Papierloses (oder weniger als zuvor) Büro - Welche Tools verwenden Sie? [geschlossen]

Welche Tools hat Ihr Unternehmen erfolgreich eingesetzt, um die Papierarbeit zu erleichtern? Insbesondere frage ich in Bezug auf ein 25-100 Personen SMB. Verwenden Sie benutzerdefinierte Tools für den einmaligen Zugriff? Verwenden Sie Infopath erfolgreich? Haben Sie Standardformulare in HTML / PHP / RoR-Seiten in Ihrem Intranet integriert?

Was funktioniert; was nicht?

Die Vorteile von Papier:

1. Es skaliert auf die Größe Ihres Schreibtisches.
2. Es ist leicht zu lesen (flackert nicht).
3. Es ist leicht zu transportieren, ohne dass Batterien / Strom für den Betrieb erforderlich sind

Um Ihr Büro papierloser zu gestalten, müssen Sie einen besseren Weg finden:

1. Multi-Monitor eingerichtet
2. Gute Qualität LCD
3. Es ist nicht erforderlich, dass Personen sich bewegen oder eine Vielzahl von Anzeigemethoden bereitstellen (Think Meetings).

Da elektrische Dokumente sehr einfach zu bearbeiten sind, werden sich die Leute nach und nach nicht die Mühe machen, Dinge auszudrucken, weil es für sie keinen Vorteil hat. Der beste Weg, um Leute dazu zu bringen, Dinge zu tun, besteht darin, die Alternative (Ihre Wahl) weniger stressig zu machen als das, was sie jetzt tun.

Dies beantwortet nicht wirklich die gestellte Frage, sondern eine langfristige Beobachtung. Über einige Jahre (fast so lange wie der Traum von einem papierlosen Büro) habe ich festgestellt, dass je schwerer ein Unternehmen versucht, dieses mythische Ding zu schaffen, das wir als papierloses Büro bezeichnen, desto wahrscheinlicher ist, dass der Papierverbrauch zunimmt. Jedes Mal, wenn jemand eine elektronische Alternative zu Papier erstellt, drucken die Endbenutzer sie trotzdem aus.

zB Unser Netzwerkfaxsystem sendet empfangene Faxe als E-Mails an die entsprechende Person. Jedes einzelne dieser Faxe wird dann ausgedruckt, bevor es gelesen wird. Die Benutzer sagen mir, dass sie sie nicht gerne auf dem Bildschirm lesen.

Weitaus erfolgreicher als der Versuch, das zu erreichen, was ich für ein unerreichbares Ziel halte, ist das Papierrecycling. Mit anderen Worten, akzeptieren Sie einfach, dass Papier Teil des Prozesses ist, und recyceln Sie so viel wie möglich davon.

Leider muss ich meine Firma noch nicht entpapieren, aber das bedeutet nicht, dass ich mich nicht mit der Sache befasst habe.

"Papierarbeitslasten" sind ziemlich allgemein.

Es kommt darauf an, ob es ein elektronisches System oder Systeme im Tandem gibt, die den Anforderungen der einzelnen Abteilungen und der mit dieser Abteilung interagierenden Personen gerecht werden.

Als ich hier anfing, hatten wir kein IT-Ticketing-System, also habe ich das eingerichtet, wodurch (die Mehrheit) die Leute daran gehindert haben, Post-its auf meinem Schreibtisch und Monitor zu schreiben. : P.

Ich bin kein ausgebildeter Business Analyst, aber bei der Erarbeitung der Prozesse hier kommt es darauf an, ob Sie in Ihrer Abteilung einen konkreten Prozess für Arten von Anfragen haben.

und mit konkret meine ich flussdiagramme. Ja, nicht zusammenzucken, sie sind großartig.

bis Sie sagen können: "Wenn ich eine Anfrage für einen X-Typ erhalte, wenn ich es für eine gute Idee halte, wen gehe ich zur Genehmigung, mit welchen Informationen oder alternativ, wie wird der formale Prozess zum Ablehnen von X-Dingen durchgeführt?"

Wenn Sie kein Flussdiagramm für die Funktionsweise eines Systems haben, wie können Sie dann damit rechnen, ein elektronisches System darum herum aufzubauen?

ABER

Wenn Sie das haben, ist ein Paket, das ich mir angesehen habe und das SEHR interessant aussieht, http://phpformgen.sourceforge.net/. Es sieht flexibel genug aus, um die gewünschten Informationen in jedem Format zu verarbeiten.

Sei es das Senden einer E-Mail, das Aktualisieren eines Datensatzes in einer Datenbank oder das Schreiben in die Dateiausgabe.

Alle anderen Untersuchungen, die ich gefunden habe, haben mich zu proprietären Tools geführt, die von relativ kleinen Unternehmen zusammengestellt wurden, von denen keines so gut aussah und von denen die meisten mit ASP arbeiten und relativ nicht unterstützt aussehen.

edit: außerdem ist das einzige, was phpformgen nicht tut, die authentifizierung. Aber sobald Sie das Formular erstellt haben und wissen, was Sie mit PHP und LDAP tun, bin ich sicher, dass es implementiert werden könnte.

Wir haben ein digitales Whiteboard. Ein Projektor projiziert auf das Whiteboard und wenn Sie mit den speziellen Stiften darauf schreiben (es gibt vier verschiedene Farben), zeichnet er es tatsächlich auf den PC und projiziert es auf das Whiteboard, als würde es wirklich darauf schreiben.

Wenn Sie einen guten Projektor haben, ist er brillant und Sie können ihn tatsächlich verwenden. Während Präsentationen verfügt er über einen riesigen Touchscreen (er beeindruckt die Leute wirklich). Speichern Sie am Ende der Sitzung einfach das Whiteboard in einer Bitmap oder einer SVG und starten Sie erneut. Kein häufiges Brainstorming mehr auf Papier und keine doppelte Behandlung beim Schreiben von Whiteboard-Notizen.

Für meine Notizen verwende ich Evernote - ich habe Visitenkarten und Rechnungen gescannt und alle meine Notizen aufbewahrt. Da es über eine Online-Synchronisierung verfügt, kann ich alle meine "Papier" -Notizen von allen meinen Computern sowie von jedem anderen Gerät mit Webzugriff aus erreichen.

Als ich die Aufgabe hatte, den Papierverbrauch zu reduzieren, während ich die IT in einem KMU mit etwa 130 Mitarbeitern betrieb, verwendete ich die folgende neuartige Technik:

Ich habe den Druckraum des Unternehmens mit einem Linux / Samba-basierten Fax- / Druckserver ausgestattet. Daran waren alle Drucker angeschlossen sowie ein Fax-Modem für eingehende Faxe (die als TIFF in einer Dateifreigabe gespeichert und nicht direkt gedruckt wurden). Ich habe dann sichergestellt, dass es immer "Probleme" mit diesem Server gab (war ziemlich einfach, indem ich "versehentlich" Kabel usw. herausgezogen habe, um sicherzustellen, dass die Lüfter, die wir kaputt gemacht haben usw.).

Die Mitarbeiter gewöhnten sich sehr schnell an E-Mails, PDFs, Dokumente, XLS und das Lesen von Inhalten auf ihren Monitoren! Ich lehnte auch wiederholt Anfragen einer Abteilung ab, einen Fotokopierer zu kaufen, gab ihnen stattdessen einen Desktop-Scanner und forderte sie auf, nur dann zu drucken, wenn sie wirklich eine Hardcopy brauchten !!!

Am Ende brauchten wir wirklich nie die Druckprotokollierungsfunktionen des Druckservers (was angeblich der ursprüngliche Zweck war).

Bedenken Sie, dass die Reduzierung der Papieraufzeichnungen eine erhöhte Verantwortung für das Speichern, Abrufen und die Verfügbarkeit von Dateien mit sich bringt. Am Ende haben wir mehr in NAS-Speicher für Dateifreigaben, redundante Sicherungsserver, ERP-Systeme und zuverlässigen E-Mail-Speicher von Drittanbietern investiert, der große Anhänge und unbegrenzte Posteingangsgröße ermöglicht.

Ich mag die Antwort von posty und Sie sollten auch die Antwort von Martin P. Hellwig berücksichtigen.

Im Allgemeinen läuft es darauf hinaus, für welchen aktuellen Prozess es sinnvoll ist, von Papier zu papierlos zu wechseln.

Da ich nicht weiß, in welcher Branche Sie arbeiten, kann ich eine Lösung nicht wirklich empfehlen. Und selbst wenn ich die Branche kenne, muss die Lösung zum Workflow / zur Unternehmenskultur passen. Für ein IT-Unternehmen kann es sinnvoll sein, die Prozesse für Anforderungsmanagement, Issue-Management und Release-Management zu depaperieren. Allgemeine Namen sind Bugzilla, Jira, OCNS oder inStep . Analysieren Sie im Allgemeinen Ihre Papierspuren (wie dokumentieren Sie sie und wie transformieren sie sich) und suchen Sie nach (Geschäfts-) Möglichkeiten, um Papier zu entfernen. Das Hauptziel sollte sein, Ihr Unternehmen effektiver zu machen, effizienter, schneller zu werden ... und Papier nicht um jeden Preis zu reduzieren.