Wie kann ich meine E-Mail-Kommunikation verbessern?

Umschreibung einer E-Mail, die ich an einen Kollegen gesendet habe

Ich habe ein Problem mit System A festgestellt. Ich habe festgestellt, dass es nicht von X verursacht wird. Ich vermute, dass es von Y verursacht wird. (Da Sie für Y verantwortlich sind) Können Sie es sich bitte ansehen?

(Der Teil in Klammern war nicht in meiner E-Mail enthalten, da dieser Kollege genau weiß, dass er für Y verantwortlich ist. Es sollte klar sein, dass ich ihm deshalb die E-Mail gesendet habe.)

Einen halben Tag später treffe ich den Kollegen und frage: "Haben Sie sich das Problem mit System A schon angeschaut?" und er antwortet: "Oh, ja, ich habe Ihre E-Mail erhalten, dass System A kaputt ist, aber ich nahm an, dass es wahrscheinlich von X verursacht wurde, also habe ich darauf gewartet, dass Sie das überprüfen."

Offensichtlich wurde meine Nachricht nicht kommuniziert. Dies ist ein allzu häufiges Ergebnis von E-Mails, die ich versende, und es ist sehr entmutigend ... Ich weiß jedoch nicht, wie ich meine E-Mails klarer gestalten kann. Sie sind immer so kurz, klar und auf den Punkt gebracht, wie ich sie machen kann. Irgendwelche Vorschläge? Vielleicht hat das E-Mail-Medium etwas inhärentes, das für diese Art der Kommunikation einfach nicht effektiv ist?

Sie können versuchen, die Reihenfolge zu ändern, damit Sie ihnen zu Beginn der E-Mail mitteilen, was Sie möchten.

Ich habe ein Problem mit System A festgestellt, auf das ich Sie gerne aufmerksam machen möchte. Ich habe mir X schon angeschaut und festgestellt, dass das nicht die Ursache ist. Es könnte von Y verursacht werden, weshalb ich Ihre Hilfe brauche. Diese Ausgabe hindert So & So daran, ihre Arbeit zu verrichten. Wenn Sie sich also Y von Anfang an ansehen könnten, wäre ich sehr dankbar dafür.

Vielen Dank!

Sie könnten so etwas versuchen.

Auch die Betreffzeile ist manchmal noch wichtiger als der Körper. Für diese E-Mail würde ich den Betreff sagen lassen:

Betreff: Wenn Sie ein Problem mit System A haben, überprüfen Sie bitte Y

Es sollte keine E-Mail sein.

Es sollte in Ihr Tracking-System gehen:

• Der Falleintrag ist die Störungsmeldung.
• Anfänglich Ihnen zugewiesen und mit der ersten Antwort darauf, dass es sich nicht um eine Konsequenz von X handelt, weil Sie dies überprüft haben (mit zusätzlichen Informationen, die diese Schlussfolgerung stützen).
• Es wird dann Ihrem Kollegen mit dem Hinweis zugewiesen, dass Sie den Verdacht haben, dass es sich um Y handelt

An dieser Stelle sollte es ziemlich klar sein, dass es sein Problem ist ...

Bearbeiten:

Tatsächlich ist dies in mancher Hinsicht eine schlechte Antwort auf die Frage, weil dies nicht der Fall ist - aber der Punkt, den es macht, ist gültig, dh das Senden einer E-Mail ohne (um die Verkaufsbedingung zu zitieren) einen bestimmten "Aufruf zum Handeln", dh etwas das macht klar, dass es nun das Problem der Empfänger ist, mit dem es zu tun hat.

Im Falle einer E-Mail könnten Sie mit etwas beginnen, das in etwa so aussieht wie "Sehen Sie sich das folgende Problem an ...". Es ist jedoch besser, es explizit als Aufgabe über dem Nachrichtentext zu kennzeichnen

Nimm das nicht persönlich, ich bin auch schuld.

Dies ist, was ich über die E-Mail-Nutzung hasse. Dies sollte als Aufgabe / Todo gesendet werden, je nachdem, wie Ihr E-Mail-System es aufruft. Mit einem Fälligkeitsdatum. Vielleicht gibt es ein unternehmenskulturelles Problem mit dem Senden einer Aufgabe, weil es nicht so aussieht, als würde man nett fragen, sondern eher als würde man einen Auftrag erteilen. Dies sollte nicht der Fall sein, da der Empfänger die Anfrage ablehnen kann (was in Ihrem Fall ein Plus gewesen wäre.) Und einen anderen Zeitpunkt festlegen kann.

Besprechungsanfragen sind Kalendereinträge. Dies ist besonders schmerzhaft, wenn jemand fragt, ob Sie eine Besprechung haben können und er keine Zeitspanne angibt. Wenn er Zugriff auf den Mai-Kalender hat, ist dies ein Kick in den Magen.

Nach 3-4 Hin- und Herbewegungen einer Sentance-E-Mail ist es Zeit, den Hörer abzunehmen oder zumindest einen Chat zu führen. Das gilt auch für die 47-Absätze-Erklärung von etwas, das ich nicht unbedingt im Text archiviert haben muss.

Apropos Archivierung. Warum erhalte ich E-Mails zu einem Kunden, die nur in "meinem" Posteingang eingehen? Wenn ich das Unternehmen verlasse, möchte dies möglicherweise jemand, der meinen Posteingang nicht erhält. Ich könnte es an die Person weiterleiten, die mein Konto übernehmen kann, wenn ich weg bin. Jetzt muss ich die E-Mail in ein Dokumentensystem kopieren oder wie jeder andere auch sein und in 50 Ordnern kann ich für jeden Client einen E-Mail senden und in diesen ziehen. Und wenn ich weg bin, kann ein armer Trottel all diese Ordner durchsuchen und weiterhin den an meine alte E-Mail-Adresse gesendeten Spam erhalten (ehrlich gesagt, ich bin nicht auf diese Porno-Site gegangen.).

Wenn eine E-Mail von BigBoss@OurMostImportantClient.com an einen zentralen Speicherort gesendet werden muss, kann sie jeder abrufen, der sie jetzt oder in Zukunft erhalten möchte. Wenn es direkt zu MyBigBoss geht, dann vielleicht auch nicht. Es sollte jedoch die Möglichkeit haben, wichtige Kunden- und Geschäftspartner-E-Mails weiterzuleiten.

Wikis und SharePoint sowie die vertikalen Marktanwendungen, die das Kontaktmanagement beinhalten, sind nett, aber sie können keine E-Mails verarbeiten. Jemand muss dieses Durcheinander aufräumen, bis wir es los sind.

Entschuldigung, die Antwort auf Ihre Frage ist irgendwo drin. Genau wie unser E-Mail-System.

Es muss einen besseren Weg geben und es ist verdammt noch mal sicher, dass es kein Twitter gibt.

• Halten Sie Ihre Nachricht kurz und prägnant.
• Bevorzugen Sie Listen mit Aufzählungszeichen gegenüber Prosa im Absatzstil.
• Kennen Sie Ihre Empfänger (dh vermeiden Sie Fachjargon, wenn Sie mit Nichtprogrammierern sprechen).
• Verwenden Sie E-Mails sparsam.
  • Wenn Sie übermäßig kommunizieren, werden Sie von den Leuten ausgeschaltet.

Wie andere bereits gesagt haben, ist es wahrscheinlich die bessere Lösung, Ihr spezielles Beispiel über den von Ihnen gewählten Bug-Tracking-Mechanismus zu verwalten. Dennoch verdient Ihre umfassendere Frage zur E-Mail-Kommunikation eine nähere Betrachtung.

• Angesichts der Tatsache, dass Ihre E-Mails so klar sind, wie Sie es behaupten (und ich habe keinen Grund, dies aufgrund Ihrer sehr klar formulierten Frage hier zu bezweifeln)
• Und da die Leute den Empfang und das Lesen der besagten E-Mails bestätigen
• Und da dies kein Einzelfall oder eine seltene Erscheinung ist
• Dann bezweifle ich, dass das Problem die Klarheit Ihrer E-Mails ist.

Sie scheinen das auch zu ahnen, wenn Sie fragen: "Vielleicht steckt etwas in dem Medium E-Mail, das für diese Art der Kommunikation nicht effektiv ist?" Aber ich bezweifle, dass Sie in einem anderen Medium Erfolg haben werden. Ich vermute, dass die Ursache Ihrer Frustration eher in Ihrer Beziehung zu Ihrem Team liegt.

Mir scheint, die Leute in Ihrem Team nehmen Sie nicht ernst und das ist ein größeres Problem, als mit einem Wechsel des Mediums oder des Kommunikationsstils angegangen werden kann. Wenn Sie möchten, dass Ihre Kommunikation ernst genommen wird, müssen Sie die Gründe herausfinden, warum Sie nicht ernst genommen werden, und sie beheben. Es gibt viele mögliche Faktoren, die den Grund für diesen Mangel an Respekt darstellen können (Sie sind neu oder jung, kulturell anders oder unbewiesen oder haben sich in der Vergangenheit geirrt), und jeder einzelne weist auf einen anderen Ansatz hin zur Sanierung. Und verschiedene Teams reagieren unterschiedlich auf unterschiedliche Persönlichkeitstypen. Ohne weitere Einzelheiten zu kennen, zögere ich daher, Ratschläge zu geben, wie ich von hier aus vorankommen kann.

Wenn dies ein Gefängnisfilm wäre, würde ich vorschlagen, dass Sie den größten Mann im Team finden und ihn überspringen. Den Respekt eines Teams von Programmierern zu erlangen, kann schwieriger sein (obwohl im Allgemeinen die Wahrscheinlichkeit geringer ist, im Krankenhaus zu landen).