Ein Kunde hat mich kürzlich per E-Mail nach den Quelldateien eines Projekts gefragt, das ich vor zwei Jahren für sie durchgeführt habe. Ich habe die Quelldateien nicht mehr, da es so lange her ist und der Kunde sagte, es sei sehr unprofessionell und seltsam, die Quelldateien nicht für alle Projekte zu behalten, die ich mache.

Gibt es eine übliche Zeitspanne, in der Quelldateien aufbewahrt werden sollen? Sollten Sie alle Ihre Quelldateien für Projekte aufbewahren und diese niemals entfernen?

Mein Geschäft ist kein Backup-Service für einen Kunden.

Alle Kunden sollten die Sicherung von Dateien werden sie erhalten haben , auf ihren eigenen . Es liegt nicht in meiner Verantwortung, für einen Kunden ein unbefristeter Sicherungsdienst zu sein .

Kunden zahlen keine reguläre Gebühr für die Wartung von Geräten, die Aktualisierung von Festplatten, den Kauf zusätzlicher Festplatten nach Bedarf, die Wartung von Software usw. Daher entschädigen mich Kunden NICHT für die Sicherung ihrer Dateien. Kunden haben keinen Anspruch auf Backups meines Unternehmens . Ich verwalte Backups für mein Unternehmen genau so, wie sie es für ihr Unternehmen tun sollten . Wenn ich einen Backup-Service betreiben würde, gäbe es eine monatliche Abonnementgebühr und Verträge für einen solchen Service. Zu erwarten, dass mein Geschäft alte Gegenstände aufbewahrt, die Ihr Unternehmen möglicherweise in Zukunft benötigt, ist lächerlich.

Lassen Sie mich klar sein ... Ich habe Backups für mein Geschäft seit, na ja, noch vor seiner Gründung. Ich glaube, ich habe Akten, die älter als 30-35 Jahre sind. Die Chancen stehen sehr hoch, dass ich eine Datei benötige, die ich vor 10-20-30 Jahren besitze. Ob ich es öffnen kann oder nicht (z. B. Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions usw.), mag eine andere Frage sein, aber ich werde wahrscheinlich die Dateien haben.

Der Unterschied besteht darin, was der Kunde anfordert ...

Grundsätzlich sind meine Backups dazu da, meine Kundenbeziehungen zu unterstützen und meinen eigenen Arbeitsablauf zu vereinfachen. Meine Backups sind jedoch kein freier Speicherplatz für Clients , um Dateien zu einem späteren Zeitpunkt abzurufen, nur weil sie vom Client angefordert werden.

Es ist etwas unprofessionell, wenn ein Client nach "Quelldateien" fragt, ohne Sie für diese Dateien zu entschädigen. Hier kosten Quelldateien immer Geld . Es ist auch ein bisschen „unprofessionell“ für Ihre Kunden zu nicht werden ihre eigenen Dateien zu sichern und auf einige unabhängige Unternehmen unter Berufung ihrer wichtigen digitalen Inhalte zu halten.

Es ist nicht unprofessionell, dass Sie keine 2 Jahre alte Sicherungskopie ihrer Dateien haben, wenn sie seit zwei Jahren kein Kunde mehr sind. Tatsächlich ist es oft normal , keine Dateien für ältere Clients zu haben. Und selbst wenn Sie sie haben, sind Sie nicht verpflichtet, sie bereitzustellen. Es ist deine Unterstützung, nicht ihre.

Meine Backup-Prozeduren ....

Hierfür gibt es keine wirklichen Regeln. Im Allgemeinen bewahre ich Dateien so lange auf, wie ich noch mit einem Kunden zusammenarbeite oder bis es unpraktisch wird, sie zu pflegen.

Ich führe zu jeder Zeit eine dreifach redundante aktuelle Sicherung durch, die alle relativ aktiven Clients zusätzlich zu sämtlichem Client-Branding, benutzerdefinierten Illustrationen, hochauflösenden Bildern usw. umfasst.

Mit dem dreifach redundanten und inkrementellen Backup-System kann ich eine Datei oder mehrere Dateien aus meinem primären Arbeitsverzeichnis entfernen, sofern ich weiß, dass die von mir entfernte Datei bereits an mindestens zwei anderen Speicherorten gesichert ist . Dadurch wird mein primäres Arbeitsverzeichnis in der Regel auf einer angemessenen Größe gehalten. Ich entferne oft .zip-Archive oder vom Client bereitgestellte Dateien oder frühere, nicht genehmigte / abgelehnte Iterationen eines Projekts - im Grunde das überflüssige Zeug, das in Zukunft sowieso nicht benötigt werden würde. Ich entferne diese Dateien erneut, aber ich weiß, dass sie auch an mindestens zwei anderen Speicherorten vorhanden sind. Ich beschneide also wirklich nur das SOURCE-Verzeichnis, nicht die Backups. Einzelne Projektverzeichnisse können hier manchmal leicht 10 oder 100 GB überschreiten. so einigeDie Berücksichtigung der gesamten Backup-Größe ist unerlässlich. Alles, was ich tun kann, um sicherzustellen, dass wichtige Dateien erhalten bleiben und gleichzeitig die für die Sicherung erforderliche Gesamtmenge an MB / GB / TB reduziert wird, ist eine gute Sache. Wenn ich nur HTML- / PHP- / CSS-Dateien und Webbilder mit 50-100 MB hätte, würde ich wahrscheinlich alles behalten.

Ich neige dazu , meine Backups wieder aufbauen vollständig alle 4-6 Jahre. Ich trenne eines der Backup-RAIDs und speichere es (Safe). Formatieren Sie das andere Backup-RAID neu, fügen Sie ein neues Backup-RAID hinzu und sichern Sie alle Daten ab diesem Datum. Mit dieser Methode wird eigentlich nie etwas entsorgt, ältere Dateien sind jedoch nicht mehr Bestandteil einer redundanten Sicherung. Wenn sich der einzige Speicherort einer bestimmten Client-Datei (en) auf dieser einzelnen archivierten Festplatte im Safe befindet und das RAID ausfällt, habe ich diese Projektdateien verloren. Bei Projekten, die älter als 4 bis 6 Jahre sind, wurden die Dateien möglicherweise aufgrund von Beschädigung entfernt, verloren oder zerstört.

Seitdem ich das alles vor ungefähr 15 Jahren implementiert habe, habe ich keine einzige Datei verloren. Nicht eins. Sicher, ich brauche den größten Teil einer Woche, um Dinge von verschiedenen Backup-RAIDs wiederherzustellen, aber das Wichtigste ist, dass ich immer noch alles habe.

Laden Sie, wenn Sie dafür graben werden .....

Die harte Realität ist etwas mehr als 3/6 Monate oder möglicherweise 1/2 Jahre alt sollte vom Kunden als verschwunden betrachtet werden, auch wenn ich zufällig noch die Dateien habe. Ich würde sicherlich eine stündliche Gebühr erheben , um zu prüfen, ob ich ihre Dateien noch habe und wie lange es dauert, alles abzurufen, was ich möglicherweise habe. Dies alles ist mit einer Mindestgebühr verbunden. Das zusätzlich zu einer eventuellen Zustellgebühr für die Akten. Kunden, die keine eigenen Backups erstellen, haften für die Kosten, die mit dem Verlust ihrer Dateien verbunden sind.

Sofern ein Kunde mich nicht für die Speicherung bezahlt, bin ich nicht dafür verantwortlich, etwas für ihn zu sichern. Ich möchte noch einmal betonen, dass es für den Kunden kein Problem ist, in meine Backups einzutauchen, um das alte Projekt abzurufen , wenn er mich für ein Update auf ein altes Projekt einstellen möchte (möglicherweise spart er dem Kunden Geld). Ich habe wirklich nur Probleme damit, mein Backup nur als Quelle für die Dateizustellung zu verwenden, weil ein anderes Unternehmen sein eigenes Backup nicht unterhalten konnte.

Die hinterhältigen Kunden ......

Beachten Sie auch, dass einige zufällige oder vielleicht schändliche oder unethische Kunden den Zeitablauf als Methode verwenden können, um Ihre Standardpraktiken zu umgehen . Es ist nicht immer bösartig in der Natur, aber es kann sein. Der Kunde weiß genau, dass Sie für Projektdateien eine Gebühr erheben. Sie möchten diese Gebühr nicht bezahlen, wenn Sie das Projekt zum ersten Mal abschließen. Kein Problem. Sie liefern, was der Vertrag besagt, den Sie liefern sollen, der Kunde bezahlt Sie und alle machen glücklich weiter.

Einige Zeit später, in der Regel ein Jahr oder länger, fordert der Kunde möglicherweise wieder Projektdateien an, als hätten sie diese verloren oder wurden versehentlich zerstört. Dies geschieht in der Hoffnung, dass Sie sich nicht an Einzelheiten erinnern können. Sei vorsichtig mit dieser Praxis. Wie ich sagte, ist es nicht immer böswillig, manchmal vergessen Kunden ehrlich, dass Sie Projektdateien in Rechnung stellen. Es kann jedoch auch sehr beabsichtigt und durchdacht sein, die Zahlung zu umgehen, während die Dateien abgerufen werden. Ich habe beides im Laufe der Jahre kennengelernt.

Tl; dr:

Meine Backups sind für mich bestimmt . Sie gehören mir . Meine Backups sind nicht für das Geschäft des Kunden bestimmt und der Kunde hat kein "Recht" auf entschädigungslose Backups. Kunden sind zu 100% für ihre eigenen Backups verantwortlich.

Ich war sowohl derjenige mit den Backups als auch derjenige, der ein Backup brauchte. Im Allgemeinen sollten Sie es behalten , es sei denn, es ist schwierig für Sie, ihre Dateien zu behalten (z. B. Terabyte an Videos oder Verträge, die dies verbieten).

Es kann vorkommen, dass eine Datei versehentlich gelöscht oder beschädigt wird, die Änderung mit Dropbox usw. synchronisiert wird und Sie 6 Monate lang nicht bemerken, dass die Quelldatei nicht mehr vorhanden ist.

Die einzige Lösung für diese Art von Szenario besteht darin, immer mehrere Backups von allem zu erstellen, Stapel alter Festplatten, die nach dem Backup grundsätzlich nicht mehr berührt werden, und dies ist keine normale Backup-Strategie.

Am Ende sollten Sie Backups aus drei Gründen aufbewahren:

1. In einem solchen Fall können Sie Ihrem Kunden helfen, wodurch Sie professioneller aussehen
2. Die Arbeit, die Sie getan haben, ist Ihre Arbeit. Sie sollten den Nachweis, dass Sie sie getan haben, zumindest für Ihre eigenen Unterlagen aufbewahren, damit Sie sich darauf beziehen können
3. Wenn ein Kunde in 10 Jahren zurückkommt und nach Variationen des Logos fragt, wie stehen die Chancen, dass er Ihre Original-Quelldateien in einem von Ihnen gewünschten Format hat? (Ich musste Designer mehrmals dazu bringen, Quell-SVGs für Logos neu zu erstellen, da der Kunde die Dateien verloren hat, die wir ihm vor Jahren gesendet haben.)

Ihre Aufgabe besteht nicht darin, einen Sicherungsdienst bereitzustellen, sondern darin , einen guten Kundendienst bereitzustellen.

Wenn Sie mit X Ihren Kunden einen besseren Service bieten und besser aussehen, tun Sie dies mit X. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen.

Kleinigkeiten wie diese sind der Unterschied zwischen einem Fachmann, mit dem Kunden gerne wieder zusammenarbeiten würden, und einem zufälligen gesichtslosen Auftragnehmer, dessen Name Kunden vergessen, sobald das Projekt geliefert wurde.

Ich behalte Design-, Code- usw. Dateien auf unbestimmte Zeit. Es ist kostengünstig und meine Stammkunden wissen es zu schätzen - nicht, dass sie es direkt wissen, aber wenn sie zurückkommen, muss ich frühere Arbeiten nicht von Grund auf neu ausführen.

Für mich gibt es jedoch einen wichtigeren Grund. Obwohl ich noch nie mit rechtlichen Problemen oder Haftungsansprüchen konfrontiert worden bin, bietet mir das Vorhandensein von Aufzeichnungen und Dateien für alles, was ich getan habe, ein wenig Schutz, falls jemand fragen sollte. Egal, ob es um den Schutz des geistigen Eigentums (dh Erfindungen, Geschäftsgeheimnisse usw.) geht oder sogar um die unwahrscheinliche Möglichkeit eines Rechtsstreits, der auf eine Schadensersatzhaftung hinweist, kann ich zeigen, 1) was ich getan habe, 2) wann ich es getan habe, 3) wer mich beauftragt hat die Arbeit zu erledigen, und 4) was der Vertrag war.

Es braucht nicht viel Zeit und Mühe, aber es braucht etwas Sorgfalt. Eines der größten Probleme besteht darin, alte Software zu finden. Wenn ich ein Projekt abschließe, stelle ich sicher, dass auch die gesamte Design-Software sowie die Lizenzinformationen und die zugehörigen Bibliotheken / Dateien / Daten, die für die Wiederherstellung der Umgebung erforderlich sind, gesichert werden . Ich musste so etwas selten herausholen - normalerweise wird eine völlig neue Version garantiert, wenn die Software und die Dateien mit den neuesten Versionen nicht mehr kompatibel sind. Ich habe jedoch alte Projekte übernommen, die von anderen nur unzureichend gewartet wurden, um zu wissen, wie wichtig es ist, eine veraltete Umgebung wiederherzustellen.

Ich lade jedoch nach Bedarf. Wenn sie nach Dateien fragen, die sie bereits gekauft haben, und die aktuell genug sind, um wenig Aufwand zu verursachen, berechne ich nichts. Aber wenn sie nach etwas fragen, das mehrere Jahre alt ist und ich alte Medien durchgehen muss, oder wenn sie nach zusätzlichen Materialien fragen, die sie ursprünglich nicht gekauft haben, berechne ich sie gemäß unserer ursprünglichen Vereinbarung oder habe eine Diskussion mit ihnen über ihre Bedürfnisse. Wenn dies bei einem neuen Projekt der Fall ist, werde ich diese Kosten in das neue Projekt einbeziehen. Dies ist kein kostenloser Service, er ist größtenteils zufällig, um meine eigenen Bedürfnisse zu erfüllen.

Die kurze Antwort:

Sie sollten die Dateien so lange aufbewahren, wie es im Vertrag festgelegt ist.

Ich habe mit Kunden zusammengearbeitet, die alles wollten und alle Rohstoffe von mir löschen ließen, und ich habe mit Kunden zusammengearbeitet, bei denen wir für einen bestimmten Zeitraum eine Sicherungskopie erstellt haben. Aber immer: Wie im Vertrag festgelegt, kann man so nichts falsch machen.

Vom Kunden aus würde ich erwarten, dass der Designer meine Dateien aufbewahrt, bis das Projekt abgeschlossen ist, zuzüglich einer angemessenen Zeit, in der ich möglicherweise Änderungen oder Ergänzungen erbitte. Sechs bis zwölf Monate wären eine solche Zeit. Wenn ich sie zwei Wochen nach Abschluss des Projekts per E-Mail schicke und sage: "Kann ich noch ein X machen, so wie Sie es getan haben?" und sie antworteten, sie hätten keine Quelldateien mehr, ich wäre überrascht.

Ihr Kunde hat Recht, je professioneller er ist, desto länger würde ich damit rechnen können. Ich würde mich auf jeden Fall freuen, wenn Sie meinen Wunsch nach zwei Jahren noch erfüllen können. Ich wäre nicht ganz sicher, ob Sie können, aber es wäre ein positives Zeichen.

Gute Frage und ich denke, es hängt davon ab, aber im Allgemeinen sollten Sie als Dienstleister diese Situation immer antizipieren und bereit sein, auf so etwas zu antworten. Die Kosten für die Sicherung fallen ab dem ersten Tag an, oder Sie stellen eine ausreichende Sicherung bereit, solange der Client neue Arbeit + eine Reihe von Jahren "kostenloser" Sicherung bereitstellt.

1. Ich ermutige alle meine Kunden immer und immer wieder, ihre eigene Kopie meiner Leistungen aufzubewahren. Sei es bearbeitbare Dateien oder nur reine PDF-Exporte (wenn keine bearbeitbaren Dateien geliefert werden).
2. Ich werde niemals Dateien sichern, die in Umlauf gebracht und nicht verwendet wurden. Wenn also ein Kunde 500 Bilder einsendet und wir nur 10 in der Broschüre verwenden, werde ich die anderen 490 Bilder nicht speichern, wenn die Arbeit geliefert und bezahlt wird. Es sind nur meine tatsächlichen Ergebnisse, die ich sichern möchte. Ich werde auch alle Entwürfe von PPTs, DOCs usw. entfernen, die wir zum Abschließen des Auftrags verwendet haben, wenn der gesamte Inhalt von diesen entfernt wurde.
3. Für größere Kunden mit langjähriger laufender Arbeit garantiere ich tatsächlich 3 bis 5 Jahre Backup für alles, was in meinen Gebühren enthalten ist. Dies ist etwas, was wir im Vertrag festhalten, und ich werde zwei identische Kopien von jedem Auftrag auf zwei separaten Festplatten haben, und in einigen Fällen sogar ein drittes Cloud-Backup. Die Kunden wissen, dass sie dafür bezahlen. Einige Kunden verlangen von mir ausnahmslos, dass ich jedes Ergebnis auf ihren internen FTP-Server hochlade, aber das ist auch etwas, wofür sie bezahlen.
4. Für kleinere oder einmalige Kunden werde ich auch ihre Dateien auf unbestimmte Zeit sichern, aber im Allgemeinen werden diese nach 3-4-5 Jahren nach und nach bereinigt, wenn kein anderer Kontakt für zusätzliche Arbeiten hergestellt wurde oder kein Vertrag oder Klauselzwang vorliegt Ich soll die Akten für immer aufbewahren.

Nun, da ich ziemlich stolz auf die Arbeit bin, die ich für einen Kunden erledige, behalte ich diese Dateien NICHT für ihn, sondern für mich.

While ist nützlich, um sie gespeichert zu halten, da ein alter Kunde nach monatelangem Abschluss des Projekts nach Änderungen fragen kann.

Ich sehe keinen Grund, die Dateien zu LÖSCHEN, es sei denn, Sie haben dieses Projekt wirklich gehasst und möchten nichts mehr darüber wissen, aber selbst in diesen Fällen möchte ich diese Dateien als eine Geschichte meiner Arbeit aufbewahren. Ich kann immer zu diesen Dateien zurückkehren und sehen, wie sehr ich als Designer gewachsen bin.

Auch meine persönlichen Designs werden immer gespeichert. Und Datenspeicher ist jetzt viel zu billig, sodass es keine Entschuldigung gibt, sie zu löschen.

Die Fakten

Ohne einen Vertrag oder eine Vereinbarung besteht sicherlich keine Verpflichtung, Sicherungskopien der Arbeit, die Sie in der Vergangenheit für Ihre Kunden geleistet haben, aufzubewahren, und ich glaube nicht, dass die meisten Leute dies von Ihnen erwarten würden. Tatsächlich bezweifle ich, dass selbst der Kunde in Ihrer Geschichte das wirklich von Ihnen erwartet hat (Daten gehen verloren; die Leute schlagen um sich).

Unerbetene Beratung

Wenn Sie ein schwieriger Designstudent sind, machen Sie sich keine Sorgen darüber. Wenn Sie ein erfolgreiches Unternehmen besitzen oder betreiben oder etwas in dieser Art; Es liegt in Ihrem Interesse, in eine umfassendere Speicherlösung zu investieren. Sicher. Das heißt nicht, dass Sie es brauchen. Du willst es.

Es ist nicht wirklich eine Situation, in der x richtig und y falsch ist. Es ist eher wie ..

• Wie professionell bist du?
• Wie stolz bist du auf deine Arbeit?
• Wie verbunden oder emotional engagiert sind Sie?
• Wie sehr beschäftigen Sie sich mit der öffentlichen Wahrnehmung Ihres Selbst / Ihres Geschäfts / Ihrer Arbeit / Ihrer Kunst / Ihrer Dienstleistung / was auch immer?
• Bist du nachdenklich?
• Kümmert es dich?
• Interessieren Sie sich ausschließlich für Ihren persönlichen, finanziellen Gewinn?
• Bist du ein absoluter Minimal- oder Extrameilen-Typ?

Anekdotenbeweis

Ein persönliches Erlebnis:
Kürzlich habe ich ein unabhängiges Aufnahmestudio kontaktiert, um über einige Aufnahmen zu sprechen, die zwischen 2007 und 2010 (oder so ungefähr) von einem Freund von mir und seiner Band gemacht wurden. Nein, Sie haben wahrscheinlich noch nie von ihnen gehört. Der Ingenieur schien nicht einmal zu wissen, über wen ich sprach. Welches ist in Ordnung; Ich hatte noch nie von ihm oder seinem Studio gehört.

Was habe ich erwartet?
Ich habe erwartet, dass es so bleibt; Sie würden nein sagen oder mich völlig ignorieren, nicht lange bevor sie in die Dunkelheit zurückgleiten. Ich würde ihren Namen und ihre Existenz für immer vergessen ...

Was wirklich passierte?
Ein junger, begeisterter Angestellter (Praktikant? Helfer .. Person?) Meldete sich am nächsten Tag früh bei mir; Ich wurde eingeladen, drei Dual-Layer-DVDs mit allen Roh- (und gemischten) Audiostämmen sowie ProTools-Projektdateien usw. zu sammeln, die in mehreren Sitzungen aufgenommen wurden. Ich wurde eingeladen, am Ende des Tages ein Bier zu trinken und unter der Woche das Studio zu besuchen. Und jetzt verbinde ich sie mit dieser großartigen, positiven Erfahrung. Ich werde sie nie vergessen. Ich empfehle sie die ganze Zeit.

TL; DR:
Habe ich erwartet, dass es Backups gibt? Nein .
Wurde ich bin verrückt , wenn es keine gibt? Nein .
Würde ich habe vernünftig sein , wenn ich getan habe? Nicht wirklich.
Wäre ich enttäuscht worden? Ein bisschen.
War ich begeistert , dass es Backups gab? Ja.