Welche Methoden stehen zur Verfügung, um Kollegen die Vorteile einer Datenbank- und Anwendungslösung gegenüber Excel aufzuzeigen?

Ich arbeite in einer Firma, in der es überall Excel-Tabellen gibt. Da meine Kollegen keine Programmierer sind, sind sie sich sicher, dass es keine bessere / einfachere / produktivere Möglichkeit für die Verwaltung ihrer Daten gibt. Natürlich befürworte ich eine Art von Anwendung, die die Funktionen nutzt, die Sie in relationalen Datenbanken und interaktiven Frontends finden, und die auf die Anforderungen der verschiedenen Workflows zugeschnitten sind, die derzeit auf unterschiedliche Tabellenkalkulationen verteilt sind.

Das Problem, das ich habe, ist, dass ich versucht habe, die Vorzüge solcher Systeme verschiedenen Parteien zu erklären, aber wenn ich sie nicht von Grund auf neu schreibe, kann ich sie nur schwer überzeugen oder sie einfach nur dem grüneren Gras aussetzen. Die Leute verstehen Excel im Allgemeinen (auch wenn sie keine Power-User sind), werden aber möglicherweise unscharf, wenn das Wort "Datenbank" auftaucht oder Sie anfangen, über "Code" zu sprechen.

Kann jemand eine Methode vorschlagen, die nachweist, wie ein Workflow durch den Wechsel von Tabellenkalkulationen zu einer tatsächlichen Anwendung verbessert wurde?

Wenn Menschen Daten verwalten, gibt es drei grundverschiedene Möglichkeiten, wie sie einen Mehrwert schaffen können:

1. Computing
2. Ein- und Auslagerung
3. Weiterleiten und Freigeben.

Für das Rechnen auf der Ebene der einfachen Arithmetik ist Excel nicht zu übertreffen. Selbst wenn Sie ein erfahrener Programmierer sind, können Sie in einem Bruchteil der Zeit, die Sie zum Schreiben und Debuggen eines Computerprogramms benötigen, eine Tabelle erstellen. Sie können sogar Daten in Tabellen gruppieren und Suchfunktionen verwenden, um einige der Vorteile zu erzielen, die Sie mit Abfragen erzielen. Die Pivot-Tabelle und die Grafikfunktionen vereinfachen und vereinfachen das Zusammenfassen von Daten.

Zum Speichern und Abrufen auf Datei- / Dokumentebene ist Excel etwa so nützlich wie MS Word oder MS Access. Beim Abrufen auf der Ebene von SQL-Abfragen arbeitet MS Access viel besser als Excel, obwohl Access stark eingeschränkt ist, wie Sie wissen, wenn Sie Access jemals mit einem DBMS industrieller Stärke verglichen haben.

Für den Datenaustausch ist Excel äußerst primitiv. Die meisten Geschäfte, die Excel durch Ansteckung einführen, haben an diesem Punkt Probleme. Ihre Frage deutet darauf hin, dass dies in Ihrem Geschäft der Fall ist.

Es gibt verschiedene Probleme beim Einführen von Datenbanken an einem Ort, der nicht für Datenbanken bereit ist. Einer ist politisch. Die Leute, die ihre Tabellenkalkulationen analysieren, erkennen möglicherweise das systemweite Problem, sind jedoch äußerst zufrieden mit der Kontrolle, die sie über ihre eigenen kleinen Daten haben. Sie können Widerstand erwarten, wenn Sie versuchen, die dezentrale Lösung, die Sie jetzt haben, durch eine zentrale Verwaltung und Kontrolle zu ersetzen. Ein Teil dieses Widerstands ist gerechtfertigt.

Ein weiterer Grund sind die Kosten für Datenbanken. Wie bereits in einer anderen Antwort ausgeführt, können die Nachteile der Datenbank die Vorteile überwiegen.

Ein weiterer Grund ist die Glaubwürdigkeit von Datenbanken. Menschen, die Daten in Datenbanken ablegen, tun dies normalerweise, weil es ihre Aufgabe ist oder um sich selbst etwas zu verschaffen, beispielsweise um eine Bestellung auf einer Website aufzugeben. Sie tun es nicht aus Gemeinschaftsgeist. Zumindest nicht viel. Ohne gute Eingaben gewinnt die Datenbank niemals an Glaubwürdigkeit.

Eine Lösung, an der ich gerade arbeite, ist die Erstellung einer Prototyp-Datenbank in MS Access. Dies hat einen entscheidenden Nachteil: Menschen lernen möglicherweise etwas Falsches über Datenbanken, etwas, das sie in einem späteren Stadium der Evolution verlernen müssen. Ich denke auch, dass die Berichtsfunktionen von Access schmerzlich fehlen. Wenn Sie an gleichzeitige Benutzer denken, müssen Sie über Access hinausdenken, obwohl Access diesbezüglich Fortschritte erzielt.

Ich mag drei Dinge an Access: Es ist einfach, schnell und billig, einfache Prototypen herzustellen. Es gibt fast keine Lernkurve, insbesondere wenn Sie bereits mit Datenanalyse und Tabellenzusammenstellung vertraut sind.

Zweitens ist es weniger einschüchternd als ein großes zentrales DBMS. Wenn Benutzern gezeigt wird, wie sie eine Access-Tabelle in der Tabellenansicht öffnen, indem sie einfach darauf klicken, verlieren sie ihre Angst vor Tabellen. Und die Tatsache, dass in einer einzigen Datei die Daten, die Datendefinitionen und die Anwendung gespeichert sind, vereinfacht die Arbeit für Leute, die nicht in Systemen denken.

Drittens spielt es gut mit Excel und Word. Das Kopieren einer Tabelle oder Abfrage in eine Excel-Tabelle ist so einfach wie das Klicken auf eine Schaltfläche.

Bevor ich an diesen Punkt gelangen konnte, musste ich eine etwas verspielte Haltung in Bezug auf Access überwinden. Es ist nicht SQL Server oder Oracle. Aber es hat seine Verwendung, solange Sie die Einschränkungen verstehen

Abgesehen davon werden Sie immer noch vor einer gewaltigen Aufgabe stehen, wenn es darum geht, Ihren Shop von vielen kleinen Access-Datenbanken in eine einzige große integrierte Datenbank mit professioneller Verwaltung und gemeinsamen Ressourcen umzuwandeln.

Ich würde gerne ein paar Ideen / Gedanken zu @ WalterMittys netter Antwort hinzufügen.

Er hat recht damit, dass es wirklich vom Zweck der Excel-Dateien abhängt. Ich möchte jedoch hinzufügen, dass Sie, wenn sie komplexe Regeln UND Daten enthalten, darüber nachdenken könnten, die Leistung von Regel-Engines zu nutzen. Mit Regel- Engines wie Drools , OpenRules oder OpenL Tablets können Sie Excel-Dateien zum Speichern der Geschäftsregeln und (zumindest für Drools, die ich kenne) zum direkten Aktualisieren dieser Regeln verwenden.

Es ist eine hervorragende Möglichkeit für Geschäftsleute, die Kontrolle über ihr ... Geschäft zu behalten und das Geschäft ordnungsgemäß von dem Datum zu trennen, das Ihre Aufgabe ist, oder zumindest von der Aufgabe der IT-Abteilung. Ich denke, Geschäftsleute würden zustimmen, dass die Speicherung, Wartung und Sicherung von ihren Schultern genommen werden sollte. Sie sollten sie ein bisschen mit dem Backup-Teil in der Tat erschrecken:

• Was würde passieren, wenn die Festplatte des Mannes plötzlich ausfällt?
• Was würde passieren, wenn die Datei beschädigt, gelöscht oder versehentlich zurückgesetzt würde?
• Wenn wir von Excel 2007 auf Excel 2013 migrieren, ist dann alles in Ordnung?

Wenn Sie diesen Weg gehen, denken Sie auch an die Tatsache, dass es Ihre Aufgabe ist , beim Hinzufügen von Datenbanken deren Gesundheit und Integrität zu wahren. Das heißt, Sie sollten sich einen Weg ausdenken oder / und Ihre IT-Infrastruktur für die Aufbewahrung von Datensicherungen vorbereiten. Microsoft Access ist zwar nicht so ausgereift wie die Datenbanken von Oracle oder IBM, kann jedoch Sicherungen erstellen (obwohl ich nicht sicher bin, ob dies automatisiert werden kann).

Wenn sie zustimmen, vergessen Sie nicht, dass Sie jemanden benötigen, der die Geschäftsdaten analysiert, die Datenbank konzipiert, einen Migrationsplan erstellt, es Geschäftsleuten ermöglicht, Evolutionspläne einzureichen usw. Abhängig von der Datenmenge, Es kann sich um ein IT-Projekt einer bestimmten Größe handeln, für das Sie höchstwahrscheinlich verantwortlich sind . Mach dich bereit! :-)

Wenn Sie versuchen, die Leute von den Vorteilen eines anderen Systems zu überzeugen, sollten Sie es vermeiden, sie zu überzeugen.

Ich weiß, das hört sich sehr seltsam an.

Aber was ich meine ist das:

Die Leute mögen das aktuelle System. Es funktioniert für sie. Es ist einfach zu bedienen und schnell zu ändern. Behandeln Sie Personen wie Erwachsene, um sie zu überzeugen, ein anderes System zu verwenden:

Legen Sie die Vor- und Nachteile von Excel und eines Datenbankansatzes fest. Erläutern Sie die kurz- und langfristigen Konsequenzen. Wenn Sie alle Vorteile von BEIDEN erwähnen und die Leute dennoch überreden können, sich zu ändern, dann haben Sie ein überzeugendes Argument vorgebracht. Der Schlüssel ist, dass SIE die Entscheidung treffen, dass ein Datenbankansatz besser auf den Fakten und Konzepten basiert, die Sie präsentiert haben.

Das Problem, das wir hatten, war das von verschiedenen Excel-Blättern mit verschiedenen Zwecken, aber mit den gleichen Kontakten. Wenn ein Kontakt seine Adresse änderte, war es schwierig, alle Excel-Dateien zu synchronisieren. Während die Adresse in Excel-Tabelle 1 geändert wurde, erhielt er weiterhin E-Mails, da Excel-Tabelle 2 nicht aktualisiert wurde.

Wir haben dies mit einer zentralen Kundendatenbank gelöst.

Ich habe für eine Organisation gearbeitet, die überall Tabellenkalkulationen hatte, vor allem, weil die IT-Ressourcen hoffnungslos überfordert waren. Sie hätten dies in eine Anwendung verschoben, wenn es möglich gewesen wäre - es war einfach nicht möglich.

Nachdem ich diese Organisation verlassen hatte, erstellte ich unter anderem ein Tool zum Generieren von C # / SQL Server-Tabellenwartungsprogrammen aus Excel-Arbeitsblättern. Es wird davon ausgegangen, dass der Spaltenkopf der Spaltenname für die Zwecke der Tabellenkonstruktion und der Feldbeschriftung ist. Dies ist jedoch ein grobes Instrument. Es endete damit, sich an Dinge zu gewöhnen, die nichts mit Excel zu tun haben.

Die Probleme, die wir hatten, waren in verschiedene Kategorien unterteilt:

• Validierung: Wenn die Validierungsregeln kompliziert sind, müssen die Benutzer die Prozeduren im Kopf behalten. Es ist möglich, die Kalkulationstabelle überall mit "Wenn" -Anweisungen zu versehen, sofern die Leute verstehen, wie diese funktionieren.

• Freigabe: Wie an anderer Stelle erwähnt, können andere Benutzer nur lesen, wenn eine Person eine Netzwerkfreigabetabelle zum Lesen / Schreiben geöffnet hat. Wir waren nicht an dem Punkt angelangt, an dem wir eine Tabelle im Kollaborationsmodus öffnen konnten. Das war eine andere Sache, mit der die IT-Leute zu diesem Zeitpunkt nicht fertig wurden.

• Schemakonsistenz: In der Situation, in der ich mich befand, hatten wir eine Tabelle für jeden Status: Das Format war allgemein, aber die Statusdaten wurden in separaten Dateien übertragen. Wenn jemand eine Spalte kreativ nutzte, mussten sich alle auf diese Verwendung einigen, was nicht immer gesichert war.

Die Kalkulationstabellen befanden sich immer auf einer Netzwerkfreigabe, und der Server wurde jede Nacht gesichert, sodass dies kein Problem darstellte. Es bestand auch die eindeutige Möglichkeit, dass einer von ihnen versehentlich per E-Mail an einen Ort geschickt wurde, an den er nicht gehörte. Während die Wahrscheinlichkeit eines echten Schadens in diesem Fall gering war, war die Organisation eine Organisation, bei der „mit gutem Beispiel vorangehen“ entscheidend für ihre Glaubwürdigkeit war. Diese Art von Durcheinander wäre peinlich gewesen.

Ich habe eine Anzeige auf Craigslist gesehen, in der jemand einen "Excel-Guru" brauchte. Ich gab dies an einen Freund weiter, der zwischen zwei Jobs war, und er stellte fest, dass das Unternehmen ein Schätzsystem für Bauaufträge hatte, das an Standorten im ganzen Staat betrieben wurde. Jemand hier hatte das System willkürlich manipuliert, um es "stilvoller funktionieren zu lassen". Was auch immer dieser Stil war, er hatte viel Schaden angerichtet. Er hat mehrere Tage damit verbracht, das Problem zu beheben. Kaum hatte er seine Arbeit abgegeben und wurde bezahlt, riefen sie ihn zurück, um eine andere in einer anderen Stadt zu reparieren. Gleiche Geschichte: Jemand hat es willkürlich „repariert“, um das zu tun, was er wollte. Dieser war noch schlimmer.

Komplizierte Systeme wie dieses müssen für Ad-hoc-Anpassungen unerreichbar sein.