Bewahren Sie wichtige Informationen im Ordner Kopf / Posteingang / Dokumente einer Person auf. Wenn es wichtig ist, wie z. B. Kontaktdaten des Anbieters, Lizenzschlüssel, Einrichtungsanweisungen, muss es jedem in der Abteilung zur Verfügung stehen, der befugt ist und möglicherweise darauf zugreifen muss, und zwar an einem Standardort.
Fragen Sie die Person, die etwas weiß, um es zu dokumentieren. Das hört sich gut an, weil sie die Person sind, die das Wissen hat, aber es ist tatsächlich schlecht, weil sie nicht leicht sagen können, was das wichtige Wissen ist. Es ist besser, wenn sich jemand neu damit befasst, die sachkundige Person nach den benötigten Informationen fragt und sie dabei dokumentieren lässt.
Unklare Dokumentation. Jeder kann tagsüber ein Problem mit mittlerer Priorität beheben, wobei die gesamte IT-Abteilung für Gespräche zur Verfügung steht. Es ist eine andere Sache, ein Problem mit hoher Priorität spät in der Nacht zu beheben, wenn Sie fast alleine sind und keine Ahnung haben, warum das System so eingerichtet ist, wie es ist oder warum es nicht mit den Angaben in der Dokumentation übereinstimmt.
Passwörter nicht gut verfolgen. Sie benötigen also schnell ein Konto, erstellen ein Konto mit einem zufälligen Passwort und 18 Monate später wird es noch verwendet. Niemand kennt das Passwort oder welche Dienste werden beschädigt, wenn es geändert wird.
Keine Herstellerunterstützung für Schlüsselsysteme kaufen, da dies "zu teuer" ist.
Unangemessene Prioritäten. Die IT-Mitarbeiter sollten sich vom Management leiten lassen - es sollte eine Vereinbarung getroffen werden, welche Projekte Priorität haben oder im Notfall, welche Systeme zuerst benötigt werden. Wenn die IT versucht, das Geschäftssystem zu reparieren, fordert das Management E-Mails und die Benutzer fordern die Auftragsabwicklung. Dies ist ein Rezept für ein Durcheinander.
Unangemessene Lösungen - Es ist für die IT sehr einfach, sich in der Denkweise festzusetzen, "um das Problem zu beheben, muss das IT-System so funktionieren, wie es früher war", wenn es möglicherweise angemessener ist, eine Management-IT-Vereinbarung zu haben, um "2 zu versuchen" Stunden, wenn es nicht behoben ist, hören Sie auf, auch wenn es vielversprechend aussieht, und gehen Sie zur Wiederherstellung von einem Backup über. "
Überall Kopien von Testdateien. Sie möchten keinen Ordner öffnen, in dem ein Geschäftssystem oder eine Website ausgeführt wird, und "Website-neu /, Website-aktuell /, Website-Kopie /, Website-Test /, Website-Test-Dave /, Website-Nutzung-" anzeigen. this-one /, website-from-feb /, etc). Entwickler, Produktion und Tests sollten vorhanden sein und mit allen beteiligten Abteilungen (IT, Entwickler, Projektmanagement usw.) getrennt sein, die wissen, was wo sein soll, und sich darauf einigen, wie sich Änderungen ergeben sind genehmigt. Auch für Konfigurationsdateien.
Ändern Sie die Genehmigung - auch wenn Sie zuerst nur eine mündliche Diskussion führen, ändern Sie nicht die Funktionsweise wichtiger Dinge, ohne dass dies jemand anderes weiß. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, was "wichtig" für Ihre Situation ist.
Bodged-Lösungen bleiben langfristig bestehen. Ich weiß, dass Sie diesen Server mit einem alten Telefonkabel schnell auf dieses Netzwerk gepatcht haben, damit Sie ein dringendes Problem beheben können. Ich weiß, dass Sie keine Zeit haben, es richtig zu wiederholen. Nehmen Sie sich Zeit.
Schlechte Beziehungen zum Rest des Unternehmens. IT ist ein Service, der dem Rest des Unternehmens bei seiner Arbeit hilft. Wenn sie schnell große Dateien benötigen, machen Sie es möglich. Wenn Sie eine Genehmigung des Managements benötigen, um Hardware zu kaufen, besorgen Sie sich diese. Wenn Sie es nicht bekommen können, teilen Sie klar mit, dass sich die riesigen Dateien nicht schnell bewegen können, da das Management einige andere Ausgaben priorisiert hat. Wenn Sie aus rechtlichen Gründen eine Archivierung benötigen, aber kein Budget haben, müssen Sie die Archivierung so gut wie möglich in Ihr System integrieren.