Wie halten Sie E-Mails kurz, aber vollständig? [geschlossen]

Ich bin der seltsame Entwickler, der gerne schreibt und erklärt - E-Mails, Spezifikationen, wie Sie es nennen. Es macht mir Spaß, Menschen zu helfen, die Dinge tief zu verstehen. Ich hasse Ping-Pong-Kommunikation, bei der Gruppen 30 oder 40 E-Mails, Telefonanrufe und Besprechungen durchlaufen, weil 25% der Gruppe die vorangegangene gestrichelte E-Mail, in der der Autor ihre Position nur zur Hälfte erklärte, falsch verstanden haben oder es eilig und falsch geschrieben hatten ein kritisches Wort oder ein oder zwei negative weggelassen.

Diese Eigenschaft eignet sich hervorragend für die Dokumentation, aber meine E-Mails sind lang, sodass die Leute sie einfach nicht lesen. Ein paar Strategien, die ich angewendet habe, sind das Formatieren langer E-Mails als angehängte Word-Dokumente, um die Leute zu ermutigen, sie als Dokumentation anzuzeigen (funktioniert manchmal überraschend gut), oder der Versuch, mehr Aufzählungspunkte anstelle von freien Absätzen zu verwenden. Diese Strategien erhöhen die Leserschaft, aber der Inhalt ist noch lang.

Natürlich möchte ich schreien und schreien, dass komplexe technische Themen viel Aufschluss und Klarheit erfordern, aber das hilft niemandem. Natürlich gibt es Kompromisse, die man eingehen kann, aber es fällt mir schwer, Aussagen zu rechtfertigen, die nicht klar sind oder die später zu einer Million Fragen, Missverständnissen oder zusätzlichen "Geschäftsbedingungen" führen.

Wie halten Sie Ihre Kommunikation kurz, aber vollständig?

Zusammenfassung:

Stellen Sie die wichtigen Fakten oben ein und erweitern Sie sie unten.

Einzelheiten:

Wenn ich eine lange technische E-Mail habe, von der ich befürchte, dass sie die Hälfte des Publikums verliert, bemühe ich mich, eine kurze, genaue "Executive Summary" an die Spitze zu stellen und die vollständigen technischen Details unten anzugeben. Die selektive Verwendung von Fettdruck oder Unterstreichung hilft ebenfalls.

Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie zu kommunizieren versuchen. Vermittelt jedes Wort, das Sie verwendet haben, Ihre Botschaft?

Vermeiden Sie Adjektive . Vermeiden Sie es zu schimpfen oder zu erklären. Verwenden Sie die prägnanteste Formulierung - versuchen Sie nicht, mit langen Wörtern und komplexen Phrasen beeindruckend zu klingen, wenn eine einfachere Option besteht. Vermeiden Sie es, Wörter abzuwischen.

Lesen Sie ' On Writing ' von Stephen King.

Ich benutze weniger Wörter, das scheint die Arbeit ganz gut zu machen.

ernsthaft, tho ...

Erklären Sie nur relevante Dinge, z. B. "Laden einer Datei", anstatt im Detail zu erläutern, wie Sie die Datei laden und dabei auf Fehler prüfen, usw. usw.

• Verlinken Sie, wo immer möglich, zu einer vorhandenen Referenz, wenn eine lange Erläuterung erforderlich ist, anstatt die gesamte Erläuterung in die E-Mail aufzunehmen.
• Überlegen Sie, was der Empfänger mit den Informationen tun möchte , und geben Sie ihnen genau genug, um dies zu tun. Die meisten Nicht-Hacker möchten nicht mehr wissen, als sie zur Erledigung ihrer Aufgabe benötigen, und jeder, der mehr braucht, wird Sie fragen.
• Im Allgemeinen ist eine E-Mail über eine gedruckte Seite (ca. 600 Wörter) zu lang, wenn Sie sich mit Nicht-Hackern befassen. Reduzieren Sie entweder das Wortschatz oder stecken Sie den größten Teil in einen Link, auf den Sie verweisen können, oder in ein Dokument, das Sie anhängen können. Beispielsweise sollten 2.000 Wörter Dokumentation zu einem Handbuch werden, auf das Sie von der E-Mail verweisen oder das Sie an die E-Mail anhängen. Dies macht es einfacher, die Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten und auch die Revision zu kontrollieren!

Lesen Sie die Stilelemente von Strunk & White

Ich zitiere: "Kräftiges Schreiben ist prägnant. Ein Satz sollte keine unnötigen Wörter, ein Absatz keine unnötigen Sätze enthalten, aus dem gleichen Grund, dass eine Zeichnung keine unnötigen Linien und eine Maschine keine unnötigen Teile enthalten sollte. Dies erfordert nicht, dass der Schreiber alles macht seine Sätze sind kurz oder er vermeidet jedes Detail und behandelt seine Themen nur in Umrissen, aber jedes Wort sagt etwas. "

Meine Lieblingszeile: "Überflüssige Worte weglassen."

Schreiben Sie eine knappe Nachricht und stellen Sie Hyperlinks zu externen Wiki-Seiten von Wikipedia, eHow oder sogar von Ihnen selbst geschriebenen Seiten bereit, wenn Sie der Meinung sind, dass die Benutzer Details wünschen.