Mann, ich habe jahrelang mit diesem gekämpft. Wenn Sie viel Geld ausgeben möchten, gibt es eine Reihe von kommerziellen Dokumentenverwaltungssystemen. Wenn Sie nicht viel Geld ausgeben können, sollten Sie sich Open-Source- oder kostenlose Lösungen ansehen. Sie haben die beiden großen WSS und Alfresco getroffen.
Das große Problem bei der Einführung ist, dass Dokumentenverwaltungssysteme schwer zu verstehen und zu verwenden sind. Sowohl Alfresco als auch WSS machen es ziemlich einfach, mit Microsoft Office-Dokumenten direkt aus der Anwendung über das Sharepoint-Protokoll zu arbeiten, und ich glaube, dass beide auf dem richtigen Weg sind, CMIS zu unterstützen, was die Dinge in Zukunft möglicherweise einfacher macht oder nicht (für andere Anwendungen) .
Der große Vorteil von Dokumentenverwaltungssystemen besteht zumindest in dem von Ihnen beschriebenen Fall darin, dass Sie Inhaltsmodelle erzwingen können. Das heißt, Sie können die erforderlichen Metadaten für jeden Inhaltstyp erzwingen, und diese Metainformationen leben und sterben mit dem Dokument. Keine albernen Namenskonventionen für Dateien und Ordner mehr.
Dann haben Sie natürlich Ihre Standardvorteile: Suchbarkeit, Versionskontrolle, Workflow usw.
Nachdem ich sowohl Alfresco (und Alfresco Share) als auch WSS evaluiert habe, würde ich sagen, dass WSS Sie viel schneller zum Laufen bringen wird als Alfresco. Zunächst integriert WSS die Windows / AD-Authentifizierung sofort. Alfresco kann dies tun, aber die Einrichtung ist nicht trivial, insbesondere wenn Sie nicht mit Java-basierten Webanwendungen vertraut sind (viel XML!). Zweitens können Sie Ihre Inhaltsmodelle ganz einfach über den Browser in WSS erstellen. Es ist in dieser Hinsicht erheblich schwieriger, mit Alfresco zu arbeiten, und Sie werden feststellen, dass Sie eine ganze Reihe von XML-Dateien hacken, um dasselbe Ziel zu erreichen.
Meiner Meinung nach ist Alfresco extrem leistungsfähig, aber eine halb vollständige Anwendung und ein halbes Framework. Das heißt, es hat einen guten Web-Client, der ziemlich viel kann, aber sein wirklicher Vorteil liegt in seinem Kern-Repository, das Sie über Javascript "Web-Skripte", CMIS, Java usw. erreichen können Um ein Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen aufzubauen, ist Alfresco eine gute Ausgangsbasis.
Wenn ich Sie wäre, würde ich sowohl WSS als auch Alfresco einrichten und damit herumspielen (probieren Sie Alfresco Share zusätzlich zur Standardanwendung von Alfresco Explorer aus). Innerhalb weniger Wochen haben Sie ein ziemlich gutes Verständnis dafür, wozu sie in der Lage sind und ob Sie von Ihren Benutzern irgendeine Art von Adoption erhalten. Achten Sie darauf, dass Sie sich auf Randfälle konzentrieren. Ich habe festgestellt, dass diese Systeme hervorragend für MS Office-Dateien geeignet sind, aber die Arbeit mit verschiedenen anderen Anwendungen kann recht schwierig sein.
Das bringt mich zu einem anderen Teil Ihrer Frage: Ja, Alfresco und WSS können "Explorer" -ähnliche Schnittstellen zu ihren Dokumentenspeichern bereitstellen. WSS erledigt dies über ein spezielles WebDAV, und Alfresco kann sowohl WebDAV als auch eine native CIFS-Schnittstelle (Windows Shared Folder) bereitstellen. Leider ist es ein Erfolg oder Misserfolg, ob diese mit einer bestimmten Anwendung funktionieren. Versuchen Sie, Dateien aus der Adobe Creative Suite von und zu WSS über WebDAV zu öffnen und zu speichern ... nicht zu zuverlässig. Verwenden Sie die CIFS-Unterstützung von Alfresco, um eine Änderung an einer vorhandenen Datei in einer Anwendung zu speichern, die durch Löschen und Überschreiben der Originaldatei wie gedit .... gespeichert wird. Die Versionierung geht verloren. Blah.
Auch hier habe ich nicht über teurere Optionen gesprochen (selbst MOSS ist ziemlich teuer). Möglicherweise lohnt es sich, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der Sie beraten kann, damit Sie nicht allein versuchen müssen, dies zu tun ... oder zumindest eine robustere, benutzerfreundlichere Lösung. Aber wirklich, das wird irgendwo zwischen 25.000 und 100.000 beginnen. Viel Glück beim Verkauf, wenn die Leute nicht einmal wissen, dass es ein Problem gibt.
Abgesehen von Dokumentenverwaltungssystemen gibt es keine Lösung für Ihr Problem. Ihr gemeinsam genutztes Dateisystem wird wachsen und wachsen und wachsen.