Effektive Methoden zur Bewältigung von Arbeitsaufgaben? (Dokumentieren / Erinnern / Priorisieren) [geschlossen]

Ich suche nach Vorschlägen für effektive Methoden, mit denen ich Aufgaben bei der Arbeit dokumentieren, merken und priorisieren kann. Viele dieser Aufgaben gehören zu einem Hauptprojekt, sie existieren jedoch auch für unabhängige Initiativen. Die Aufgaben selbst erstrecken sich von der Entwicklung über die Dokumentation bis hin zu Diskussionen mit unterschiedlichen Prioritäten und Fristen von sofort bis in wenigen Monaten.

In der Vergangenheit habe ich einen Notizblock verwendet, um diese Aufgaben zu protokollieren. Ein Stern neben einem Element weist darauf hin, dass die Aufgabe erledigt werden muss, und ein Häkchen, wenn sie erledigt ist. Wenn ich jedoch mehr Verantwortung und mehr Dinge zu erledigen habe:

• es wird schwieriger sicherzustellen, dass ich alles getan habe (da einige Dinge 5 Seiten zurück verloren gehen)
• es wird schwieriger, sich zu merken, was als nächstes zu tun ist
• es wird schwieriger, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verfolgen

Hat jemand Methoden gefunden, die die Verwaltung ihrer Aufgaben erleichtern? Ich habe überlegt, einige Metadaten hinzuzufügen, um zu verfolgen, was am wichtigsten ist und welche Abhängigkeiten bestehen, oder möglicherweise auf eine App umzusteigen, die dies automatisieren könnte (falls es eine solche gibt). Etwas, das überall zugänglich ist, wäre definitiv ein Plus.

Für die Papierlösung

Normalerweise erhalte ich ein ungefüttertes Skizzenbuch mit perforierten Seiten, wie sie bei Barnes & Noble erhältlich sind, mit einem angehängten Band zur Kennzeichnung der Seite.

Hinweis: Ich würde einen Link teilen, aber ich konnte sie nicht in ihrem Online-Shop finden. Was ich spreche, sind die 8 1/2 "X 11" Hardcover-Bücher

Ich bevorzuge Papier für die tägliche Arbeit, da ich in der Regel viele Diagramme zeichne, um meine Ideen zu beschreiben (was mit normalen TODO-Softwarelisten nur schwer möglich ist), und es manchmal nützlich ist, Dinge in das Buch aufnehmen zu können.

Für jeden Zyklus (einen Tag / eine Woche oder ein anderes bevorzugtes Zeitintervall) reserviere ich ein paar Seiten für einzeilige Aufgaben. Nachfolgende Seiten enthalten detaillierte Informationen. Wenn ich mit der Arbeit fertig bin, streiche ich die Aufgaben auf dem Index durch und reiße Seiten heraus, die nicht mehr relevant sind (deshalb sind die perforierten Seiten notwendig). Mit dem Menüband markieren Sie die zu erledigende Seite, sodass Sie das Buch schnell an der Stelle öffnen können, an der Sie aufgehört haben (normalerweise schneide ich auch einen Stift auf die Seite, zu der ich gerade Notizen hinzufüge, wenn ich das Buch schließe).

Wenn ich die Aufgaben erledige, kreuze ich sie durch und reiße die zugehörigen Seiten heraus.

Hinweis: Es erfordert etwas Übung, sich daran zu gewöhnen, Aufgaben anhand von Seitengrenzen zu isolieren, aber im Kopf werden Sie angewöhnt, Aufgaben an einer endlichen Grenze zu trennen. Es ist wichtig, diese Fähigkeit zu entwickeln, denn wenn Sie sich nicht auf eine Sache gleichzeitig konzentrieren können, verschwendet Ihr Gehirn viel Zeit, um unnötig den Kontext zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln.

Wenn der nächste Zyklus beginnt, erstelle ich eine neue Aufgabe. Ich werde noch einmal kurz auf die vorherigen Aufgaben eingehen und erneut prüfen, ob die unfertigen Gegenstände noch relevant sind. Wenn ja, kopiere ich sie in die neue Aufgabe. Wenn nicht, finde ich die zugehörigen Seiten und reiße sie heraus (um sie entweder in den Papierkorb zu werfen oder für später in einem anderen Buch zu speichern).

Die Idee hier ist, alles zu entfernen, was Sie jetzt (im aktuellen Zyklus) nicht wissen müssen. Halten Sie die Aufgabe kurz und einfach (einzeilig), aber verzichten Sie nicht auf die Fähigkeit, detailliertere Notizen zu führen.

Das Interessante ist, wenn Sie ein oder zwei Wochen warten, um einen Blick auf die Gegenstände zu werfen, die Sie später aus dem Buch gezogen haben. Sie werden oft feststellen, dass sie nicht mehr relevant sind (und für den Papierkorb bereit sind).

Wenn Sie den Stapel nicht regelmäßig zurechtschneiden, baut er sich mit der Zeit auf, bis er überwältigend wird. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie unter dem sogenannten " Shlemiel the Painter " -Syndrom leiden, bei dem Sie so viel Zeit damit verbringen, verbleibende Aufgaben durchzuarbeiten, dass Sie nie wirklich zu den wichtigen / dringenden Dingen gelangen.

Wie für die gleichzeitige Verwaltung verschiedener Projekte ... Verwenden Sie ein Buch für jedes Projekt.

Stellen Sie sich Ihr Gehirn wie einen Computer vor. Wenn das Wechseln von Aufgaben wie das Wechseln des Kontexts (nicht sehr teuer, aber ablenkend für die Arbeit) wäre, wäre das Wechseln von Projekten wie das Ausführen eines vollständigen Cache-Wechsels (teuer, weil Sie alle Informationen, die Sie gerade verwenden, entladen und alle Informationen in Bezug auf das laden müssen anderes Projekt.

Ich verwalte meine Listen mit Toodledo . Sie können es auch mit Ihrem Telefon synchronisieren. Es ist online, sodass Sie von jedem Ort, an dem Sie ein Smartphone oder das Internet haben, darauf zugreifen können.

Für den Prozess empfehle ich das Buch "Getting Things Done" von David Allen zu lesen . Es wird Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben effektiv und effizient zu verwalten.

Ich wechsle zwischen einem Block Papier, auf dem ich Dinge notiere , und tasque, wenn ich Ubuntu benutze. Mir gefällt, dass Sie Priorität zuweisen, der Aufgabe so viele Notizen hinzufügen, wie Sie möchten, und die erledigten Aufgaben ausblenden können.

Vor langer Zeit las ich über das Teilen von Aufgaben in 4 Kategorien entlang zwei Achsen: so haben Sie wichtig / nicht wichtig; dringend / nicht dringend.

1. Wichtig, dringend.
2. Wichtig, nicht dringend.
3. Nicht wichtig, dringend.
4. Nicht wichtig, nicht dringend.

Verbringen Sie die meiste Zeit mit 1 und 2 Aktivitäten und der Rest kümmert sich um sich selbst.

Für die elektronische Lösung

Ich benutze gerne das Freemind Mindmapping Tool (kostenlos Open Source)

Es ist einfach und intuitiv zu bedienen, das heißt, ich kann Monate ohne es zu benutzen vergehen und mich trotzdem an die Tastaturkürzel erinnern:

• Einfügen - Zelle hinzufügen
• Löschen - Zelle entfernen
• Leertaste - Zelle ein- / ausblenden
• Strg + B - fett
• Strg + X - Zelle ausschneiden
• Strg + V - Zelle einfügen
• Strg + C - Zelle kopieren
• Strg + K - Link hinzufügen
• F1-F8, Shift + F1-F8, Strg + F1-F8 - Ändert die Farbe des Zellentextes (ich habe ein paar Favoriten gespeichert).

Für die erste Schicht von Zellen mache ich sie farbcodierte Wolken (Strg-Shift-B, dann ändern Sie die Wolkenfarbe mit Rechtsklick + Format + "Wolkenfarbe") für die einfache Identifizierung. Jede Wolke ist eine Hauptkategorie. Ex, ich werde eine für persönliche Zwecke, eine für jedes größere Projekt, eine für die Schule usw. haben.

Innerhalb jeder Wolke hat die erste Zellebene Priorität:

• Jetzt (kritische Aufgaben)
• Morgen (kritische Aufgabe, die nicht sofort gelöst werden muss)
• Zukunft (unkritische Aufgaben)
• Konzept (gute Ideen, die ich gelegentlich in den Pausen schmoren kann)
• Zurückgestellt (Aufgaben, die auf unbestimmte Zeit zurückgestellt werden, sofern ich nichts anderes zu tun habe)

Hinweis: Wie Sie vielleicht vermuten, sind die zurückgestellten Aufgaben auf lange Sicht oft irrelevant und werden möglicherweise insgesamt gekürzt.

Ich bevorzuge eine Mind Map aus drei Gründen, ich kann mich mit der Tastatur sehr schnell in der Hierarchie bewegen, ich kann alles zusammenfassen, was ich gerade nicht sehen muss, und es ist wirklich einfach, Dinge von einer Kategorie in eine andere zu verschieben (einfaches Kopieren / Einfügen).

Was auch immer Sie tun, verwenden Sie kein Programm, das Popup-Benachrichtigungen verwendet. Andernfalls leiden Sie unter dem, was ich "Twitterbrain" nenne, wo Sie sich so darauf einstellen, ständig unterbrochen zu werden, dass Sie unbewusst anfangen, es zu antizipieren (was Sie davon abhält, wirklich in Ihren regulären "Fluss" zu gelangen). wenn Sie tun , ein Intervall Verwendung Benachrichtigungen eingestellt erwarten Sie , dass nicht unterbricht die Arbeit (wie jeden Tag zum Mittagessen).

Ich sehe so viele Blogger und (so genannte) Journalisten, die sich darüber beschweren, dass das Internet für ihr Aufmerksamkeitsdefizit verantwortlich ist. weil sie sich nicht länger als 10 Minuten hinsetzen können, um ein Buch zu lesen. Was sie nicht berücksichtigen, ist, dass sie elektronische Geräte mit sich herumtragen, die eine unangekündigte Fähigkeit haben, sie 24/7/365 mit willkürlichen Ansagen zu unterbrechen.

Windows funktioniert auch mit Fenstern, die den Fokus stehlen (z. B. Benachrichtigungen über Virenupdates). Ich hatte keine Ahnung, wie sehr mich das störte, bis ich anfing, Linux Mint als mein primäres Betriebssystem zu verwenden (das strengen Richtlinien für Benutzeroberflächen folgt, die dies nicht zulassen). Fokus zu stehlen ist grausam, es ist, als hätte man einen Büroangestellten, der dir alle 15 Minuten auf die Schulter klopft, um dir den neuesten Chuck Norris-Witz zu erzählen.

/schimpfen

Hinweis: Ich verwende immer noch Windows für die Entwicklung, aber nur eine minimale Installation ohne Virenscanner / Firewall (ich blockiere schlechte Inhalte am Router und vermeide verdächtige Seiten), um die Anzahl der Programme zu verringern, die den Fokus stehlen möchten.

Aktualisieren:

Ich habe mir tasque nur angesehen, weil ich es noch nie zuvor verwendet habe und die Priorisierungsklassen überraschend ähnlich denen sind, die ich verwendet habe (Hinweis: Ich habe auch noch nie eine ToDo-Listen-App mit Priorisierung verwendet). Es stellte sich heraus, dass ich doch nicht sehr schlau / originell bin :). Ich habe nie wirklich festgestellt, dass die willkürlichen Klassen mit hoher, mittlerer und niedriger Priorität gut funktionieren, weil sie nicht an einen realen Wert gebunden sind. Geistig gesehen kann die Prioritätsklasse "Hoch" ziemlich leicht von "Heute" zu "Diese Woche" übergehen. Meine Prioritäten tendieren dazu, sich zu verschieben, wenn ich anfange zu zögern. Mit realistischen Werten wird die Zeitachse in Stein gemeißelt. Relativitätstheorie sei verdammt.

Ich nutze gerne Google Calender ... aber wenn Sie vertrauliche Informationen haben, würde ich diese nicht dort posten. Solange Sie es regelmäßig ansehen, kann es sehr hilfreich sein. Zusammen mit dem Kalenderteil können Sie Aufgaben auflisten, die Sie erledigen müssen, und ich stelle mir vor, Sie könnten dort eine ziemlich gute Priorisierung vornehmen, obwohl ich diesen Teil nicht für mehr als ein paar Aufgaben gleichzeitig verwendet habe ...

Die meisten Entwickler sind die meiste Zeit an ihrem Schreibtisch / Computer / Laptop, daher sollte jede App funktionieren, die es einfach macht, die tatsächlich eingegebenen Notizen mit einem Erinnerungssystem (Popup, Textnachricht) abzurufen. Wenn Sie ein mobiler Verkäufer waren oder nicht programmierbare Aufgaben (Milch abholen) überprüfen müssen, ist möglicherweise etwas für ein Smartphone besser. Links zu Dokumenten und Dateiordnern helfen bei der Dokumentation von Peripherieprojekten.

Man muss es benutzen und sich darauf verlassen. Bei der Arbeit benutze ich Outlook. Wenn mich jemand im Kaffeeraum erwischt und ein Anliegen hat, bitte ich ihn, mir entweder eine E-Mail oder eine Aufgabe zu senden (hängt davon ab, wo er in der Firma steht).

Ich habe Probleme mit Besprechungen, weil in einem Konferenzraum nie ein Computer verfügbar ist. Dann bringen Sie einen Block Papier und geben Sie alle Notizen ein und machen Sie Erinnerungen, wenn ich zum Computer zurückkomme. Zum Glück kann ich Wochen ohne ein Treffen gehen.

Ich schwöre bei Emacs ' Org-Modus . Es war ein absoluter Lebensretter für die Verwaltung aller meiner Arbeitsaufgaben und -informationen. Natürlich muss man sich schon in Emacs eingekauft haben.

Ich habe verschiedene Methoden angewendet, manchmal mehrere (duplizierte): spezielle elektronische Kalender und Aufgabenlisten, Notizblöcke, Whiteboards, Haftnotizen und wahrscheinlich mehr. Sie hatten jeweils bestimmte Vorteile und Fallstricke. Ich habe kürzlich persönliches Kanban wiederentdeckt, und es scheint, dass es ein gutes Potenzial hat, indem es einige der besten Aspekte mehrerer Methoden miteinander verbindet.

Im Wesentlichen verwendet persönliches Kanban:

• ein Whiteboard als Oberfläche, die Sie als Organisator behandeln. Die Organisation der Oberfläche ähnelt der Backlog- / Sprint-Projektmethode, ist jedoch auf persönlicher Ebene mit persönlichen Aufgaben verknüpft.
• Malerband oder Markierungslinien, die die Oberfläche in drei Spalten unterteilen (ein Stapel Aufgaben auf der linken Seite; die Liste der aktiven Aufgaben in der Mitte, die berücksichtigt, was Sie nach vernünftigem Ermessen versuchen und möglicherweise am Tag erledigen möchten; die Liste der erledigten Aufgaben auf der rechten Seite) ).
• Haftnotizen, vorzugsweise in verschiedenen Farben, um die Art der Aufgabe anzuzeigen. Verwenden Sie eine Farbe für persönliche Aufgaben, eine andere für technische Projektaufgaben, eine für nicht projektbezogene Aktivitäten wie Teilbesprechungen oder Überprüfungen, möglicherweise eine Farbe für Kundenbesprechungen. Das Markieren jeder Haftnotiz derselben Papierfarbe mit einem farbigen Markierungsstreifen oder Rand oder einem beliebigen Schema ist jedoch möglicherweise genauso effektiv wie Papier mit einer anderen Farbe.

Es gibt zahlreiche Blog-Posts und Videos / Webcasts, die die allgemeine Motivation und die Mechanik in den Interwebs viel besser erklären, wenn Sie etwas Ausführlicheres wünschen. Ich mag es, weil es etwas Physisches bietet, einfach zu bedienen ist, jeder, der in Ihre Umgebung kommt, ein Gefühl dafür bekommt, wie beschäftigt Sie sind oder worauf Sie sich für den Tag konzentrieren, und Sie können jede Aufgabe so viel oder so viel erfassen und weiterentwickeln so wenig wie nötig.

Schauen Sie sich ToDoList auf Codeproject an. Es hat viele nette Features, es ist kostenlos und wird noch aktiv weiterentwickelt.

Ich habe eine JIRA- Instanz in meinem eigenen VPN eingerichtet (grundlegendes linode.com-Konto), Atlassian verkauft sie für 10 $ für Start-ups (oder Sie können einen beliebigen Bugtracker verwenden). Dies ist kein Mindmapping-Tool, daher verwende ich Tags, um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erhalten. Außerdem können benutzerdefinierte Aufgabentypen erstellt werden, die über die grundlegenden hinausgehen (Fehler / Funktion). Sie können Prioritäten und Fälligkeitstermine festlegen und einige Metadaten hinzufügen (z. B. Fotos von Dokumenten, die korrigiert werden müssen).

Ich frage mich also, warum ich keinen Bugtracker verwenden soll.