Wie Rafael vorschlug:
Keine Sonderzeichen und Leerzeichen in den Dateinamen und alles gut in Ordnern sortiert.
Im Allgemeinen
Um meine Hauptordner zu benennen, verwende ich gerne meine "Projektnummern" und diese stimmen auch mit den Rechnungsnummern überein.
Ich mag es, weil ich den Suchbefehl verwenden oder einfach meinen Ordner "In Arbeit" öffnen und die ersten Nummern eines Projekts eingeben kann, um dorthin zu gelangen. Auf diese Weise ist es auch einfacher, die passende Rechnung und das Arbeitszeitblatt des Projekts zu finden, wenn ich Details dazu überprüfen muss.
Außerdem ist es befriedigend, alle nummerierten Ordner gut sortiert anzusehen! Ich bin jetzt in meinem Ordner Nr. 1700, es ist wirklich das beste System, das ich gefunden habe, um nicht verloren zu gehen, wenn Sie viele Projekte und 5-10-15 Jahre Archive haben. Es gibt eine schnelle Vorschau der Anzahl der laufenden Projekte und ich muss nicht 2-3 Ordner öffnen, um meine Daten zu erhalten. Es hängt alles vom Namen des Hauptordners ab (z. B. Kunde, Version, Art des Projekts, Rechnungsnummer usw.).
Die Versionen von Proofs und Dateien erhalten am Ende des Dateinamens eine andere Nummer. Ich bevorzuge es so, weil viele Überarbeitungen an dringenden Projekten am selben Tag vorgenommen werden können. Aus diesem Grund verwende ich keine Daten.
Beispiel für verschiedene Sätze erster Entwürfe:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3
Beispiel für verschiedene Revisionssätze:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1
Wenn ich diese Datei in eine "Proof-Datei" mit den Versionen einfügen muss, füge ich die Kontaktdaten, die Projektnummer, das Datum, die Farben und den Hinweis zum geistigen Eigentum hinzu. Ich nenne diese Datei so etwas wie "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " und jede Seite auf dem Proof hat eine große 01A - 01B - 01C - 01D. Der Kunde kann sich dann einfach mit seinen Überarbeitungen an mich wenden, indem er beispielsweise "Ich mag den Titel von 01B und den Text von 02A" erwähnt.
Wenn ich später eine Revision für dasselbe Projekt erhalte (z. B. nachdem das Projekt archiviert und genehmigt wurde) , wird für dieses Projekt ein neuer Ordner erstellt, der jedoch in den Buchstaben "B" usw. geändert wird leicht zu finden und ich weiß immer, was die neueste Version ist.
Beispiel für verschiedene Versionen desselben Projekts nach der Archivierung:
12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1
Ich verwende für meine Archive nur den Ordner eines Kunden mit dem Namen des Kunden. Auf meinem Hauptarbeitslaufwerk bevorzuge ich es, wenn der Ordner des Projekts mit der Rechnungs- / Projektnummer beginnt, es einfacher zu finden ist und ich nicht zwei Ordner öffnen muss, um zu meinem Projekt zu gelangen.
Die folgenden Beispiele sind die Struktur meiner Grafikdesignprojekte. Sie müssen dies wahrscheinlich an Ihre eigenen Vorlieben anpassen. Meine Ordnerstruktur ist für Websites etwas anders. Ich habe einen Sicherungsordner, einen Image-Ordner (optimiert), einen Grafikordner (Ebenen, Vektoren) und der endgültige Ordner enthält alles, was sich auf dem Host befindet (einschließlich Hinweise zu benutzerdefinierten Einstellungen, XML usw.) Halten Sie immer eine Art Backup bereit. Ich verschiebe die von mir geänderten Dateien in den Sicherungsordner. Normalerweise muss ich das Ende der Dateien umbenennen oder sie in einem Ordner mit einer Nummer sortieren, um die Version anzuzeigen (1-1, 1-2 usw.)
Die Hauptstruktur des Ordners jedes Projekts:
- Meine Hauptdatei ist immer die auf der ersten Ebene. Keine Verwirrung.
- Ich überschreibe die überarbeiteten Dateien nicht, ich behalte die "abgelehnten" Dateien in einem separaten Ordner, ich ändere stattdessen die Nummer am Ende des neuen Dateinamens, z. 01-1, 02-1 usw. Kunden ändern manchmal ihre Meinung, es ist gut dafür.
- Ich habe einen Ordner für Beweise und die Beweise sind auch nummeriert. Ich behalte die abgelehnten Beweise als Referenz
- Der Ordner "Endgültige Dateien" enthält die neuesten endgültigen Dateien. Auf diese Weise ist es gut identifiziert und einfach, die neueste Version zu finden, wenn ein Kunde darum bittet, das Finale erneut zu senden
- Ich behalte immer alle Kommunikations- und Originalbilder (und ihre ursprüngliche niedrige Auflösung, wenn ich andere Bilder vorgeschlagen, aber nicht gekauft habe).
Dateinamen:
- Ich bevorzuge es, dasselbe Nummerierungssystem für meine importierten Dateien (Grafiken und hohe Auflösung aus Photoshop) zu verwenden, damit ich immer weiß, was die letzte Version ist und zu welchem bestimmten Projekt sie gehört.
- Wenn an einer Datei keine Änderung vorgenommen wird, behalte ich den Dateinamen des ursprünglichen Projekts bei, aus dem sie stammt. Es vermeidet viele falsche Verknüpfungen, auch solche genauen Namen zu haben.
- Ich bewahre die Layer-Dateien in einem separaten Ordner auf (ich möchte meine .psd-Datei reduzieren und .eps in die Veröffentlichungssoftware importieren).
- Ich benutze immer Erweiterungen
- Wenn ich eine endgültige Datei überarbeiten muss, benenne ich das Ende der endgültigen Datei einfach in "v2, v3 usw." um.
E-Mails
Meine gesamte E-Mail-Kommunikation beginnt eindeutig mit einer solchen Struktur, sodass die Nachverfolgung einfach ist:
- 01 PROOF - Name des Projekts hier
- 02 PROOF - Name des Projekts hier
- FINAL FILES - Name des Projekts hier
- FINAL FILES v2 - Name des Projekts hier
- usw.
Archiv
Der Ordner jedes Projekts wird mit seinem Namen an den Ordner eines Kunden gesendet
Und ich archiviere auf 2 externen Sicherungen auf verschiedenen Festplatten (eine Sicherung und eine Sicherung einer Sicherung). Ich ändere diese Festplatte alle 3-4 Jahre gegen neue.
Log
Ich brauche kein Protokoll zu verwenden. Ich kann einfach meine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware für Protokolle verwenden und dort suchen, wenn ich etwas benötige (z. B. FreshBooks, Quickbooks usw.). Alle Details sind vorhanden und stimmen mit den Namen meiner Projekte überein.