Wie dokumentiere ich eine Strategie zur Aktualisierung kommerzieller Software?

Wir haben unser RDBMS- oder Server-Betriebssystem seit fast einem Jahrzehnt nicht mehr aktualisiert. Ein weiteres unternehmenskritisches Softwarepaket ist fast zwei Jahrzehnte alt und wird von seinem Anbieter für einen Großteil dieser Zeit nicht unterstützt. Einige in unserem Management scheinen der Meinung zu sein, dass dies eine gute Sache ist - wir haben eine Menge Geld gespart, indem wir die Upgrades nicht gekauft haben! Jetzt muss eine wichtige Software aktualisiert werden, aber die neue Version unterstützt das jahrzehntealte Material nicht. Jetzt verlieren eine Handvoll von uns die Haare und versuchen herauszufinden, wie sie alles auf einmal mit minimaler Ausfallzeit aufrüsten können.

Um dies in Zukunft zu vermeiden, erwägen einige von uns die Erstellung eines IT-Strategieplandokuments (das in den Strategieplan der Organisation passt und die Elemente des größeren IT-Dokuments konkretisiert ... vielleicht das macht das IT-Dokument zu einer taktischenPlan?) in der Hoffnung, dass wir ihn als Teil des strategischen Gesamtplans der Agentur übernehmen können. Ich habe mich freiwillig bereit erklärt, den Abschnitt "Software Lifecycle Management" (oder ähnliches) zusammenzustellen, um das oben erwähnte Problem zu lösen (wobei die Messingnägel wahrscheinlich in einem vom Strategieplan getrennten Dokument enthalten sind). Nahezu alle Softwareanbieter veröffentlichen Lebenszyklen und Abschreibungspläne für ihre Produkte, und es ist einfach genug, einen "Sweet Spot" für jede Software zu ermitteln, wenn diese Informationen zusammen mit den Anforderungen unseres Unternehmens berücksichtigt werden. Der schwierige Teil (für mich jedenfalls) besteht darin, den Plan für jedes Stück zu etwas Zusammenhaltenderem zusammenzusetzen.

Wie kann ich dokumentieren, dass Desktop-Clients A, B, C ... von Desktop-Betriebssystem X und RDBMS Y abhängig sind, was wiederum von Server-Betriebssystem Z abhängt, und wie halten wir sie dann alle an ihren "Sweet Spots"? Es muss Bücher da draußen geben, aber all mein Googeln hat mich nur dazu gebracht, mich mit der Taktik des Upgrades einer einzelnen Software zu befassen und nicht mit der Strategie, zu bestimmen, wann diese Taktik implementiert werden soll.

Es sieht so aus, als würden Sie versuchen, viele Probleme gleichzeitig zu lösen (und es sieht nicht nach einer guten Idee aus).

Nach dem, was ich gelesen habe:

• veraltete Betriebssysteme und Anwendungen
• keine langfristige Strategie
• Probleme bei der Dokumentation Ihrer Infrastruktur
• dringende Notwendigkeit, ein kritisches Stück Infrastruktur zu aktualisieren

Upgrade "kritischer Software"

Ihre Infrastruktur ist aufgrund der Entscheidung eines anderen veraltet und leicht zu verstehen. Es schien wahrscheinlich irgendwann in der Vergangenheit eine gute Idee zu sein. Dies läuft darauf hinaus, was Michael Hampton in seinen Kommentaren schrieb: Für das Management sprechen Sie über Vor- und Nachteile (Risiken). Wenn das Management bereit ist, ein Risiko einzugehen, ist dies in Ordnung (was auch immer Sie persönlich darüber denken), und es liegt von nun an in ihrer Verantwortung. Aber jemand von den IT-Mitarbeitern muss ihnen sagen, welche Risiken bestehen.

Als erstes würde ich also suchen: Wussten Manager über die Risiken veralteter Software Bescheid? Wurde ihnen gesagt?

Ehrlich gesagt habe ich das Gefühl, dass Sie wahrscheinlich nichts Nützliches daran finden werden, also würde ich nicht zu viel Zeit damit verbringen. Es ist nur etwas, das Ihnen im Sinne von "Wir haben es Ihnen in den letzten fünf Jahren erzählt" helfen kann.

Ich würde einfach analysieren, was es wirklich bedeutet, dieses Upgrade durchzuführen. Bereiten Sie eine einfache Tabelle mit Aktivitäten vor und wie lange diese dauern werden (wenn Sie es nicht wissen, raten Sie am besten und betonen Sie ausdrücklich, dass Sie es nicht genau wissen). Denken Sie jedoch daran, dass diese "Upgrade-Aufgabe" nicht genau spezifiziert ist. Es ist unmöglich, sie als Fixzeit / Fixpreis durchzuführen.

Das Erstellen solcher Listen hilft Ihnen auch dabei, das gesamte Problem zu analysieren. Als Nächstes erstellen Sie ein Risikoprotokoll und eine Liste der benötigten Ressourcen.

Am Ende sollten Sie eine Liste der Aktivitäten, eine Liste der Risiken und eine Liste der benötigten Materialien / Personen haben. Mit einem Wort, behandeln Sie das Upgrade nicht als alltägliches Problem, sondern als PROJEKT. Auf diese Weise haben Sie zumindest eine gewisse Kontrolle über die akuten Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Wenn Sie Probleme bei der Analyse der zu erledigenden Aktivitäten haben, können Sie eine Mind Map ausprobieren (mein Lieblings-SW ist xMind) und diese dann in ein formelleres Dokument konvertieren.

Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie einige Optionen für die Durchführung des Upgrades haben, Ihren Managern eine Beschreibung möglicher Lösungen (falls mehr vorhanden sind) geben sollten, die in wenigen Sätzen zusammengefasst sind, einschließlich Kosten, Ergebnis und Risiko. Erwähnen Sie im Idealfall die von Ihnen empfohlene Option und warum. Weil die endgültige Entscheidung bei ihnen liegt - sie sind schließlich Manager.

Vielleicht in diesem speziellen Fall: Erwähnen Sie, dass das Upgrade möglicherweise überhaupt nicht möglich ist.

Keine langfristige Strategie

Das Erstellen eines strategischen Plans hilft Ihnen jetzt nicht weiter. Es hilft Ihnen überhaupt nicht, wenn es sich um ein Dokument handelt, das in Ihrer IT-Abteilung erstellt wurde. Strategischer Plan ist etwas, das an die Geschäftsanforderungen gebunden werden muss.

Beispiel für einen Geschäftsbedarf: In zwei Jahren werden wir neue Büros in China und Australien eröffnen.

Abgeleitete IT-Aufgaben: Bereiten Sie sich darauf vor, neuen Mitarbeitern ihre Probleme zu bereiten, Infrastruktur in Auslandsbüros zu schaffen, Schulungen für neue Mitarbeiter (möglicherweise in ihrer Muttersprache) anzubieten und eine sichere Konnektivität von diesen Büros zur ...

Wenn die Dinge gut laufen, können Sie vielleicht eine Strategie haben ... in ein paar Monaten? Also etwa ein halbes Jahr, bis alles vereinbart ist?

Pflege und Dokumentation Ihrer Infrastruktur

Dies ist ein Erbe aus der Vergangenheit und jetzt muss man Dinge ändern. Priorisieren. Erstellen Sie eine Liste der Dinge, die Sie jetzt tun möchten / müssen, um die meisten Dinge auf den neuesten Stand zu bringen. Wählen Sie, was warten kann, und erstellen Sie eine grobe Roadmap. (Diese Roadmap sollte Teil Ihrer IT-Strategie sein, wenn Sie eine haben.)

Wenn Sie etwas aktualisieren, das gut gelaufen ist, behandeln Sie es als alltägliches Geschäft. Wenn Sie mit etwas umgehen, das schlecht werden kann (was in Bezug auf aufgewendete Zeit, zugewiesene Personen usw. "groß" ist), behandeln Sie es als Projekt.

Es gibt Tools, die Ihnen bei Dokumentations- und Dienstabhängigkeiten helfen können - CMDBs (z. B. iTop). Es kann jedoch einige Zeit dauern, bis es funktioniert, und Sie benötigen noch ein Dokumentationswerkzeug. Die beste Idee ist, ein Wiki für die Dokumentation einzurichten, in dem jeder von nun an mit dem Dokumentieren / Notieren beginnen kann. Sie können in einer halben Stunde ein Wiki einrichten, sodass Sie auf diese Weise sehr effektiv loslegen können.

Persönlicher Hinweis: Ein Upgrade des alten Betriebssystems wäre eine riesige PITA, ohne die (wahrscheinlich schlechte / fehlende) Dokumentation zu erwähnen. Ist es nicht einfacher, Server neu zu installieren, Apps zu migrieren und alles von Anfang an zu dokumentieren?