zuhörer.

Sie haben bereits die erste Regel für das öffentliche Sprechen erobert - Sie haben das technische Fachwissen der Personen bewertet, mit denen Sie sprechen, und Ihre Präsentation sollte entsprechend angepasst werden. Mach dir keine Sorgen, deine Präsentation mit viel Techno-Garble und Leet-Speak auszulöschen.

Eine große Versuchung , wenn die großen Perücken zugewandt ist wirklich versuchen und WOW sie mit Ihrem beeindruckenden Wörterbuch von technischen Konzepten, Theorien und Anwendungen. Die Idee dahinter ist, natürlich, dass , wenn Sie ausreichend benebelt haben den Chef , dann natürlich müssen Sie für diesen Job qualifiziert sein!

Dies wird wahrscheinlich sogar kurzfristig funktionieren, wenn Sie die Vollzeitstelle bekommen, die Sie suchen. Der Präsident wird sich jedoch zweifellos von der Besprechung entfernen und denken: "Ich habe keine Ahnung, wovon dieser Typ gesprochen hat", und Sie können darauf wetten, dass dies der Eindruck sein wird, den er für den Rest Ihres Lebens von Ihnen hat .

Warum ist das so schlimm? In der Geschäftswelt suchen Geschäftsführer, Präsidenten usw. nach Menschen, mit denen sie kommunizieren können. Ja, es ist wichtig, hochqualifizierte, technisch fortgeschrittene Geeks in den Gräben zu haben, die C-Code debuggen können, der mit einer benutzerdefinierten seriellen Schnittstelle verbunden ist, aber raten Sie mal, was? Es ist ihnen egal. Sie kümmern sich nur darum, dass Sie die Kontrolle haben und dass sie Ihnen vertrauen können . Der sicherste Weg in die inneren Kreise (Beförderung, Geld, Ruhm, Beute) ist die effektive Kommunikation mit den Höheren.

Hier ist der Rat: Konzentrieren Sie sich auf Ihre bisherigen Leistungen im Unternehmen. Graben Sie nicht in die Muttern und Schrauben und die Verkabelung - ihre Augen werden glasig und Sie werden nur ein weiterer Programmierer für sie sein. Nehmen Sie sich Zeit, um über Dinge zu sprechen, die sie verstehen können, und lassen Sie Ihre Chefs mit der Zuversicht von sich gehen, zu sagen: "Ich vertraue darauf, dass dieser Mann die Arbeit erledigt."

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, ist, nicht zu viel zu verkaufen. Wenn Sie zu viele Informationen präsentieren, insbesondere wenn ein technisches Projekt nicht-technischen Mitarbeitern präsentiert wird, verlieren Sie schnell Ihr Publikum. Geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass jedes Thema, das Sie diskutieren, für das Gesamtbild von Bedeutung ist.

Was das "große Ganze" betrifft, versucht das nichttechnische Management im Allgemeinen, die technische Diskussion in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität zu übersetzen.

In diesem Sinne können Sie wichtige Entscheidungen erwähnen , die Sie im Rahmen des Projekts getroffen haben, und den Nutzen dieser Entscheidungen in Bezug auf Kosten, Zeit und / oder Qualität hervorheben. Versuchen Sie, 3-4 Schlüsselentscheidungen herauszusuchen und Ihre Diskussion über diese Entscheidungen kurz zu halten. Wenn sie weitere Informationen wünschen, werden sie fragen (seien Sie einfach bereit zu antworten!).

Ich würde auch sehr empfehlen , dass Sie Ihre Präsentation durch einen nicht-technischen Freund vor der Hand laufen, und ihre Meinung zu bekommen. Es ist sehr leicht zu glauben, dass Sie nicht technisch sind, obwohl Sie immer noch viel zu viel Jargon verwenden. Je weniger technisch Ihr Freund ist, desto besser. Versuchen Sie, jemanden zu finden, der einen Computer kaum einschalten kann, geschweige denn programmieren kann. Wenn sie dem Wesentlichen folgen können, was Sie sagen, sind Sie in guter Verfassung.

Ich habe festgestellt, dass die meisten technischen Leute (einschließlich ich) die Tendenz haben, zu technisch zu sein. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie überrascht sein werden, wie wenig technisches Material sie verfolgen können. Wenn Sie zum Beispiel erklären möchten, dass Sie Risiken und Unsicherheiten reduzieren, machen Sie deutlich, dass alle Projekte Risiken und Unsicherheiten aufweisen, nicht nur Ihre, da sie dies nicht kennen.

Wenn das Risiko und die Unsicherheit von nicht-technischen Problemen und dem Management ausgehen oder zumindest wissen, was Sie getan haben, dann schließen Sie dies auf jeden Fall mit ein.

Betonen Sie auch das Positive, da es Ihren Ton mindestens so stark beeinträchtigt wie alles, was Sie sagen. Verbringen Sie also nicht viel Zeit mit Risiken und Unsicherheiten. Wenn Sie dies später ansprechen müssen, um sich mit Dingen zu befassen, auf die Sie keinen Einfluss haben, möchten Sie möglicherweise das abdecken, was Sie von anderen Personen benötigen, um die Aufgabe termingerecht abzuschließen. Da es für die meisten Projekte durchaus möglich ist, dass andere Personen nicht rechtzeitig das tun, was sie brauchen, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie dafür verantwortlich gemacht werden.

Obwohl Fachleute die Schlüsselbedeutung von "under the hood" -Funktionen erkennen werden, werden dies nicht Fachleute tun. Sie können wahrscheinlich nicht mehr tun als zu sagen, dass dieses Projekt einige technische Probleme hat, mit denen Sie Zeit verbringen mussten, wie z.

Nun, die Beschreibung Ihres Projekts ist sehr vage, aber ich werde es versuchen.

Ich stelle mir vor, die von Ihnen erstellte Anwendung ist entweder ein Ersatz für eine andere Anwendung oder ein Tool zur Automatisierung eines Prozesses, der manuell ausgeführt wurde oder noch ausgeführt wird.
Führen Sie eine Fallanalyse für verschiedene Szenarien durch, indem Sie den Workflow vor und nach der Einführung Ihrer Software vergleichen. Dinge, die ich gerne sehen würde:

• Zeigen Sie, wie Sie gängige Szenarien optimiert haben
• Zeigen Sie Versionen an, die Fehler in der Benutzererfahrung aufwiesen und wie Sie diese verbessert haben. Zeigen Sie, wie Sie das Ihnen gegebene Feedback umgesetzt haben.
• Zeigen Sie einige Zahlen oder Tabellen an, in denen Zeit, Produktivität, Funktionen usw. vorher und nachher verglichen werden. Hier ist, was ich höre: "Durch die Verwendung von static noiseund haben more static noisewir die für die Ausführung von X benötigte Zeit um Y% verringert. "

Persönlich kümmert es mich nicht, was unter der Haube passiert, und Ihre Manager kümmern sich noch weniger (ich verbringe tatsächlich viel Zeit damit und genieße das, aber ich weiß, dass ich keinen Wert generiere, indem ich mit Dingen experimentiere, mit denen niemand zu tun hat werde jemals sehen). Ein Softwareprodukt (Komponente, Bibliothek, Framework oder Anwendung) muss verwendbar (robust, schnell, flexibel, vorhersehbar) und einigermaßen zukunftssicher sein.

Wenn ich Sie anheuere, möchte ich überzeugt sein, dass Sie diese Eigenschaften schätzen. Ich möchte, dass Sie mir erklären, mit welchen Mitteln Sie versuchen, sie zu erreichen, und warum Sie diese Mittel gewählt haben. Ich möchte sehen, dass Sie gute Werkzeuge verwenden. Zeigen Sie mir die Statistiken des Projects Trackers. Gib mir einen Überblick über die von dir verwendeten Entwicklungsmethoden, erkläre sie und ihre Vorteile kurz (für alles auf der Welt gibt es einen ausgefallenen Zwei-Liner, der sie überzeugend klingen lässt). Zeigen Sie mir, wie angenehm die Zusammenarbeit mit Ihnen sein wird, wie Sie auf meine sich ständig ändernden Bedürfnisse reagieren können und wie angenehm die Kommunikation mit Ihnen ist, denn Sie werfen mir nicht nur technische Details zu, sondern bieten natürlich Lösungen an auf technischer Ebene implementiert sind, aber dass Sie in der Lage sind, in Begriffen darzustellen, die ich verstehe und die für mich relevant sind.

Überlegen Sie sich, das Preso wie eine Zeitungsgeschichte zu strukturieren: Wichtige Dinge zuerst (planen Sie, spät anzufangen und früh abzubrechen) und erläutern Sie, wer, was, warum, wann, wo und wie. Ich mag die einseitigen Vorlagen von One Minute Manager, sie zwingen mich dazu, die Dinge in Ordnung zu bringen.

Präsentationsstil:

• Schreiben Sie es und üben Sie im Voraus. Mach ein Video von dir und sieh es dir am nächsten Morgen an. Übe noch einmal.
• Gehen Sie in Ihrem eigenen Tempo vor (manche Leute arbeiten besser, wenn sie pausieren und ihren Kaffee verwirbeln, aber können Sie sich einen langsamen Robin Williams vorstellen?), Aber integrieren Sie einige geplante Pausen und Anpassungen für wichtige Punkte. Timing ... es ist schwer, es braucht Übung.
• Mach keine PPT, steh da und lies. Bilden Sie keine PPT, die Sie dort stehen und lesen könnten , denn dann ist es genau das, was Sie tun werden. Verwenden Sie die PPT, um Grafiken anzuzeigen und nur das eine oder andere Schlüsselwort anzuzeigen. Sie wollen, dass sie sich auf Sie konzentrieren, nicht auf das Preso. Die 10/20/30 Kawasaki Empfehlung ist gut.
• Üben Sie im Voraus :), damit Sie ein paar freie Zyklen haben, um Augenkontakt herzustellen, auf Hinweise zu achten, an die Sie sich anpassen können, und damit Sie wissen, was Sie fallen lassen, wenn sie Sie vom Kurs abbringen.

Zu Inhalt:

• Decken Sie nach der Zusammenfassung der Zeitung die Anforderungen ab - und geben Sie einige zurückgestellte Anforderungen an (Dinge, die Sie gelernt haben, die aber nicht in den Rahmen der aktuellen Bemühungen passen) untersucht.
• Geben Sie die wichtigsten Geschäftsrisiken an - sie kümmern sich nicht um das Risiko, dass "RDF-Daten nicht gut abschneiden". Sie berücksichtigen auch das Risiko, dass die Skalierung von Datenmodellen nachbearbeitet werden muss, wenn wir immer komplexere Kundendaten erhalten Sie haben für jedes Risiko eine Antwort: Woher wissen sie, ob das Risikoereignis eintritt (was ist Ihre Messgröße) und was haben Sie bereits getan, was kann das Team dagegen tun, wenn es eintritt?
• Es kann sein, dass ein Risiko immer noch nicht genau definiert ist, nicht ausreichend gehandhabt wird oder katastrophal und unfixierbar ist, wenn es auftritt - sagen wir mal. Wie weit Sie in den Risikostapel vordringen, hängt vom Thema ab (medizinische? Spiele?). Dies ist also ein Bereich, in dem Ihre Einschätzung deutlich wird.

Subtext: Sie haben selbst gearbeitet und das ist für das Management immer etwas beängstigend. Geben Sie also an, wie Sie andere über den Fortschritt informiert haben, wie Sie die angegebenen und die tatsächlichen Anforderungen erlernt haben. Das Management ist der Ansicht, dass der technische Teil mühsam ist und clevere Leute braucht, aber letztendlich immer machbar ist. Unternehmen sind aufgrund ihrer technischen Fähigkeiten selten erfolgreich oder scheitern versuche ihnen Technologien beizubringen. Beeindrucken Sie sie vielmehr damit, wie gut Sie ein Problem untersuchen und umreißen, eine Diskussion anstoßen und Ihre Fortschritte mitteilen.

Für die Ausrichtung und Aktualität Ihres Fortschritts ist für die beiden Hauptanliegen nichts Technisches erforderlich. Holen Sie sich Feedback von anderen Beteiligten. Sie möchten während der Präsentation keine überraschenden Fragen oder Bedenken haben.

Konzentrieren Sie sich auf die Richtung des Projekts. Möglicherweise benötigen sie eine Auffrischung, um was es geht, oder sie waren an keiner der Planungen beteiligt. Gibt Beispiele, wie Sie dies erfüllen.

Präsentieren Sie Meilensteine ​​des Projekts und Ihre Leistung. Erwähnen Sie alle Spezifikationsänderungen, die die Zeitachse verändert haben könnten.

Vermeiden Sie es nicht, Probleme im Projekt zu erwähnen. Der Schlüssel ist, wie Sie sie überwinden konnten. Dies sollte ihnen einen Einblick in Ihre Fähigkeit geben, zukünftige Herausforderungen zu meistern.

Sprich langsam. Ruhig sein. Vergiss nicht zu atmen.

Während Sie die getroffenen Entscheidungen, verwendeten Technologien und überwundenen Probleme hervorheben können, konzentriert sich das obere Management in der Regel auf das Endergebnis:

• Die Implementierung dieses Projekts auf diese Weise hilft uns dabei, schneller, besser und zu geringeren Kosten Geschäfte zu machen ...
• Die geschätzten Kosten für dieses Projekt sind X, die kurzfristigen Einsparungen sind Y und die langfristigen Einsparungen sind Z. (Sie können davonkommen, wenn X größer als Y ist, aber es ist besser, wenn es kleiner als Z ist.)

Einige der besten Punkte sind, wenn Sie während der Arbeit an dem Projekt Möglichkeiten gefunden haben, die die Einsparungen oder die Leistung im Vergleich zum ursprünglichen Projektdesign steigern. Wir können hoffen / annehmen, dass das Projekt nicht gestartet wird, wenn das Management nicht glaubt, dass es Geld verdienen / sparen wird ... wenn Sie das Endergebnis steigern, ist das sogar noch besser.

Diese Art von Metriken ist wichtig, da sie sich vor allem mit den Kosten für die Beibehaltung Ihrer Position befassen und sich fragen, ob der Vorteil davon darin besteht, die Gewinnspanne zu erhöhen oder zu verringern.

Die 10/20/30 PowerPoint-Regel von Guy Kawasaki ist mein Vorschlag, wenn Sie PowerPoint in Ihrer Präsentation verwenden, da die von ihm beschriebenen Prinzipien bei nur 10 Folien, 20 Minuten usw. ziemlich gut sind.

Einige Dinge, die Sie möglicherweise auch berücksichtigen:

Unterhalte sie. Sei kein Clown, aber ein bisschen Leidenschaft oder Humor werden sie dazu bringen, mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

Verlangsamen Sie Ihre Rede und fügen Sie Pausen für die Betonung hinzu.

Machen Sie Augenkontakt mit allen im Raum, nicht nur mit dem Entscheidungsträger oder Chef, da auch andere Einfluss auf den Chef haben können ...

Versuchen Sie, ein paar Geschichten zu erzählen . Erzählen Sie ihnen von lustigen Dingen, die Ihnen während des Projekts passiert sind, oder sogar von den schlechten. Lassen Sie sie die Stimmung mit Ihnen leben.

Fassen Sie zusammen, fassen Sie zusammen , fassen Sie zusammen ... Halten Sie sie immer auf dem Laufenden ...

Ein guter Tipp: Betonen Sie die technischen Probleme, mit denen sie sich befassen können . Geben Sie ihnen das Gefühl, dass sie auch den technischen Teil verstehen. Es gibt ihnen ein gutes Gefühl.

Verwenden Sie Aussagen wie Das ist eine gute Frage, so viel Sie können ...

Sie schrieben,

"Eine Sache, die mir besonders am Herzen liegt, ist die richtige Balance zwischen technischen und nichttechnischen Details in der Präsentation."

Garr Reynolds ist einer der führenden Experten für Präsentationskunst. In einem seiner Blogbeiträge aus dem Jahr 2005 (immer noch aktuell) vergleicht er die Präsentationsstile von Steve Jobs und Bill Gates. Auch wenn Sie den aufschlussreichen Artikel nicht lesen, können Sie in den Screenshots, in denen Bills Diashow und Steves Diashow verglichen werden, einen Hinweis darauf finden, welche Präsentation überzeugender ist und welche das Publikum eher zum Einschlafen bringt (Hinweis: die mit alle Stichpunkte und übertriebenes Styling).

http://presentationzen.blogs.com/presentationzen/2005/11/the_zen_estheti.html

Seit 2005 hat Bill seinen Präsentationsstil verbessert und Garr berichtet über Bills Verbesserungen in einem Blogbeitrag aus dem Jahr 2010.

http://www.presentationzen.com/presentationzen/2010/08/the-naked-transformation-of-bill-gates-the-presenter.html